Privacyverklaring

Welkom bij FlowQi! Of je nu gewoon een bezoeker bent, onze app en diensten gebruikt of verkent, of al deel uitmaakt van onze community: we willen dat je je goed geïnformeerd en zeker voelt over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan.

Bij FlowQi is gegevensbeveiliging één van onze kernwaarden. De bescherming van jouw data—en die van onszelf—staat bij alles wat we doen centraal. We willen zo transparant mogelijk zijn over welke gegevens we verzamelen, hoe en waarom we die gebruiken, en welke keuzes jij hebt. Deze Privacy Notice geeft je alle details, zodat je erop kunt vertrouwen dat jouw privacy altijd wordt gerespecteerd en beschermd.

FlowQi is een internationaal bedrijf en we streven ernaar te voldoen aan alle belangrijke privacywetten wereldwijd—waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) voor de EU/EER en het VK, de California Consumer Privacy Act (CCPA), en andere relevante regelgeving. Waar specifieke rechten of regels gelden (zoals voor inwoners van Californië), lichten we die toe in aparte secties hieronder.

Voor informatie over ons gebruik van cookies, zie onze Cookie Notice. Deze Privacy Notice maakt deel uit van de FlowQi Gebruiksvoorwaarden.

FlowQi Group B.V. is het moederbedrijf van alle FlowQi-activiteiten. Onze gelieerde entiteiten zijn:

• FlowQi International B.V. (voor internationale klanten)
• FlowQi Nederland B.V. (voor Nederlandse klanten)
• FlowQi B.V. (voor intellectueel eigendom) Alle entiteiten zijn gevestigd op: Australiëlaan 9, 3526 AB Utrecht, Nederland.

1. Hoe wij gegevens verzamelen en beschermen

Bij FlowQi staan privacy en gegevensbescherming centraal in alles wat we doen. Zo verzamelen en verwerken wij gegevens op onze platformen:

1.1 Onze platformen

• flowqi.com – Onze commerciële website
• flowqi.app – Ons softwareplatform/app

1.2 Website-analyse (flowqi.com)

Wij gebruiken Matomo voor website-analyse. Matomo is privacygericht en draait op onze eigen servers: alle gegevens worden geanonimiseerd en alleen gebruikt om het websitegebruik te begrijpen en de gebruikerservaring te verbeteren. We delen deze data nooit met derden.

1.3 App-analyse (flowqi.app)

Voor onze app gebruiken we PostHog, eveneens privacygericht en zelf gehost. Gegevens worden geanonimiseerd, alleen op onze servers bewaard en uitsluitend gebruikt om de app te verbeteren, bugs op te lossen en gebruikers te ondersteunen—nooit voor advertenties of delen met derden.

1.4 Formulieren en geüploade documenten

Wanneer je formulieren invult (zoals sollicitaties, demo-aanvragen of contactformulieren) of documenten uploadt (zoals cv’s of bestanden in de app), worden je gegevens veilig opgeslagen. We delen deze gegevens niet met derden voor advertentie- of analyse doeleinden.

1.5 Decentrale opslag voor gevoelige documenten

Voor extra gevoelige documenten (zoals die in de app worden geüpload) gebruiken we decentrale opslagoplossingen zoals Storj. Dit betekent dat je bestanden worden opgesplitst, versleuteld en verspreid over een wereldwijd netwerk van opslaglocaties. Alleen jij (of wie jij toestemming geeft) kan het volledige bestand openen, wat je gegevens veel veiliger en privé maakt dan traditionele opslag.

1.6 Geen delen met derden

We delen je analyse- of documentgegevens niet met derden voor advertentie- of analyse doeleinden. Alle analyses en opslag zijn privacygericht en zelf gehost, en we anonimiseren gegevens waar mogelijk.

We doen er alles aan om jouw gegevens privé, veilig en onder jouw controle te houden. Heb je vragen over ons gegevensbeleid? Neem gerust contact op via privacy@flowqi.com.

