Projectplan maken: uitleg, voorbeeld en template

Wat is een projectplan?

Een projectplan zet een idee om in een afspraak. Het beantwoordt zes vragen: waarom doen we dit, wat leveren we op, wat hoort er niet bij, wie doet wat, wanneer is het klaar en wat mag het kosten.

Het plan is er niet voor de la. Je gebruikt het op drie momenten:

• Vóór de start, om met de opdrachtgever dezelfde verwachting te hebben.
• Tijdens het project, om te beslissen of een nieuw verzoek erbij hoort of meerwerk is.
• Na afloop, om te vergelijken wat je van plan was met wat het werkelijk kostte.

Wat zit er in een projectplan?

Projectplan, plan van aanpak of projectvoorstel?

Binnen projectmanagement zijn projectplan en plan van aanpak twee namen voor hetzelfde document. Zoek je een plan van aanpak voor je scriptie of voor de re-integratie van een zieke werknemer, dan heb je een ander document nodig met een eigen opbouw.

Een projectvoorstel of offerte komt eerder: daarmee overtuig je de opdrachtgever. Het projectplan komt daarna en beschrijft hoe je het gaat uitvoeren. Een planning is één onderdeel van het projectplan, niet het plan zelf.

Projectplan maken in 7 stappen

1. Leg het doel vast, en maak het meetbaar

Begin met de aanleiding: welk probleem lost dit project op? Formuleer daarna het doel zo dat je achteraf kunt vaststellen of het gehaald is. “Een betere website” is geen doel. “Een nieuwe website die op 1 december live staat en waarmee klanten online kunnen bestellen” wel. Hulp nodig bij het formuleren? Kijk bij SMART-doelen.

2. Beschrijf het resultaat en de deliverables

Deliverables zijn de dingen die je oplevert: een ontwerp, een werkende website, een handleiding, een training. Beschrijf ze zo dat duidelijk is wanneer iets af is. “Ontwerp” is vaag. “Ontwerp van homepage en vier vervolgpagina’s, twee correctierondes” is af te vinken.

3. Bepaal de scope, vooral wat er niet bij hoort

De scope is de grens van het project. De lijst met wat er niet bij hoort is het waardevolste deel van je plan, want daar ontstaan de discussies. Wie vooraf opschrijft dat teksten door de klant worden aangeleverd, hoeft daar in week vijf geen gesprek over te voeren.

4. Deel het werk op in fases, taken en mijlpalen

Verdeel het project in fases en elke fase in taken van hooguit een paar dagen. Sluit elke fase af met een mijlpaal: een moment waarop iets zichtbaar klaar is en de opdrachtgever akkoord geeft. Mijlpalen maken voortgang bespreekbaar. Hoe je taken daarna over de week verdeelt, lees je bij taakplanning.

5. Wijs mensen toe en controleer of ze tijd hebben

Zet bij elke fase wie het werk doet en hoeveel uur het kost. Leg die uren daarna naast de agenda van die mensen. Een plan dat uitgaat van een ontwerper die de komende maand al vol zit, is op dag één achterhaald. Dit is het werk van capaciteitsplanning.

6. Maak het budget in uren en in euro’s

Tel de uren per fase op en vermenigvuldig ze met het tarief. Reken externe kosten apart. Houd rekening met een marge voor onvoorzien werk en spreek af wat er gebeurt als die op is. Een budget in alleen euro’s kun je tijdens het project niet volgen. Een budget in uren wel, want uren zie je elke week binnenkomen.

7. Benoem risico’s en spreek af hoe je wijzigingen behandelt

Noem de drie tot vijf dingen die het project kunnen vertragen of duurder maken, schat de kans in en schrijf op wat je eraan doet. Spreek ook af hoe een wijzigingsverzoek loopt: wie mag het indienen, wie beoordeelt het, en hoe wordt meerwerk gefactureerd. Zonder die afspraak wordt elk extra verzoek een gunst.

Voorbeeld van een projectplan

Een bureau van zes mensen bouwt een nieuwe website met bestelmodule voor een bakkerij met drie winkels. Ingekort ziet het projectplan er zo uit.

Doel. Op 1 december staat een nieuwe website live waarop klanten taarten kunnen bestellen en afhalen in een van de drie winkels. Geslaagd als de site op tijd live is, binnen budget blijft en in de eerste maand minstens 50 online bestellingen verwerkt.

