Je werkte 52 uur. Je declareerde 38.
Advocatenkantoren verliezen maandelijks tienduizenden euro's aan niet-gelogde uren, late facturatie en dossiers verspreid over vier tools. FlowQi geeft juridische praktijken één platform voor dossiers, declarabele uren, klantfacturatie en compliance — gekoppeld aan je boekhouding en gebouwd op een complete audit trail. Leg elke eenheid van zes minuten vast. Verstuur facturen op de dag dat een dossier sluit. Houd elke beslissing traceerbaar.
Declarabele tijd hoort niet in je geheugen te leven.
Ik sloot vorige donderdag een dossier af. De klant kreeg de factuur pas op de 14e van de maand erna — nadat ik een weekend lang tijdentries reconstrueerde uit mijn agenda en mailbox. De helft van de telefoontjes van zes minuten stond nergens.
Onze drie partners registreren elk hun uren anders — één in het oude systeem, één in een schrift, één 'ze stuurt het vrijdag wel door'. Elke maand zet de office manager het beeld weer in elkaar. Elke maand mist er iets.
Een klant belde vorig kwartaal over een conflict. Twee senior associates deden er drie uur over om te bevestigen dat we schoon waren. De check had tien minuten mogen kosten.
Als een partner ziek is, kan niemand haar werkdocumenten terugvinden. Die staan op haar OneDrive, in haar mail, en in het oude dossier — niet in een gedeeld systeem.
We offreerden een fixed fee voor een complexe herstructurering. Toen we klaar waren hadden we er 280 uur in gestoken. Niemand waarschuwde bij 80% want niemand volgde het live tegen het budget.
Advocatenkantoren falen niet op juridische skills — ze falen op operations. Niet-gelogde uren, late facturen, conflictchecks op geheugen, en dossiers verspreid over Outlook, OneDrive en een praktijktool die niemand volledig gebruikt. Omzet lekt weg tussen de systemen. Accountability leeft in mailboxen. De oudste hefboom van het vak — tijd — is precies wat je het slechtst registreert.
Eén platform. Dossiers, uren, klanten en facturen — allemaal verbonden.
FlowQi is het operatieplatform voor juridische praktijken. Open een dossier, log elke zes-minuten-eenheid terwijl je werkt, draai conflictchecks vanuit één weergave, genereer gespecificeerde facturen met één klik, en sync alles naar je boekhouding. Volledige audit trail op elk dossier en elke beslissing.
Stop met op zondag uren reconstrueren. Zet elk dossier op één plek.
Boek een demoDe business case voor de managing partner
Voor de partner die het zat is om op vrijdagmiddag timesheets achterna te zitten.
Actieve dossiers, gelogde uren, verbruikt budget, naderende deadlines — allemaal op één plek. De managing partner en elke verantwoordelijke associate zien dezelfde live status. Geen vrijdagmiddag-status-calls meer.
Stop met het tweewekelijkse ritueel van facturen in elkaar zetten uit timesheets, spreadsheets en bonnen. FlowQi genereert gespecificeerde klantfacturen uit live dossierdata — op de dag dat het dossier sluit.
Eén-klik timer vanuit het dossier waar je in zit. Handmatige invoer per zes minuten. Week-afsluiting vanuit agenda en mail. De kleine entries die vandaag verdwijnen worden morgen omzet — doorgaans 15–20% meer declarabele uren per partner.
Elke beslissing, elke urenregel, elke budgetaanpassing gelogd met gebruiker, tijdstempel en context. Exporteerbaar voor klantaudits, toezichthoudende reviews en interne governance. Accountability ingebouwd, niet achteraf aangeschroefd.
Open het dossier. Log de tijd. Verstuur de factuur.
Open het dossier — klant, partner, honorariumregeling, budget
Elk dossier wordt met dezelfde structuur geopend: klant en gerelateerde partijen, verantwoordelijke partner, honorariumregeling (uurtarief / fixed fee / retainer), budget of cap, tijdlijn en gekoppelde documenten. Kost vijf minuten. Vanaf dat moment leeft elk uur, document en beslissing in het dossier.
Log uren terwijl je werkt — eenheden van zes minuten, één-klik timer
Start een timer vanuit elk dossier. Log handmatig per dag of vul de hele week op vrijdag in. Elke regel is standaard declarabel, met omschrijving, partner en tarief. De live voortgangsbalk toont uren tegenover budget — met waarschuwing bij 80% zodat je het scope-gesprek met de klant kunt voeren vóórdat je de overschrijding op je bord hebt.