2. Belangrijke begrippen

Om deze verklaring duidelijk te maken, lichten we enkele belangrijke termen toe:

• Persoonsgegevens: Alle informatie waarmee je direct of indirect als persoon geïdentificeerd kunt worden.
• Openbaar gedeelte: Delen van onze website die voor iedereen toegankelijk zijn, zonder in te loggen.
• Afgeschermd gedeelte: Delen van onze website of diensten waarvoor je moet inloggen.
• Dienst: Alle producten, websites en diensten van FlowQi die onder deze verklaring vallen.
• Bezoeker: Iedereen die onze openbare website bezoekt zonder in te loggen als gebruiker.

3. Onze rol bij gegevensverwerking

3.1 Wanneer FlowQi verwerkingsverantwoordelijke is

FlowQi bepaalt hoe en waarom jouw persoonsgegevens worden verwerkt wanneer je gebruikmaakt van onze diensten. Dit omvat gegevens die je direct verstrekt (zoals bij het aanmaken van een account of contact opnemen), automatisch verzamelde gegevens (zoals cookies of gebruiksstatistieken) en informatie die we van derden ontvangen. Als verwerkingsverantwoordelijke zorgen wij voor een rechtmatige, eerlijke en transparante verwerking en respecteren we jouw rechten.

3.2 Wanneer FlowQi verwerker is

In sommige gevallen verwerken wij gegevens namens zakelijke klanten, volgens hun instructies. In die rol beheren of bezitten wij de gegevens niet, maar verwerken we ze uitsluitend om onze dienst te leveren zoals afgesproken. Zie voor meer informatie onze Data Processing Addendum (DPA).

3.3 Jouw rechten en verantwoordelijkheden

Worden jouw persoonsgegevens beheerd door een klant van FlowQi (bijvoorbeeld je werkgever), neem dan rechtstreeks contact op met die klant om je rechten uit te oefenen of verzoeken in te dienen. FlowQi verwerkt deze gegevens alleen op instructie van de klant of als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Heb je vragen over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem gerust contact op met onze Data Protection Officer via privacy@flowqi.com.

4. De informatie die we verzamelen

We zijn open over de informatie die we verzamelen, zodat je altijd weet wat er met je gegevens gebeurt. Afhankelijk van hoe je met FlowQi omgaat—of je nu surft, je aanmeldt of onze diensten gebruikt—kunnen we gegevens op de volgende manieren verzamelen:

4.1 Gegevens die je direct aan ons verstrekt

• Accountaanmelding: Bij het aanmaken van een FlowQi-account vragen we om gegevens zoals je naam, zakelijk e-mailadres, bedrijfsnaam, land en contactnummer. Je kunt ook extra informatie delen, zoals je foto, tijdzone of taalvoorkeuren.
• Formulieren en deelname aan evenementen: Als je formulieren invult (bijvoorbeeld om resources te downloaden, je aan te melden voor evenementen, support aan te vragen of je in te schrijven voor onze nieuwsbrief), verzamelen we de informatie die je verstrekt.
• Betalingen: Als je een aankoop doet, verzamelen we de benodigde betaalgegevens. We slaan nooit je volledige creditcardnummer op—alleen het minimum dat nodig is voor verwerking en beveiliging (zoals de laatste vier cijfers en vervaldatum), en altijd versleuteld.
• Getuigenissen en feedback: Als je ons toestemming geeft om je getuigenis of feedback te delen, kunnen we je naam en opmerkingen tonen op onze website of materialen. Je kunt altijd vragen om deze te wijzigen of te verwijderen.
• Klantenservice en communicatie: Als je contact met ons opneemt via e-mail, chat of telefoon, kunnen we die communicatie bewaren om je te helpen en onze service te verbeteren.

