Uren, budget, nacalculatie en facturatie hangen aan hetzelfde project. Je ziet per project wat er begroot was, wat er werkelijk in ging en wat eronder blijft hangen. Je boekhouding laat je staan waar hij staat.
Bij de meeste bureaus staat de administratie los van het werk. De uren zitten in de ene tool, het budget in een spreadsheet en de factuur in de boekhouding. Pas als alles is overgetikt weet je of je iets hebt verdiend.
Iemand maakt bij de start een begroting in Excel en werkt die twee keer bij. Halverwege het project is het bestand ouder dan het probleem dat het moest voorkomen.
Aan het eind van de maand haalt iemand de uren uit het ene systeem en tikt ze over in het andere. Elke overtikbeurt is een kans op een fout en een uur dat niemand factureert.
De pakketten die projectadministratie wél goed doen, brengen een complete boekhouding, voorraadbeheer en HR mee. Prima voor een installatiebedrijf van tweehonderd man, zwaar voor een bureau van twaalf.
Het werk
Drie stappen, op hetzelfde project.
Een urenbudget dat je bij de start invult en daarna vergeet, is een spreadsheet met extra stappen. In FlowQi loopt het budget mee met elk geschreven uur, en het signaal komt bij zeventig procent, niet bij honderdtwintig.
Hebben we hieraan verdiend, en waar ging het weg? Omdat uren, budget en facturen aan hetzelfde project hangen, staan begroot, besteed en gefactureerd naast elkaar, met de marge per project en per klant.
Bij de meeste bureaus is de laatste stap handwerk: uren uit de ene tool halen en overtikken in de boekhouding. In FlowQi zijn goedgekeurde uren al factuurregels, die je doorzet naar Exact Online, Moneybird, QuickBooks of Xero.
Alles wat een project financieel bij elkaar houdt: van de begroting bij de start tot de factuurregels aan het eind.
Zet een budget in uren of euro's op het project. Het loopt mee met wat het team schrijft.
Zie op elk moment wat er begroot was en wat erin zit, per project en per fase.
Doorbelaste uren staan apart van uren die je zelf draagt, dus je ziet de echte marge.
Goedgekeurde uren staan klaar als factuurregels, met klant en project er al aan.
Exact Online, Moneybird, QuickBooks en Xero. Je boekhouder houdt zijn eigen pakket.
De administratie hangt aan het klantdossier, van eerste gesprek tot laatste factuur.
Klanten, projecten en taken zitten in Basic. De modules zet je erbij per persoon die ze gebruikt.
Projectadministratie is het bijhouden van alles wat een project financieel raakt: de begroting, de uren die eraan besteed worden, de kosten, en wat je uiteindelijk factureert. Waar projectmanagement gaat over de vraag of het werk op tijd af is, gaat projectadministratie over de vraag of je eraan verdient. In de praktijk vallen ze samen, want de uren die je voor de planning bijhoudt zijn dezelfde uren die je factureert.
Projectmanagement software helpt je het werk plannen en opleveren: taken, mijlpalen, wie doet wat wanneer. Projectadministratie software houdt de financiële kant bij: budget, bestede uren, marge en facturatie. Losse pakketten doen één van beide en laten jou de gegevens overtikken. FlowQi doet ze allebei op hetzelfde project, dus de administratie ontstaat uit het werk. Zie ook onze pagina over projectmanagement software.
Niet per se. De bekendste projectadministratie-pakketten in Nederland zijn onderdeel van een ERP met ingebouwde boekhouding, voorraad en soms HR. Dat is logisch voor productie- en installatiebedrijven, maar zwaar voor een bureau of adviesbureau dat vooral uren verkoopt. FlowQi doet de projectkant en koppelt met de boekhouding die je al gebruikt: Exact Online, Moneybird, QuickBooks of Xero.
Nee, en dat is een bewuste keuze. Je grootboek, btw-aangifte en jaarrekening horen bij je boekhoudpakket en bij je accountant. FlowQi levert de projectkant aan: welke uren declarabel zijn, welke factuurregels eruit volgen en aan welke klant ze hangen.
Ja, en per project. Bij nacalculatie factureer je de geschreven declarabele uren. Bij een vaste prijs blijft het urenbudget de bewaking: je factureert de afgesproken som, en ondertussen zie je of je er binnen blijft.
De projectkant zit in het gratis plan: onbeperkt gebruikers, projecten en taken, zonder einddatum. Urenregistratie, urenbudgetten en capaciteitsplanning zitten in de module Tijd & Resources voor 25 euro per gebruiker per maand, en alleen voor de mensen die daadwerkelijk uren schrijven. Facturatie is een aparte module van 15 euro per gebruiker per maand. Geen platformkosten, geen minimum aantal gebruikers. Bekijk alle plannen en prijzen.
Begin gratis met CRM, projecten en taken. Zet de module Tijd & Resources erbij zodra je uren en budgetten wilt bijhouden.
Geen creditcard nodig. Nederlands platform, data in Europa.
Plan een demo
30 minuten, geen slides. Echt product, echte workflows. We nemen binnen 24 uur contact op.
Gratis starten
Laat je gegevens achter. We sturen je een gratis trial.