Sluit het dossier, verstuur de factuur, sync naar boekhouding
Als je klaar bent, klik op 'Factuur genereren'. FlowQi haalt elke zes-minuten-regel op, groepeert per partner en datum, voegt verschotten toe en maakt een compliant, gespecificeerde factuur. Verstuur naar de klant en sync naar Exact / AFAS / Moneybird in dezelfde klik. Volledige audit trail standaard inbegrepen.
Juridische praktijken die het gat tussen gewerkte en gefactureerde uren dichtten
Drie partners met elk een eigen urenregistratie. Office manager besteedde de eerste week van elke maand aan het reconstrueren van timesheets, afstemmen met Outlook-agenda's en handmatig facturen maken. Partners schatten dat 20% van de tijd ongefactureerd bleef.
- Gemiddeld 6 extra declarabele uren per partner per maand vastgelegd
- Factureercyclus teruggebracht van 3 weken naar 48 uur na dossiersluiting
- Office manager herwon de eerste week van elke maand voor hoger-waarde werk
We verloren geen werk — we verloren uren. FlowQi maakte ons geen snellere juristen; het zorgde ervoor dat de uren die we al werkten ook daadwerkelijk op de factuur terechtkwamen. Dat alleen al betaalde het platform in het eerste kwartaal terug.
[Naam], Managing Partner · [Kantoor A]
Dossiers werden bijgehouden in Outlook, OneDrive en een verouderd praktijkbeheersysteem. Conflictchecks kostten uren. Fixed-fee zaken liepen regelmatig uit zonder vroege waarschuwing. Partners hielden hun eigen budgetten bij in losse spreadsheets.
- Fixed-fee overschrijdingen ~60% omlaag na live budget-tracking met 80%-waarschuwingen
- Conflictcheck-tijd van uren naar minuten met kantoorbrede search
- Gestandaardiseerde dossieropening kantoorbreed — 40% snellere onboarding per zaak
Op het moment dat elke partner real-time budgetverbruik zag op fixed-fee dossiers, stopten overschrijdingen met verrassingen zijn. Die ene verandering verdiende het platform in het eerste jaar meerdere keren terug.
[Naam], Practice Director · [Kantoor B]
Juridische praktijken hebben geen nieuw factuursysteem nodig. Ze hebben één plek nodig om te werken.
De meeste kantoren draaien op een lappendeken van Outlook, OneDrive, een verouderde praktijktool en Excel. FlowQi vervangt de operatielaag — dossiers, uren, facturatie — zonder de document- en e-mailsystemen waar advocaten al in leven om te gooien.
| Functie | Outlook + OneDrive + Excel | Verouderd praktijkbeheer (Clio / Bill4Time) | FlowQi |
|---|---|---|---|
| Uniforme dossierstructuur | Elke partner doet het anders | Rigide templates, moeilijk aan te passen | Eén model — configureerbaar per rechtsgebied |
| Vastleggen op zes-minuten-eenheden | Handmatig in spreadsheet / schrift | Ingebouwd, als iedereen meedoet | Eén-klik timer + week-afsluiting |
| Live budget per dossier | Spreadsheet, handmatig | Periodiek, niet live | Live — uren vs. budget met 80%-alerts |
| Gespecificeerde klantfacturen | Handmatig aan het maandeinde | Als data schoon in het systeem staat | Eén klik van dossier naar factuur |
| Derdengeldenrekening & retainers | Aparte spreadsheet | Varieert per leverancier | Ingebouwd — afboekingen, saldi, alerts |
| Kantoorbrede conflictcheck | Geheugen & ad-hoc search | Beperkte search, traag | Kantoorbrede search — partijen, entiteiten, dossiers |
| Boekhoudingkoppeling (Exact / AFAS / Moneybird) | Handmatige export, herinvoer | Afhankelijk van leverancier | Native sync — facturen en uren |
| EU-datahosting & vertrouwelijkheid | Afhankelijk van OneDrive-config | Afhankelijk van leverancier | EU-only hosting, rollen per dossier |
| Tijd tot live | Al aanwezig, maar ongestructureerd | 3–6 maanden uitrol | Live per praktijk in 1–2 weken |
Gebouwd voor de vertrouwelijkheid die elke juridische praktijk vraagt
Alle klantdata op Europese servers met volledige data-residency controls. GDPR-compliant by design. DPA, sub-verwerkers-lijst en ISO 27001 documentatie beschikbaar voor compliance officers en DPO's.