4.2 Gegevens die we automatisch verzamelen

• Apparaat- en gebruiksgegevens: Wanneer je onze website bezoekt of onze app gebruikt, ontvangen we automatisch informatie zoals je IP-adres, browsertype, apparaatgegevens, tijdzone, verwijzende URL en hoe je met onze site of app omgaat.
• Cookies en vergelijkbare technologieën: We gebruiken cookies en vergelijkbare tools om je te herkennen, je voorkeuren te onthouden en te begrijpen hoe je FlowQi gebruikt. Je kunt je cookievoorkeuren altijd beheren—zie onze Cookie Notice voor details.
• App- en website-analyse: We verzamelen gegevens over hoe jij en je gebruikers onze diensten gebruiken, zoals welke functies je gebruikt, hoe vaak je inlogt en eventuele fouten die je tegenkomt. Dit helpt ons FlowQi voor iedereen te verbeteren.

4.3 Gegevens uit andere bronnen

• Aanmelden via derden: Als je inlogt met diensten zoals Google, Microsoft of LinkedIn, kunnen die platforms bepaalde informatie met ons delen (zoals je naam en e-mailadres), afhankelijk van je instellingen daar.
• Verwijzingen en partners: Als iemand je doorverwijst naar FlowQi of je contact hebt met onze partners, kunnen we je contactgegevens van hen ontvangen. We gebruiken deze informatie alleen voor het doel waarvoor ze is verstrekt.
• Social media en openbare bronnen: Als je met ons in contact komt via social media of openbare feedback achterlaat, kunnen we die informatie verzamelen om contact met je te leggen of onze diensten te verbeteren.
• Integraties: Als je FlowQi koppelt aan andere tools of diensten, kunnen we informatie ontvangen als onderdeel van die integratie, altijd volgens jouw toestemming en keuzes.

5. Analysetools

We gebruiken analysetools om te begrijpen hoe mensen FlowQi gebruiken en om onze diensten te verbeteren. Maar jouw privacy staat altijd voorop:

• Matomo (flowqi.com): We gebruiken Matomo-analyse op onze website, gehost op onze eigen servers. Gegevens worden geanonimiseerd en nooit gedeeld met derden.
• PostHog (flowqi.app): Voor onze app gebruiken we PostHog, ook gehost door ons, om gebruikersinteracties te analyseren. Jouw gegevens blijven bij ons en worden niet verkocht of extern gedeeld.

We gebruiken geen externe analytics-diensten die je gegevens voor eigen doeleinden gebruiken. Alle analytics-data wordt veilig en privé binnen FlowQi verwerkt.

6. Hoe we de verzamelde informatie gebruiken

We gebruiken je gegevens om FlowQi voor jou te laten werken en om onze diensten te blijven verbeteren. Dit doen we zo:

6.1 Dienstverlening en verbetering

• Om je account aan te maken en te beheren, samenwerking mogelijk te maken en de functies te bieden die je verwacht.
• Om klantenservice te bieden en op je verzoeken te reageren.
• Om onze diensten veilig te houden, fraude te voorkomen en ieders gegevens te beschermen.
• Om gebruik en trends te analyseren zodat we FlowQi voor alle gebruikers kunnen verbeteren.

6.2 Communicatie

• Om je updates te sturen over je account, belangrijke wijzigingen of nieuwe functies.
• Om je uit te nodigen voor evenementen, feedback te vragen of nieuws te delen waarvan we denken dat je het interessant vindt (je kunt je altijd afmelden voor marketingberichten).

6.3 Juridisch en compliance

• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en de rechten van FlowQi en onze gebruikers te beschermen.
• Om elk ander doel te vervullen dat aan je is gecommuniceerd op het moment van verzamelen, of met jouw toestemming.

We streven er altijd naar om zo min mogelijk gegevens te gebruiken en je keuzes en privacyvoorkeuren te respecteren.

