Jullie developers leveren meer dan jullie factureren.
Software agencies verliezen elke maand duizenden euro's aan niet-gefactureerde uren — uren besteed aan bugs, scopewijzigingen, support en interne meetings die nooit op de factuur verschijnen. FlowQi koppelt elk uur dat je team werkt aan het juiste project, de juiste klant en de juiste factuurregel.
Uren gaan erin. Omzet komt er niet uit.
We hebben een project 3 weken te laat en 40 uur over budget opgeleverd. Niemand zag het aankomen omdat niemand bijhield wat er in de scope zat.
Onze developers werken 8 uur per dag. We factureren gemiddeld 5,2 uur. De overige 2,8 uur gaan op aan Slack, interne fixes en dingen die niemand heeft gelogd.
Een klant vroeg waarom de factuur hoger was dan verwacht. Ik kon het niet uitleggen omdat onze tijdregistraties te vaag waren om een duidelijk verhaal te vertellen.
We runnen een support retainer voor drie klanten. Ik heb geen idee of een van hen winstgevend is omdat ik de uren per klant per maand niet kan zien.
Sprint-planning kost elke maandag twee uur omdat niemand weet wie er echt capaciteit heeft. Iedereen gokt maar wat.
software agencies mislukken niet door gebrek aan technische vaardigheden. Ze mislukken omdat het werk onzichtbaar is — uren niet gelogd, scope niet bijgehouden, facturen verstuurd op gevoel.
Gebouwd voor dev teams die factureren voor wat ze bouwen.
Één platform voor je projecten, je developers en je klanten — van de eerste sprint tot de eindafrekening.
Herengracht 210
1016 BS Amsterdam
Klaar om elk factureerbaar uur dat je team levert te registreren?
Probeer FlowQi gratisDe business case in 60 seconden
Voor de CTO of engineering lead die een beslissing moet nemen.
Stop met development-uren verliezen door slechte registratie. Elk uur dat je team werkt stroomt naar het juiste project en de juiste factuur — automatisch.
Zie gepland vs. werkelijk per sprint, per developer, per klant. Pak overschrijdingen aan terwijl er nog tijd is om te handelen — niet nadat het project al over budget is.
Houd support-uren bij versus retainerbudgets in real time. Weet welke retainer-klanten winstgevend zijn en welke je marge opeten.
Geen migratieproject. Geen lange setup. De meeste teams draaien volledig binnen een paar dagen.
Plan de sprint. Registreer de uren. Factureer wat er gebouwd is.
Stel uren en tarieven in per project en developer
Elk project krijgt een gepland urenbudget. Elke developer krijgt een rol en uurtarief. 120 uur verdeeld over drie developers, elk met hun eigen tarief. Eén keer instellen — FlowQi houdt de rest bij.
Log uren per ticket — gepland vs. werkelijk altijd zichtbaar
Developers loggen tijd direct op taken. Open een sprint en zie meteen: 68 van de 80 uur verbruikt, €6.460 van de €7.600 besteed, 12 uur resterend. Geen spreadsheet. Geen verrassing aan het einde van de sprint.
Factureer per sprint — elk factureerbaar uur verantwoord
FlowQi zet elke gelogde factureerbare registratie om in een factuurregel: developer, taak, uren, tarief, totaal. Volledig gespecificeerd per persoon. Klanten zien exact wat er gebouwd is en door wie.
software agencies die veranderden hoe ze factureren
Tijd bijgehouden in Jira, handmatig gefactureerd in Excel. Uren werden consistent te laag gerapporteerd omdat developers aan het einde van de week uit het geheugen logden. Factuurgeschillen kwamen regelmatig voor.
- Gemiddelde factureerbare uren per developer steeg met 18%
- Factuurgeschillen daalden naar bijna nul na overstap op gespecificeerde facturatie
- Sprint-facturatietijd teruggebracht van 4 uur naar 15 minuten
We factureerden ongeveer 65% van de gewerkte uren. Na FlowQi zitten we op 83%. Zelfde team, zelfde uren — we zijn ze gewoon niet meer kwijt.
[Naam], CTO · [software agency A]
8 support-retainers gerund zonder zicht op uren per klant. Ontdekte dat drie retainer-klanten consistent over-consumeerden zonder extra facturatie.
- 3 ondergewaardeerde retainers geïdentificeerd in de eerste maand
- Retainer-winstgevendheid zichtbaar in real time per klant
- Twee contracten heronderhandeld op basis van werkelijke uurdata
Ik wist niet dat twee van mijn grootste retainer-klanten mij eigenlijk geld kostten. Nu zie ik het elke week en kan ik het juiste gesprek voeren.
[Naam], Directeur · [software agency B]
Je gebruikt waarschijnlijk al iets. Hier is het verschil.
De meeste software agencies registreren tijd in één tool en factureren in een andere — met een handmatige stap ertussen die uren en context verliest.
| Functie | Jira + spreadsheet | Harvest + projecttool | FlowQi |
|---|---|---|---|
| Tijdregistratie per ticket/taak | Jira alleen, geen facturatiekoppeling | Goede registratie, apart tool | Per taak, per dev, per project |
| Gepland vs. werkelijke uren | Alleen story points, geen uren | Alleen uren, geen budgetkoppeling | Live — budget vs. gelogd per sprint |
| Uren → factuurregels | Handmatig herbouwen in Excel | Alleen export, handmatige factuur | Één klik — registraties worden regelitems |
| Facturatietarieven per developer | Niet ondersteund | Alleen één tarief | Ander tarief per developer/rol |
| Support retainer tracking | Niet ondersteund | Alleen uren, geen retainerbudget | Retainerbudget vs. uren in real time |
| Klant- & projectbeheer | Alleen projecten, geen CRM | Niet inbegrepen | Klanten, projecten en facturatie verbonden |
| Developer capaciteitsplanning | Geen capaciteitsweergave | Niet beschikbaar | Zie wie ruimte heeft voor de sprint |
| Scopewijziging tracking | Handmatig, niet gekoppeld aan facturatie | Niet ondersteund | Markeer wijzigingen, koppel aan extra facturatie |
| Opstarttijd | Snel, twee tools te synchroniseren | Snel, maar gefragmenteerd | Binnen een week operationeel |
Gebouwd voor Europese software agencies
Alle data opgeslagen op Europese servers. GDPR-compliant by design — belangrijk bij het verwerken van klantprojectdata.