Deliverables. Ontwerp van homepage en vier vervolgpagina’s, werkende website, bestelmodule met afhaalkeuze per winkel, training van een uur voor twee medewerkers.

Binnen scope. Ontwerp, bouw, bestelmodule, koppeling met de bestaande betaalprovider, overzetten van 20 bestaande pagina’s.

Buiten scope. Schrijven van nieuwe teksten, productfotografie, bezorging aan huis, onderhoud na oplevering (aparte afspraak).

Budget. 120 uur tegen 95 euro is 11.400 euro, exclusief btw. Daarbovenop 10% onvoorzien (12 uur), alleen in te zetten na overleg. Meerwerk buiten de scope wordt vooraf geoffreerd.

Team. Projectleider (16 uur), ontwerper (28 uur), twee developers (samen 68 uur), tester (8 uur). Bij de klant beslist de eigenaar; de winkelmanager levert teksten en foto’s aan.

Communicatie. Elke twee weken een voortgangsgesprek van een half uur, met stand van uren tegenover budget. Wijzigingen lopen via de projectleider.

Template: projectplan om over te nemen

Kopieer deze opzet en vul hem in. Voor een klein project is één regel per punt genoeg.

1. Projectnaam, opdrachtgever, projectleider, datum en versie
2. Aanleiding: welk probleem lossen we op?
3. Doel: wat is er over [datum] bereikt, en hoe meten we dat?
4. Deliverables: wat leveren we op, en wanneer geldt het als af?
5. Binnen scope: wat hoort erbij?
6. Buiten scope: wat hoort er uitdrukkelijk niet bij?
7. Fasering: fase, periode, uren en mijlpaal per fase
8. Team en rollen: wie doet wat, en wie beslist bij de opdrachtgever?
9. Budget: uren maal tarief, externe kosten, post onvoorzien
10. Risico’s: risico, kans, maatregel
11. Communicatie: hoe vaak overleg, wie rapporteert wat?
12. Wijzigingen: hoe wordt meerwerk aangevraagd, beoordeeld en gefactureerd?
13. Akkoord: naam en datum van opdrachtgever en projectleider

De vijf fases van een project

1. Initiatie. Waarom doen we dit en is het de moeite waard?
2. Planning. Het projectplan: doel, scope, fasering, budget, risico’s.
3. Uitvoering. Het werk zelf.
4. Bewaking. Voortgang, uren en budget volgen en bijsturen. Dit loopt gelijk op met de uitvoering.
5. Afsluiting. Opleveren, nacalculeren en evalueren.

Welke methode je daarbij kiest, waterval, agile of een mengvorm, lees je bij projectmanagement-methodieken.

Veelgemaakte fouten

• Geen lijst met wat er niet bij hoort. Dan hoort in de ogen van de klant alles erbij.
• Een budget zonder uren. Je merkt de overschrijding pas bij de factuur.
• Mijlpalen zonder akkoord. Als niemand tekent voor het ontwerp, begint de discussie opnieuw tijdens de bouw.
• Plannen zonder naar de agenda’s te kijken. De uren kloppen, maar de mensen zijn er niet.
• Het plan na de start nooit meer openen. Een projectplan is een meetlat. Leg er elke twee weken de werkelijke uren naast.

Van projectplan naar uitvoering in FlowQi

In FlowQi wordt het plan het project zelf. Een project hoort bij een klant, de fases worden secties of statussen, en het werk staat erin als taken met een eigenaar, een einddatum en een prioriteit. Grote taken deel je op in subtaken, en opleveringen markeer je als mijlpaal.

De tijd die het team op een taak schrijft, telt op bij die taak. Zo leg je per fase de werkelijke uren naast de uren uit je plan, en zie je in week vier al dat de bouw harder gaat dan gepland. Met de module Tijd & Resources leg je daarnaast de afspraak met de klant vast als tijdsbudget: een vast bedrag, een vast aantal uren of nacalculatie, met de periode en de klant erbij. Is een fase opgeleverd, dan maak je de factuur in FlowQi, gekoppeld aan het project of aan de geschreven tijd, en volg je of hij verstuurd en betaald is. Meer hierover lees je bij projectmanagement en projectadministratie.

Start gratis met Basic: CRM en projecten voor je hele team, zonder einddatum.