6.4 Juridische grondslagen voor verwerking (voor VK, EER en andere relevante rechtsgebieden)

Als je in het VK, de EER of een ander rechtsgebied met vergelijkbare privacywetgeving woont, verwerken we je persoonsgegevens alleen als we daar een geldige juridische reden voor hebben. Dit kan zijn:

• Het leveren van onze diensten aan jou of je organisatie
• Het nakomen van een contract of wettelijke verplichting
• Het beschermen van de legitieme belangen van FlowQi (zoals het verbeteren van beveiliging of het ontwikkelen van nieuwe functies), tenzij jouw rechten zwaarder wegen
• Wanneer je ons toestemming geeft voor een specifiek doel

Je kunt je toestemming altijd intrekken of bezwaar maken tegen bepaald gebruik van je gegevens—zie de sectie “Jouw rechten en keuzes”.

7. Hoe en waarom we je gegevens delen

We respecteren je privacy en delen je persoonsgegevens alleen als dat nodig is, en altijd zorgvuldig:

• Met dienstverleners: We werken samen met vertrouwde partners die ons helpen FlowQi te runnen (zoals hosting, betalingen, analytics of klantenservice). Zij krijgen alleen de informatie die nodig is voor hun werk en moeten deze vertrouwelijk houden.
• Met andere gebruikers in je organisatie: Als je FlowQi gebruikt als onderdeel van een team of bedrijf, kan bepaalde informatie zichtbaar zijn voor beheerders of andere gebruikers, afhankelijk van je instellingen.
• Met partners en gelieerde bedrijven: Soms werken we samen met partners om gezamenlijke diensten of promoties aan te bieden. We laten je altijd weten als je gegevens op deze manier worden gedeeld.
• Om juridische redenen: We kunnen informatie delen als dat wettelijk verplicht is, om te voldoen aan verzoeken van autoriteiten, of om FlowQi, onze gebruikers of het publiek te beschermen tegen schade of fraude.
• Bij verandering van eigendom: Als FlowQi ooit wordt overgenomen of fuseert, kunnen je gegevens worden overgedragen als onderdeel van dat proces. We informeren je bij belangrijke wijzigingen die je gegevens raken.
• Met jouw toestemming: We vragen altijd eerst toestemming voordat we je gegevens voor een ander doel delen.

We verkopen je persoonsgegevens nooit. Delen gebeurt altijd met jouw privacy en veiligheid als uitgangspunt.

8. Aan wie we informatie openbaar maken

Behalve zoals beschreven in deze verklaring, zullen we de persoonsgegevens die we verzamelen of opslaan via de dienst niet opzettelijk aan derden bekendmaken zonder toestemming van de betreffende bezoeker, gebruiker of klant. We kunnen informatie aan derden bekendmaken als je ons daarvoor toestemming geeft. Daarnaast kunnen we informatie bekendmaken in de volgende gevallen:

8.1 Openbare informatie

Alle informatie die je vrijwillig plaatst in een openbaar gedeelte van de dienst, zoals een openbaar profiel, is beschikbaar voor elke bezoeker of gebruiker met toegang tot die content. Denk aan forums, blogs of andere manieren waarop je informatie op onze website plaatst. Deze informatie blijft mogelijk zichtbaar, ook na het beëindigen van je account. Wees dus voorzichtig met wat je openbaar deelt. We verwijderen of corrigeren deze informatie op verzoek, tenzij dat niet mogelijk is (dan laten we dat weten).

8.2 Andere gebruikers in je organisatie

Informatie over je gebruik van de dienst is beschikbaar voor de beheerder(s) van je FlowQi-account en, afhankelijk van de gekozen instellingen, ook voor andere gebruikers.

8.3 Dienstverleners

We werken samen met externe dienstverleners die website-, applicatieontwikkeling, hosting, onderhoud, beveiliging en fraudedetectie en andere diensten voor ons leveren. Zij krijgen alleen de informatie die nodig is voor hun werk en moeten deze vertrouwelijk houden.

8.4 Sociale media

Onze website kan sociale media-functies bevatten, zoals de Facebook “like”-knop, LinkedIn- en X (Twitter)-deelopties, en andere widgets. Je kunt via deze functies informatie delen op je eigen profiel bij een derde partij. Je interacties met deze functies vallen onder het privacybeleid van de betreffende sociale media.

