Software voor bedrijfsbeheer: welke tools heeft een bedrijf nodig?
Software voor bedrijfsbeheer is de verzamelnaam voor de programma’s waarmee je je bedrijf draaiend houdt: je klanten, je werk, je uren, je facturen en je administratie. Het is geen één product dat je koopt, maar een set keuzes die je in de loop van een paar jaar maakt.
Op deze pagina vind je:
- Welke software bij welk bedrijfsproces hoort
- In welke volgorde je die aanschaft, en wat je voorlopig kunt overslaan
- Wanneer losse tools goedkoper zijn dan één pakket, en wanneer niet
- Wat het realistisch kost per maand
Wat is software voor bedrijfsbeheer?
Software voor bedrijfsbeheer is elk programma dat een bedrijfsproces ondersteunt in plaats van het vak zelf. Een tekenprogramma is vakgereedschap. Een systeem waarin je bijhoudt voor welke klant je tekent, hoeveel uur het kostte en of de factuur betaald is, is bedrijfssoftware.
De term dekt drie lagen, en het helpt om ze uit elkaar te houden:
- Losse tools doen één ding: een takenlijst, een urenbriefje, een facturatieprogramma.
- Platformen brengen een paar samenhangende processen onder in één database, bijvoorbeeld klanten, projecten en uren.
- ERP-systemen proberen het hele bedrijf te vangen, inclusief inkoop, voorraad en productie. Dat is gebouwd voor bedrijven die spullen verplaatsen.
De meeste mkb-bedrijven en dienstverleners zitten in de tweede laag, of groeien er naartoe vanuit de eerste.
Welke software hoort bij welk bedrijfsproces?
Begin niet bij de tools maar bij je processen. Deze tabel loopt langs de processen die vrijwel elk bedrijf heeft, van klant tot betaling.
| Bedrijfsproces | Wat de software doet | Vanaf wanneer je het nodig hebt |
|---|---|---|
| Klanten en contacten | Alle gegevens, gesprekken en afspraken per klant op één plek | Zodra je meer klanten hebt dan je uit je hoofd kent |
| Verkoop | Bijhouden welke aanvragen lopen en wat de volgende stap is | Zodra je meerdere offertes tegelijk open hebt staan |
| Werk en projecten | Werk opdelen in fases en taken, met een eigenaar en een datum | Zodra een opdracht uit meer dan een paar stappen bestaat |
| Taken | Dagelijkse lijst van wie wat wanneer doet | Vanaf dag één, ook als je alleen werkt |
| Uren en capaciteit | Vastleggen waar tijd heen gaat en zien wie ruimte heeft | Zodra je op uren factureert of wilt weten wat werk kost |
| Facturatie | Facturen maken uit het geleverde werk en betalingen volgen | Vanaf je eerste factuur |
| Boekhouding | Grootboek, btw-aangifte en jaarrekening | Vanaf de start, dit is wettelijk verplicht |
| Personeel | Contracten, verlof, verzuim en salarisadministratie | Vanaf je eerste medewerker in dienst |
| E-mail en marketing | Structureel contact met klanten en geïnteresseerden | Zodra je niet meer iedereen persoonlijk mailt |
Twee daarvan neem je vrijwel altijd apart af. Boekhouding hoort bij een boekhoudpakket, omdat daar eisen van de Belastingdienst en je accountant aan hangen. Salarisadministratie hoort bij een salarispakket of je administratiekantoor, om dezelfde reden. De rest kan in één systeem, en daar zit ook de meeste winst.
In welke volgorde schaf je software aan?
De volgorde hieronder is geen wet, maar hij volgt de problemen zoals ze zich in de praktijk aandienen.
Je werkt alleen of met z’n tweeën
Je hebt een boekhoudpakket nodig en een plek waar je werk en klanten staan. Meer niet. In deze fase is het grootste risico dat je te veel tools aanschaft: elke tool die je erbij neemt, moet je ook bijhouden. Een CRM-systeem met een takenlijst erin is genoeg, en veel aanbieders hebben daar een gratis variant voor.
Je hebt een team van drie tot tien
Nu ontstaat de eerste echte pijn: niemand weet meer precies waar het werk staat. Dit is het moment voor projectmanagement naast je klantgegevens, en voor duidelijke taakplanning. Werk je op nacalculatie of op uurtarief, dan komt hier ook urenregistratie bij, want anders weet je aan het eind van een project niet of je er iets aan verdiend hebt.
Je hebt een team van tien tot vijftig
Vanaf deze omvang gaat het niet meer over overzicht maar over sturen. Je wilt vooruit kunnen kijken met capaciteitsplanning, je wilt een projectadministratie waarin uren, kosten en opbrengsten per project bij elkaar staan, en je wilt na afloop een nacalculatie kunnen maken. Hier gaan losse tools echt pijn doen, omdat elke vraag van je boekhouder of je klant een puzzel wordt.
