Taakplanning: wat het is en hoe je een takenplanning maakt

Wat is taakplanning?

Taakplanning is het organiseren, prioriteren en inplannen van taken, zodat duidelijk is wat er wanneer door wie gebeurt. Een goede taakplanning beantwoordt vier vragen:

• Wat moet er gebeuren, en bij welk doel of project hoort het?
• Wie is de eigenaar van de taak?
• Wanneer moet het af zijn, en wanneer wordt eraan gewerkt?
• Hoeveel tijd kost het, en is die tijd er ook?

De vierde vraag wordt het vaakst overgeslagen. Daardoor ziet een planning er op maandag haalbaar uit en is hij op woensdag al achterhaald.

Taakplanning, takenlijst of werkplanning?

De drie woorden worden door elkaar gebruikt, maar ze beantwoorden een andere vraag.

Werk je alleen, dan heb je genoeg aan een taakplanning. Werk je in een team, dan heb je de taakplanning en de werkplanning allebei nodig. Verderop lees je hoe je die twee aan elkaar knoopt.

Waarom is taakplanning belangrijk?

Zonder planning bepaalt de inbox wat er vandaag gebeurt. Met een planning bepaal je dat zelf. In de praktijk levert dat vier dingen op:

• Overzicht. Iedereen ziet wat er ligt en wat af is, zonder dat iemand ernaar hoeft te vragen.
• Focus. Het belangrijkste werk staat bovenaan in plaats van het werk dat het hardst roept.
• Minder dubbel werk. Elke taak heeft één eigenaar, dus niemand begint aan iets wat een collega al doet.
• Eerlijke deadlines. Wie de uren optelt, ziet op maandag al dat vrijdag niet gaat lukken. Dat is een beter moment voor dat gesprek dan vrijdagmiddag.

Hoe maak je een takenplanning? 6 stappen

1. Verzamel alle taken op één plek

Haal alles uit je hoofd, je inbox, je notities en de chat, en zet het bij elkaar. Groepeer de taken per project of per klant. Een taak die nergens bij hoort is vaak een taak die niemand mist.

2. Knip grote taken op

“Website opleveren” is geen taak maar een project, met een eigen projectplan. Een goede taak kun je in hooguit een dag afronden en begint met een werkwoord: “homepage-teksten aanleveren”, “formulier testen op mobiel”. Alles wat groter is, knip je op in subtaken.

3. Bepaal de prioriteit

Niet alles kan eerst. De Eisenhower-matrix verdeelt taken in vier groepen:

• Belangrijk en urgent: doe je vandaag.
• Belangrijk, niet urgent: plan je in. Hier zit het werk dat het verschil maakt.
• Urgent, niet belangrijk: draag je over of doe je kort.
• Geen van beide: schrap je.

4. Schat de tijd en plan in blokken

Zet bij elke taak een schatting, ook als die grof is. Plan het belangrijkste werk daarna in vaste blokken van 60 tot 90 minuten. Dat heet time blocking. Plan nooit meer dan ongeveer 70% van je dag vol, want de rest gaat op aan overleg, vragen en uitloop.

Taken van minder dan twee minuten plan je niet in. Die doe je meteen.

5. Geef elke taak één eigenaar en een einddatum

Een taak van “het team” is van niemand. Wijs één persoon aan, ook als anderen meehelpen, en spreek een einddatum af. Zonder datum verschuift een taak vanzelf naar volgende week.

6. Loop de planning elke week door

Kies een vast moment, bijvoorbeeld maandagochtend of vrijdagmiddag, en loop in een kwartier drie vragen langs: wat is af, wat schuift door en waarom, en wat komt erbij? Wie dit wekelijks doet, hoeft de rest van de week alleen de status bij te werken.

Voorbeeld van een takenplanning

Een bureau van vijf mensen levert over twee weken een nieuwe website op. De takenplanning van Sanne, de projectleider, ziet er deze week zo uit:

Samen is dat 10,5 uur gepland werk op een werkweek van 32 uur. Dat lijkt weinig, maar Sanne heeft ook twee andere projecten, en ruimte voor vragen van het team. Precies daarom hoort de schatting in de planning: zonder uren had deze week er even haalbaar uitgezien met twintig taken als met zes.

Van takenplanning naar werkplanning voor je team

Zodra meerdere mensen aan meerdere projecten werken, is de vraag niet meer alleen “wat moet er af” maar ook “wie heeft er tijd voor”. Een werkplanning legt de taken naast de beschikbare uren van elke persoon. Zo maak je er een:

1. Zet per persoon de beschikbare uren op een rij. Contracturen min verlof, vaste overleggen en niet-declarabel werk. Van een werkweek van 40 uur blijft vaak 28 tot 32 uur over om in te plannen.
2. Tel de geschatte uren van de taken op per persoon per week. Dit is het getal dat in de meeste takenplanningen ontbreekt.
3. Leg de twee naast elkaar. Staat iemand voor 45 uur ingepland op 30 beschikbare uren, dan weet je nu al welke deadline gaat schuiven.
4. Verschuif werk voordat de week begint. Een taak verplaatsen op maandag kost een minuut. Een gemiste deadline op vrijdag kost een klantgesprek.

Hoe je dit structureel aanpakt, lees je bij capaciteitsplanning. Wil je weten hoe vol je team gemiddeld zit, kijk dan bij bezettingsgraad.

Veelgemaakte fouten

• Plannen zonder uren. Een planning met alleen deadlines zegt niets over haalbaarheid.
• Alles heeft prioriteit hoog. Dan heeft niets prioriteit. Houd het bij een handvol per week.
• De planning leeft op drie plekken. Een spreadsheet, een chat en iemands hoofd. Kies één plek waar de waarheid staat.
• Nooit terugkijken. Wie nooit vergelijkt wat een taak werkelijk kostte, blijft dezelfde schattingsfout maken.

Taakplanning in FlowQi

In FlowQi hoort elke taak bij een project, en een project bij een klant. Je werkt op een bord met kolommen per status of in een lijst, net wat je prettig vindt. Elke taak heeft een eigenaar, een einddatum en een prioriteit (laag, gemiddeld, hoog of urgent). Grote taken knip je op in subtaken, en belangrijke momenten zoals een oplevering markeer je als mijlpaal. Taken waarvan de einddatum is verstreken vallen direct op. Werk dat elke week of maand terugkomt, zoals een rapportage, stel je één keer in als terugkerende taak, en automatische herinneringen zorgen dat een deadline niet ongemerkt voorbijgaat.

De tijd die je op een taak schrijft, telt op bij die taak. Zo zie je achteraf wat een taak werkelijk kostte en worden je schattingen elke maand wat beter. Werk je op nacalculatie, dan is diezelfde geschreven tijd de basis voor je factuur. Meer hierover lees je bij taakbeheer en projectmanagement in FlowQi.

Start gratis met Basic: CRM en projecten voor je hele team, zonder einddatum.