8.5 Adverteren en marketing

We werken samen met externe advertentienetwerken om advertenties op onze website te tonen of ons adverteren op andere sites te beheren. Deze partners gebruiken cookies, webbakens en gedeelde data om je relevante advertenties te tonen. Wil je dit niet? Je kunt je afmelden via de genoemde links in deze verklaring.

8.6 Partners

We kunnen gegevens delen met vertrouwde FlowQi-partners om contact met je op te nemen over producten of diensten die aanvullend zijn op FlowQi, of om analyses en support te bieden. Partners mogen je gegevens alleen hiervoor gebruiken en moeten ze vertrouwelijk houden.

8.7 Niet-persoonlijk identificeerbare informatie

We kunnen geanonimiseerde, geaggregeerde of anderszins niet-persoonlijk identificeerbare informatie delen met derden voor rapportage, marketing of analyse.

8.8 Wetshandhaving en juridische verplichtingen

We kunnen persoonsgegevens of andere informatie bekendmaken als dat wettelijk verplicht is, of als we te goeder trouw menen dat dit nodig is om te voldoen aan de wet, een gerechtelijk bevel, of om FlowQi, onze gebruikers of het publiek te beschermen.

8.9 Overdracht van eigendom

Informatie over gebruikers en bezoekers, inclusief persoonsgegevens, kan worden overgedragen aan een overnemende partij bij een fusie, overname of faillissement.

9. Gegevensbeveiliging: onze inzet voor bescherming

Bij FlowQi staat de beveiliging van je gegevens centraal. We gebruiken technische, administratieve en fysieke maatregelen om je informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. Denk aan:

• Veilige servers en versleutelde communicatie
• Regelmatige beveiligingscontroles en updates
• Strikte toegangscontrole—alleen bevoegde medewerkers hebben toegang tot je gegevens, en alleen als dat nodig is
• Training van medewerkers in privacy en beveiliging

Geen enkel systeem is 100% veilig, maar we blijven onze beveiliging continu verbeteren. Heb je zorgen over de veiligheid van je gegevens? Neem contact op via privacy@flowqi.com. Bij een beveiligingsincident informeren we je en de autoriteiten zoals wettelijk vereist.

10. Internationale doorgifte van gegevens

Omdat FlowQi wereldwijd actief is, kan je informatie worden verwerkt of opgeslagen in landen buiten je eigen land. We zorgen altijd voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen, zodat je gegevens goed beschermd blijven. Heb je vragen hierover? Neem gerust contact op.

11. Minderjarigen en privacy van kinderen

FlowQi is bedoeld voor volwassenen en zakelijke gebruikers. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen onder de 18 jaar. Ben je ouder of voogd en denk je dat je kind ons toch gegevens heeft verstrekt? Neem dan contact op via privacy@flowqi.com zodat we deze direct kunnen verwijderen.

12. Bewaartermijnen

We bewaren je persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden in deze verklaring, of zolang als wettelijk verplicht. Daarna verwijderen of anonimiseren we je gegevens veilig. Bijvoorbeeld:

• Gesloten accounts worden binnen 180 dagen verwijderd
• Gratis proefaccounts worden binnen 60 dagen na afsluiting verwijderd
• Back-ups worden maximaal 90 dagen bewaard

Wil je weten hoe lang we specifieke gegevens bewaren? Neem gerust contact op.

13. Jouw rechten en keuzes

Je hebt controle over je persoonsgegevens. Afhankelijk van waar je woont, heb je mogelijk recht op:

• Inzage in de gegevens die we van je hebben
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
• Verwijdering van je gegevens
• Beperking of bezwaar tegen bepaald gebruik van je gegevens
• Ontvangst van je gegevens in een overdraagbaar formaat
• Intrekken van toestemming voor specifieke verwerkingen (waar van toepassing)
• Indienen van een klacht bij een toezichthouder

Je kunt je accountgegevens of voorkeuren altijd aanpassen in je FlowQi-account. Voor andere verzoeken of hulp bij het uitoefenen van je rechten, mail naar privacy@flowqi.com.

