Urenverantwoording is het overzicht waarmee je laat zien waar je tijd heen is gegaan. Aan een klant die je factuur wil kunnen controleren, aan een leidinggevende die wil weten waar het team aan werkte, of aan de Belastingdienst. Het is dezelfde data als je urenregistratie, alleen in een vorm die iemand anders moet kunnen lezen en geloven.
Lees meer

Wat is urenverantwoording?

Urenverantwoording is precies wat het woord zegt: verantwoording afleggen over je tijd. Je laat zien welke uren je hebt gewerkt, waaraan, en voor wie.

Het is geen doel op zich. Je maakt een urenverantwoording omdat iemand anders hem nodig heeft. Dat kan een klant zijn die een factuur van 14.000 euro moet goedkeuren en wil weten waar dat bedrag vandaan komt. Het kan een projectleider zijn die wil zien of het budget nog klopt. Het kan de Belastingdienst zijn die vraagt of je het urencriterium wel haalt.

Die drie hebben elk een ander overzicht nodig, en dat is meteen waar het misgaat bij de meeste bureaus: er wordt één lijst gemaakt en die past dan bij niemand goed.

Wat is het verschil tussen urenregistratie en urenverantwoording?

Dit wordt door elkaar gebruikt, maar het is niet hetzelfde.

Urenregistratie is het vastleggen. Wie werkte wanneer waaraan. Het is een handeling die je elke dag doet, idealiter op het moment zelf.

Urenverantwoording is het tonen. Het overzicht dat je daaruit haalt en dat iemand anders leest.

Ze hangen aan elkaar vast in één richting: goede registratie levert vanzelf een goede verantwoording op, maar een goede verantwoording kan de slordige registratie eronder niet repareren. Wie op vrijdagmiddag zijn week terugzoekt in zijn agenda en mailbox, maakt een reconstructie. Die leest anders dan een overzicht dat gedurende de week is ontstaan, en een ervaren inkoper ziet dat verschil.

Wat moet er op een urenverantwoording staan?

Vier dingen zijn het minimum:

  • Datum. De dag waarop het werk is gedaan, niet de dag waarop je het invulde.
  • Aantal uren. Of begin- en eindtijd, als je klant daarom vraagt.
  • Omschrijving van het werk. Concreet genoeg dat iemand die er niet bij was het begrijpt.
  • Klant of project. Waar de tijd op geschreven is.

Werk je op uurtarief, dan hoort het tarief erbij, zodat het bedrag op de factuur te herleiden is naar de regels eronder.

Over die omschrijving valt het meeste te winnen. “Overleg” en “werkzaamheden” leveren vragen op. “Feedbackronde ontwerp homepage, verwerkt in versie 3” levert er geen. Het kost tien seconden extra bij het schrijven en het scheelt een mailwisseling bij het factureren.

Aan wie leg je verantwoording af?

Aan je klant

Dit is de meest voorkomende reden, en meestal niet uit wantrouwen. De persoon die je factuur goedkeurt moet hem intern kunnen uitleggen aan iemand die nooit met je gesproken heeft. Een duidelijke bijlage bij de factuur maakt dat gesprek kort.

Het loont om vooraf af te spreken hoe gedetailleerd het moet. Sommige klanten willen een regel per dag, andere een totaal per fase. Achteraf ontdekken dat je klant iets anders verwachtte, kost je een betalingstermijn.

Aan je eigen organisatie

Intern gaat het minder om bewijs en meer om sturing. Een projectleider wil weten of het budget nog klopt terwijl het project loopt, niet als het af is. Een directeur wil weten welke klanten geld opleveren.

Daarvoor heb je andere doorsnedes nodig dan voor een klantoverzicht: per persoon, per fase, per klant over een heel jaar. Dezelfde uren, andere vraag.

Aan de Belastingdienst

Werk je als zzp’er, dan is er nog een derde partij. Voor de zelfstandigenaftrek geldt het urencriterium van 1.225 uur per jaar, ongeveer 25 uur per week. Je moet aannemelijk kunnen maken dat je die uren hebt gemaakt.