Je project- en facturatiedata is altijd beschikbaar. Geen verrassingen op factuurdag.
Volledig exporteerbaar op elk moment. Geen vendor lock-in.
Developers zien taken en tijd. Managers zien capaciteit en budgetten. Klanten zien alleen wat jij deelt.
Koppelt met je development- en facturatiestack
FlowQi integreert met de tools die dev teams dagelijks gebruiken voor communicatie en boekhouding.
Software agency — veelgestelde vragen
Wat is een software agency?
Een software agency is een bedrijf dat maatwerk software — web-apps, mobiele apps, platformen, integraties — ontwerpt en bouwt voor externe klanten. In tegenstelling tot een productbedrijf (dat een eigen SaaS bouwt en verkoopt) of een interne IT-afdeling (die één werkgever bedient), werkt een software agency aan een portfolio van klantprojecten, gefactureerd per uur, per sprint, op vaste prijs of via een retainer. Typische rollen: developers, designers, product managers, QA, een tech lead en een account- of delivery-manager.
Wat is het verschil tussen een software agency, een softwarebureau en een softwarehuis?
De termen overlappen. 'Softwarehuis' en 'softwarebureau' zijn oudere labels voor hetzelfde model: een bedrijf van engineers dat maatwerk software voor klanten bouwt. 'Software agency' is de moderne term en impliceert meestal een bredere scope — strategie, UX, productdesign én engineering — in plaats van pure code-for-hire. De operationele uitdaging is hetzelfde: declarabele uren, fixed-price risico, scope creep en bezettingsgraad van developers.
Welke diensten biedt een software agency typisch aan?
De meeste software agencies bieden een mix van: discovery en productstrategie, UX- en UI-design, full-stack web- en mobile-development, platformintegraties en API's, DevOps en cloud-setup, en doorlopend onderhoud of support-retainers. Sommige specialiseren zich (fintech, health-tech, e-commerce); andere zijn generalist. Omzet splitst meestal over nieuwbouwprojecten en terugkerende supportcontracten.
Hoe brengen software agencies kosten in rekening bij klanten?
Vier gangbare modellen. Tijd en materiaal (uurtarief × gewerkte uren, het transparantste maar ook het meest admin-zware). Vaste prijs per project (voorspelbaar voor de klant, risicovol voor de agency als scope schuift). Sprint-gebaseerde facturatie (vast bedrag per sprint van twee weken). Retainer (een vast maandelijks urenbudget voor doorlopend support en onderhoud). De meeste agencies combineren minstens twee modellen over hun klantportfolio.
Wat zijn de grootste operationele uitdagingen voor een software agency?
Er zijn er drie die steeds terugkomen. (1) Declarabele bezetting — hoeveel van de betaalde uren van een developer worden daadwerkelijk doorbelast aan een klant. (2) Scope creep — kleine klantverzoeken die tussen sprints opstapelen en nooit op een factuur komen. (3) Cashflow — projecten worden weken vóór de factuurbetaling opgeleverd, en de loonadministratie wacht niet. Agencies die tijdregistratie, sprint-scoping en facturatie in één verbonden tool systematiseren, lossen alle drie tegelijk op.
Welke tools gebruiken software agencies om de business te runnen?
Typische stack: Jira of Linear voor issue-tracking, Slack voor communicatie, GitHub of GitLab voor code, Figma voor design. Voor de business-kant — CRM, developer-urenregistratie, sprint-budgetten, klantfacturatie en capaciteitsplanning — consolideren software agencies steeds vaker in één delivery-platform zoals FlowQi, in plaats van Toggl, HubSpot, een spreadsheet en Moneybird aan elkaar te naaien.
Hoe registreren software agencies declarabele uren eerlijk?
Developers loggen tijd op een ticket of taak, getagd als declarabel of niet-declarabel, gekoppeld aan een sprint of project. Goede agencies reviewen timesheets wekelijks, keuren ze in minder dan vijf minuten per persoon goed, en rollen goedgekeurde uren direct door naar de klantfactuur — zodat er geen geheugengat zit tussen 'ik werkte daar op dinsdag aan' en 'dat is doorberekend.' Tools die timesheet-inlevering afdwingen bij sprint-afsluiting (in plaats van maandeinde) winnen de meeste weggelekte omzet terug.
Hoe schaalt een software agency zonder marge te verliezen?
Marge blijft staan als drie dingen live zichtbaar zijn: bezetting per developer (zijn we onder- of overbezet?), budgetverbruik per project (liggen we voor of achter?) en winstgevendheid per klant (welke klanten leveren echt op?). Agencies die deze data live zien — niet pas bij maandeinde — kunnen werven, klanten loslaten en werk herprijzen terwijl het nog uitmaakt. Dat is de kernreden waarom software agencies overstappen op één delivery-platform in plaats van vijf losse tools.
Klaar om elk uur dat je team levert te factureren?
Probeer FlowQi 14 dagen gratis — geen creditcard, geen opstartkosten, geen risico.