Je kunt je ook afmelden voor marketingmails via de afmeldlink in elk bericht, of je cookievoorkeuren beheren via onze Cookie Notice.

14. Californië/CCPA-rechten

Ben je inwoner van Californië? Dan heb je extra rechten onder de California Consumer Privacy Act (CCPA):

14.1 Categorieën persoonsgegevens die we verzamelen

In de afgelopen 12 maanden heeft FlowQi de volgende categorieën persoonsgegevens verzameld van Californische consumenten. Dit kan direct, via derden of via interactie met onze diensten zijn gebeurd. Zie voor details ook sectie 4. Categorieën zijn onder andere:

• Identificatiegegevens (naam, e-mail, adres, telefoonnummer)
• Commerciële informatie (aankoop- en transactiegegevens)
• Internet- of netwerkactiviteit (technische gegevens over gebruik van onze website/app)
• Locatiegegevens (bijvoorbeeld op basis van IP-adres)
• Financiële informatie (betaalgegevens bij abonnementen/aankopen)
• Overige persoonsgegevens (bijvoorbeeld bij contact, support, enquêtes, wedstrijden)
• Afgeleide gegevens (inferences) uit bovenstaande categorieën

We bewaren deze gegevens alleen zolang als nodig of wettelijk vereist.

14.2 Zakelijke doeleinden en delen

We gebruiken en delen bovenstaande categorieën alleen voor de doeleinden zoals beschreven in sectie 6. In de afgelopen 12 maanden zijn deze gegevens gedeeld met dienstverleners voor zakelijke doeleinden (zie sectie 7).

14.3 Verkoop of delen voor cross-context advertising

In de afgelopen 12 maanden zijn deze categorieën mogelijk gedeeld met advertentiepartners voor bijvoorbeeld cross-context advertising. Dit kan onder de CCPA als “verkoop” of “delen” worden gezien. FlowQi verkoopt of deelt geen gegevens van consumenten onder de 16 jaar.

14.4 Jouw rechten onder de CCPA

Als inwoner van Californië heb je recht op:

• Inzage in de persoonsgegevens die we verzamelen, gebruiken, delen of verkopen
• Verwijdering van je persoonsgegevens
• Bezwaar tegen verkoop of delen van je persoonsgegevens (FlowQi verkoopt geen gegevens)
• Correctie van onjuiste persoonsgegevens
• Beperking van gebruik/openbaarmaking van gevoelige persoonsgegevens (waar van toepassing)
• Geen discriminatie bij het uitoefenen van je privacyrechten

Wil je deze rechten uitoefenen? Mail naar privacy@flowqi.com. We kunnen je identiteit moeten verifiëren voordat we je verzoek uitvoeren. Je mag ook een gemachtigde aanwijzen om namens jou een verzoek te doen.

15. Do Not Track (DNT)

Sommige browsers bieden een “Do Not Track”-signaal aan websites. Omdat er geen standaard is voor hoe hiermee om te gaan, onderneemt FlowQi geen actie op DNT-signalen. Je kunt wel altijd je cookie- en trackingvoorkeuren beheren via je browserinstellingen en onze Cookie Notice.

16. Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring af en toe aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of wijzigingen in onze diensten. Bij belangrijke wijzigingen laten we dit weten via onze website of per e-mail. De meest actuele versie vind je altijd hier, met de ingangsdatum bovenaan.

17. Contact

Heb je vragen, zorgen of feedback over deze privacyverklaring of jouw gegevens? Neem gerust contact op:

• E-mail: privacy@flowqi.com
• Data Protection Officer: dpo@flowqi.com

We nemen privacy serieus en reageren zo snel mogelijk op je vraag.