Nacalculatie: wat het is, hoe je het doet en waarom projecten geld lekken
Nacalculatie legt naast elkaar wat je begrootte en wat het werkelijk kostte. Met de formule, het verschil met voorcalculatie, en de drie plekken waar het geld weglekt.
Wat is nacalculatie?
Nacalculatie is het achteraf naast elkaar leggen van wat je begrootte en wat het werkelijk kostte.
resultaat = wat je factureerde − (werkelijke uren × kostprijs per uur) − directe kosten
Meer is het niet. De reden dat het toch bijna nergens gebeurt, is dat je er de werkelijke uren voor nodig hebt, en die worden bij veel bureaus niet of te laat geregistreerd.
Voorcalculatie en nacalculatie: twee kanten van hetzelfde project
| voorcalculatie | nacalculatie | |
|---|---|---|
| wanneer | voordat je begint | tijdens of na afloop |
| wat het is | een schatting | een meting |
| waar het op leunt | ervaring en aannames | geregistreerde uren |
| waar je het voor gebruikt | de offerte bepalen | de volgende offerte verbeteren |
De voorcalculatie bepaalt wat je vraagt. De nacalculatie laat zien of dat klopte. Doe je alleen de eerste, dan schat je elk project opnieuw met dezelfde aannames, en blijf je dezelfde fout maken zonder dat iemand hem ziet.
De drie plekken waar het geld weglekt
Verlies zit zelden in één grote post. Wie zijn projecten voor het eerst nacalculeert, vindt meestal drie dingen.
De uren die niemand opschreef. Een half uur bellen, een korte vraag via de mail, even meekijken met iets. Elk moment is te klein om te registreren en samen zijn ze een dag per week.
De rondes die niet in de offerte stonden. Twee feedbackrondes begroot, vier geleverd. Niemand maakte er een punt van, want het waren kleine aanpassingen. Bij elkaar is het de marge.
Het meerwerk dat mondeling is afgesproken. “Kun je dit er ook even bij doen.” Als dat niet dezelfde dag in een projectregel belandt, bestaat het na afloop niet meer, en dan lijkt het project gewoon uitgelopen.
Wat de drie gemeen hebben: geen enkele is groot genoeg om er een gesprek over te beginnen op het moment zelf. Ze zijn alleen zichtbaar als je ze optelt, en dat is precies wat een nacalculatie doet.
Nacalculeer per onderdeel, niet per project
Een totaalgetal vertelt je dat het project vijftien procent is uitgelopen. Dat is waar en je hebt er niets aan.
Splits je hetzelfde project op in de onderdelen uit je offerte, dan zie je bijvoorbeeld dat concept en ontwerp binnen budget bleven, dat de bouw twee uur onder de begroting bleef, en dat de revisieronde het dubbele kostte van wat je begrootte. Dat laatste is een getal waar je iets mee kunt: de volgende offerte krijgt een realistischer aantal rondes, of een tarief voor de rondes daarna.
Dezelfde uitloop, een heel ander gesprek.
Doe het tijdens het project, niet alleen erna
Een nacalculatie na oplevering vertelt je wat je verloren hebt. Dat is nuttig voor de volgende offerte en verder niets.
Bij projecten die langer dan een maand of twee lopen loont het om halverwege te kijken. Zit je op zestig procent van je uren terwijl er nog de helft van het werk ligt, dan kun je nog iets doen: opschalen, scope terugbrengen, of het gesprek met de klant voeren terwijl het nog over de toekomst gaat in plaats van over een rekening achteraf.
Dat is ook het verschil met bezettingsgraad. Die zegt of iemand ruimte heeft. Nacalculatie zegt of het werk dat hij deed geld heeft opgeleverd.
Hoe je het bijhoudt
In een spreadsheet. Werkt, zolang iemand na elk project de uren overtikt. Dat overtikken is de zwakke plek: het gebeurt als het rustig is, en het is nooit rustig aan het eind van een project.
In je boekhouding. Daar zie je wat er gefactureerd is, maar niet waar de uren aan op gingen. Je ziet dat het project minder opleverde, niet waarom.
In hetzelfde systeem als je uren. Dan is de nacalculatie geen aparte handeling maar iets wat er al staat. In FlowQi hangen de geschreven uren aan de projectonderdelen uit je offerte, zodat het verschil per onderdeel zichtbaar is zodra het ontstaat.
Wat je ermee opschiet
De eerste nacalculatie is bijna altijd onaangenaam. Projecten waarvan je dacht dat ze goed liepen, blijken op nul te zijn uitgekomen.
Maar het getal dat je zoekt is niet de uitkomst van dit project. Het is het patroon over tien projecten heen: welk type werk structureel uitloopt, welke klant altijd een ronde extra vraagt, welk onderdeel je stelselmatig te laag inschat. Dat patroon is wat je volgende offerte beter maakt, en daarna de offerte daarna.
Wil je weten wat een verschuiving in je declarabiliteit met je tarief doet, dan reken je dat uit met de uurtarief-calculator.