Losse tools of één pakket?
Dit is de keuze waar de meeste tijd en het meeste geld in gaat zitten, en er is geen algemeen goed antwoord. Er is wel een goede vuistregel.
Kijk naar waar dezelfde gegevens twee keer worden ingevoerd. Blijft informatie binnen één proces, dan is een losse tool prima en meestal beter, omdat gespecialiseerde tools nu eenmaal meer kunnen. Loopt dezelfde klant of hetzelfde project door meerdere processen heen, dan gaat het mis op de overgangen.
Een typisch voorbeeld bij een dienstverlener: de klant staat in het CRM, het project in een projecttool, de uren in een urentool en de factuur in het boekhoudpakket. Vier keer dezelfde klantnaam, vier keer hetzelfde project, vier plekken waar het uit elkaar kan lopen. Aan het eind van de maand haalt iemand dat met de hand bij elkaar.
| Losse tools | Eén platform | |
|---|---|---|
| Functies per onderdeel | Meestal dieper | Meestal eenvoudiger |
| Overtikken tussen systemen | Veel, of koppelingen onderhouden | Niet nodig binnen het platform |
| Rapportage over het geheel | Handwerk of losse exports | Uit één database |
| Kosten | Drie tot zes abonnementen naast elkaar | Eén abonnement, soms met modules |
| Overstappen | Per tool, kleine stappen | Groter project in één keer |
Losse tools winnen als je processen weinig met elkaar te maken hebben. Eén platform wint zodra er een keten ontstaat: van aanvraag naar project naar uren naar factuur.
Wat kost software voor bedrijfsbeheer?
Prijzen worden bijna altijd per gebruiker per maand gerekend. Voor een dienstverlener komt het totaal meestal uit tussen de 40 en 100 euro per gebruiker per maand, verdeeld over een platform, een boekhoudpakket en eventueel salarisadministratie.
Let bij het vergelijken op drie dingen die de prijs in de praktijk bepalen:
- Betaal je voor iedereen of alleen voor wie het gebruikt? Een module die je voor je hele team moet afnemen terwijl drie mensen hem gebruiken, is duur ongeacht de prijs per gebruiker.
- Zit alles erin of zijn er versies? Bij aanbieders met een lite-, pro- en enterpriseversie staat de functie die je zoekt vaak net een trede hoger.
- Wat kost het tweede jaar? Kortingen op het eerste jaar zijn gebruikelijk. Reken met het normale tarief.
Bij FlowQi is Basic gratis voor onbeperkt gebruikers, met CRM, projecten en taken. De modules Tijd & Resources en Facturatie kosten elk €25 per gebruiker per maand, en die betaal je alleen voor de mensen die ermee werken, ook op Basic. Een team van tien waarin drie mensen uren schrijven en één persoon factureert, betaalt dus €100 per maand; de rest van het team blijft gratis. Core (€25 per gebruiker per maand, voor het hele team) neem je pas als je rollen en rechten of privé projecten nodig hebt. De volledige opbouw staat op de prijzenpagina.
Vier fouten die geld kosten
- Software kopen voor een probleem dat je nog niet hebt. Een capaciteitsplanning voor drie mensen is een oplossing zonder probleem. Koop pas als je het gemis kunt benoemen.
- Kiezen op de functielijst. Elke aanbieder vinkt dezelfde lijst af. Beoordeel in plaats daarvan of je eigen werkweek erin past, met een proefperiode en echte gegevens.
- Losse tools stapelen zonder na te denken over de overgangen. Elke nieuwe tool die je erbij neemt, voegt een plek toe waar dezelfde gegevens opnieuw ingevoerd worden.
- Geen eigenaar aanwijzen. Software die niemand bijhoudt, raakt binnen een half jaar achterop bij de werkelijkheid en dan gaat het team er omheen werken in spreadsheets.
Bedrijfsbeheer in FlowQi
FlowQi zit in de middelste laag: één werkruimte voor je klanten, je werk en je uren, in plaats van vier tools die je aan elkaar knoopt.
- Je klanten en contactmomenten in het CRM-systeem.
- Je werk in projectmanagement, opgedeeld in fases en taken, met taakbeheer voor de dagelijkse lijst.
- Je urenregistratie op datzelfde project, zodat je tijdens het werk ziet hoe je ervoor staat.
- Je facturen uit de geschreven uren, zonder bedragen over te tikken.
Je boekhouding houd je in je eigen boekhoudpakket, zoals het hoort.
Probeer FlowQi gratis en kijk of je werkweek erin past.