Hier zit een addertje dat veel mensen verkeerd hebben. Voor het urencriterium tellen niet alleen je declarabele uren. Acquisitie, administratie, reistijd naar zakelijke afspraken en opleiding tellen gewoon mee. Dat is precies het omgekeerde van declarabiliteit, waar diezelfde uren juist buiten de teller vallen.

Wie alleen zijn factureerbare uren bijhoudt, komt op papier dus lager uit dan hij werkelijk werkt. Dat is niet alleen zonde, het kan je de aftrek kosten.

Urenverantwoording in Excel of in software?

Bijna iedereen begint in Excel, en voor een zzp’er met drie klanten werkt dat prima. Het knelt op drie momenten.

Zodra er meer mensen op schrijven. Versies raken uit de pas, iemand werkt in het verkeerde bestand, en niemand weet welke de laatste is.

Zodra je moet factureren. Uren optellen, filteren op klant, tarieven erbij zoeken en overtypen naar je facturatiepakket is handwerk. Handwerk dat elke maand terugkomt en waar elke keer een fout in kan sluipen.

Zodra iemand het achteraf invult. Een leeg spreadsheet nodigt uit tot vrijdagmiddag. Software die op het moment zelf een timer aanbiedt, verandert dat gedrag.

De vraag is niet of Excel kan, maar wanneer het je meer kost dan het bespaart. Voor de meeste bureaus ligt dat punt rond de derde medewerker.

Hoe houd je het simpel?

Vier dingen die in de praktijk het meeste schelen:

Schrijf op het moment zelf. Alles wat achteraf gebeurt, is schatten. Dat is niet erg voor een grove indicatie, maar het is geen verantwoording.

Spreek het format vooraf af. Met je klant, en intern met je team. Iedereen dezelfde detaillering scheelt herwerk.

Laat iemand het goedkeuren. Een wekelijkse ronde waarin een projectleider de uren nakijkt, vangt fouten voordat ze op een factuur staan. Achteraf corrigeren is altijd een gesprek met de klant.

Exporteer wat je nodig hebt. Een klant wil een PDF bij zijn factuur, een controller wil een CSV, en jijzelf wilt een totaal per project. Dat moeten drie knoppen zijn, geen drie keer knippen en plakken.

Hoe FlowQi hierbij helpt

In FlowQi ontstaat de urenverantwoording uit de uren die je team al schrijft. Elk uur hangt aan een klant, een project en een taak, dus je hoeft achteraf niets te reconstrueren.

De urenstaat vult zich gedurende de week. Je dient hem per week in en een projectleider keurt hem in één klik goed, met een automatische herinnering voor wie het vergeet. Goedgekeurde uren gaan door naar de facturatie, dus niemand tikt bedragen over. En wil je klant een onderbouwing bij de factuur, dan exporteer je de verantwoording naar CSV of PDF, uitgesplitst per klant, project en taak.

Urenregistratie zit in de module Tijd en Resources, die je alleen afrekent voor de teamleden die daadwerkelijk uren schrijven.

Lees ook: declarabele uren voor welke uren je kunt doorbelasten, en declarabiliteit voor welk deel van je tijd dat is.

Urenverantwoording in het kort

Urenverantwoording is het overzicht waarmee je laat zien waar je tijd heen ging. Datum, uren, omschrijving en klant zijn het minimum. Je legt het af aan drie partijen die elk iets anders willen zien: je klant wil de factuur kunnen controleren, je eigen organisatie wil sturen, en de Belastingdienst wil weten of je het urencriterium van 1.225 uur haalt. Voor dat laatste tellen ook je niet-declarabele uren mee, wat precies andersom is dan bij declarabiliteit. Het verschil tussen een verantwoording die vragen oproept en een die dat niet doet, zit bijna altijd in het moment van schrijven.

Nooit meer een week reconstrueren

Uren die op het moment zelf op de juiste klant en het juiste project landen, en een urenstaat die zichzelf vult. Probeer FlowQi gratis of boek een demo.