Betrouwbare toegang tijdens indiendeadlines, zittingsvoorbereiding en klantgesprekken. Incident-response SLA en transparante status page — geen verrassingen als de wettelijke klok tikt.
Elke urenregel, documentwijziging en beslissing gelogd met gebruiker, tijdstempel en voor/na-staat. Exporteerbaar voor klantaudits, toezichthoudende reviews en interne partnershipgovernance.
Granulaire permissies per rol en per dossier. Ethical walls tussen conflicterende dossiers. Associates zien waar ze aan toegewezen zijn. Partners zien hun eigen praktijk. De managing partner ziet het kantoor. Vertrouwelijkheid afgedwongen door het platform, niet door afspraken.
Werkt met de systemen die je al gebruikt
FlowQi integreert met Microsoft 365, Google Workspace en de Nederlandse/Europese boekhoudtools die advocatenkantoren gebruiken — zodat je niet je systemen hoeft te vervangen, maar ze verbindt.
Vragen die advocatenkantoren stellen
Wat is advocatensoftware?
Advocatensoftware is een platform dat de operationele workflow van een advocatenkantoor dekt — zaken, declarabele uren, cliëntfacturatie, derdengelden en dossierbeheer — in één verbonden systeem. In plaats van losse tools voor zaakbeheer, tijdregistratie, facturatie en export naar de boekhouding aan elkaar knopen, gebruiken kantoren advocatensoftware zodat elke declarabele minuut doorloopt tot op de cliëntfactuur. FlowQi is precies voor deze flow gebouwd — zaken, uren, facturatie en cliëntwinstgevendheid in één werkplek.
Voldoet FlowQi aan de vertrouwelijkheidseisen van een juridische praktijk?
Ja. Alle data staat op Europese servers met data-residency controls. Rechten per dossier stellen je in staat ethical walls tussen conflicterende zaken af te dwingen. DPA, sub-verwerkers-disclosures en ISO 27001 / SOC 2 documentatie zijn beschikbaar voor compliance officers. Rollen zorgen dat associates alleen dossiers zien waaraan ze toegewezen zijn, en partners alleen hun eigen praktijk zien — tenzij je kantoorbrede view toekent.
Hoe werkt urenregistratie in eenheden van zes minuten?
FlowQi's standaardeenheid is zes minuten (0,1 uur). Je kunt een eén-klik timer starten vanuit elk dossier of handmatig loggen per 0,1 uur. Week-afsluiting laat je een hele week reconstrueren vanuit je agenda en mail — elke regel krijgt een omschrijving, partner en tarief. Standaard declarabel met toggle voor pro bono en intern werk.
Kan FlowQi fixed-fee, uurtarief en retainer-dossiers aan?
Ja. Elk dossier wordt geopend met zijn eigen honorariumregeling — uurtarief, fixed fee of retainer — en FlowQi past zich aan. Fixed-fee dossiers volgen uren tegen budget met een 80%-alert zodat je scope markeert vóór de overschrijding. Retainers volgen afboeking tegen het saldo. Uurtarief-dossiers genereren gespecificeerde facturen uit elke urenregel.
Hoe koppelt het aan onze boekhouding?
Native sync naar Exact Online, AFAS, Moneybird, QuickBooks en Xero. Facturen die in FlowQi worden gegenereerd stromen direct in het grootboek — geen CSV-export, geen handmatige herinvoer, geen maandeinde-afstemmingsritueel. BTW-codes, grootboekrekeningen en klantgegevens blijven tweekants in sync.
Kunnen we conflictchecks kantoorbreed draaien?
Ja. FlowQi indexeert elk dossier, elke partij en elke gerelateerde entiteit door het hele kantoor heen. Een conflictcheck is één zoekopdracht — typ de potentiële klant of wederpartij en zie elk dossier in het kantoor dat hen raakt. Kost seconden in plaats van uren. Resultaten zijn exporteerbaar voor je conflictcheck-logboek.
Hoe snel kan een praktijk live?
De meeste advocatenkantoren zijn binnen 1–2 weken volledig operationeel op FlowQi. We leveren een onboarding-playbook voor juridische praktijken met dossiertemplates, factuurregels, retainer-tracking en veelgebruikte Nederlandse/Europese boekhoudingkoppelingen. Partners kunnen op dag één uren loggen; historische dossiers migreren we parallel.
Elk uur dat je werkt verdient het op een klantfactuur te staan.
Geef je partners en associates één platform om dossiers te beheren en tijd vast te leggen. Probeer FlowQi 14 dagen gratis, of boek een demo op maat van je praktijk.