Declarabiliteit: wat het is, hoe je het berekent en het verschil met productiviteit

Wat is declarabiliteit?

Declarabiliteit is het percentage van je gewerkte tijd dat je doorbelast aan een klant. Schrijf je in een week 40 uur en staan daarvan 28 uur op klantprojecten die gefactureerd worden, dan is je declarabiliteit 70 procent.

De rest van die week is niet verspild. Sales, interne overleggen, opleiding, administratie en het bijhouden van je eigen tooling zijn nodig om het bedrijf te laten draaien. Ze leveren alleen geen factuur op. Declarabiliteit maakt die verhouding zichtbaar in één getal.

In het Engels heet dit de utilization rate. Je komt in Nederlandse rapportages ook de term bezettingsgraad tegen, maar dat woord betekent buiten de dienstverlening iets anders: in de horeca gaat het over hotelkamers, in de bouw over personen per vierkante meter en in de industrie over machinecapaciteit. Wil je begrepen worden door je eigen team, gebruik dan declarabiliteit.

Wat is het verschil tussen declarabiliteit en productiviteit?

Dit is de vraag die het vaakst gesteld wordt, en het antwoord scheelt in de praktijk tienduizenden euro’s aan verkeerde conclusies.

Productiviteit meet hoeveel er gewerkt wordt. Je zet de gewerkte uren af tegen de contracturen. Interne uren tellen gewoon mee. Iemand die 40 uur werkt op een contract van 40 uur is 100 procent productief, ook als hij die hele week aan een interne pitch heeft gezeten.

Declarabiliteit meet hoeveel daarvan de klant betaalt. Alleen de uren die op een factuur belanden tellen mee. Diezelfde persoon met die interne pitch komt uit op nul procent declarabiliteit.

Iemand kan dus volledig productief zijn en tegelijk nauwelijks declarabel. Wie alleen op productiviteit stuurt, ziet een druk team en denkt dat het goed gaat. Wie op declarabiliteit stuurt, ziet waar de omzet vandaan komt.

Er is nog een derde laag die vaak wordt overgeslagen: afboekingen. Uren die wel geschreven zijn en wel aan een klantproject hangen, maar die je uiteindelijk niet factureert omdat het buiten de afspraak viel of omdat de klant erover viel. Reken je die mee als declarabel, dan vlei je jezelf. Declarabiliteit gecorrigeerd voor af- en bijboekingen is het eerlijkste getal dat je kunt hebben.

Hoe bereken je declarabiliteit?

De formule is simpel:

Declarabiliteit = (declarabele uren ÷ totaal gewerkte uren) × 100

28 declarabele uren op 40 gewerkte uren is 70 procent.

De formule is niet het probleem. De noemer is het probleem. Er zijn drie manieren om die te vullen en ze geven alle drie een ander antwoord:

Tegen contracturen. Je deelt door de uren waarvoor iemand is aangenomen, bijvoorbeeld 40 per week. Simpel, maar vakantie en ziekte drukken je percentage terwijl er niets mis is.

Tegen gewerkte uren. Je deelt door wat er daadwerkelijk geschreven is. Dit is het gangbaarst. Nadeel: wie structureel overwerkt, ziet er beter uit dan hij is, want de extra uren verdwijnen in de noemer.

Tegen beschikbare uren. Je haalt eerst vakantie, ziekte en feestdagen eruit. Dit geeft het scherpste beeld van hoe een normale werkweek eruitziet, en het is het lastigst om bij te houden zonder systeem.

Er is geen goed of fout, maar er is wel één regel: kies er één en gebruik hem overal. Twee afdelingen die verschillend rekenen zijn niet te vergelijken, en dan is het getal erger dan nutteloos.

Wat is een realistische declarabiliteit?

Voor de meeste bureaus en consultancies ligt een gezonde declarabiliteit tussen de 65 en 75 procent. Op een week van 40 uur zijn dat ongeveer 26 tot 30 uur klantwerk.

Boven de 80 procent is zelden houdbaar. Er is dan geen ruimte meer voor acquisitie, voor het opleiden van nieuwe mensen of voor het verbeteren van je eigen werkwijze. Teams die daar structureel zitten, branden op of leveren in op kwaliteit.

Onder de 60 procent is meestal een signaal, geen ramp. Het wijst op te veel interne overhead, te weinig werk in de pijplijn, of op werk dat wel gedaan wordt maar niet gefactureerd.

Vergelijk daarnaast nooit twee rollen alsof ze hetzelfde zijn:

Een gemiddelde over het hele bedrijf verbergt precies deze verschillen. Een bureau met 68 procent gemiddeld kan een team hebben dat oververhit is en een laag management dat te weinig verkoopt.

Waarom klopt het gemeten getal vaak niet?

Bijna elk bureau meet zijn declarabiliteit te hoog. Vier oorzaken komen steeds terug.

Uren worden achteraf ingevuld. Wie op vrijdagmiddag zijn week reconstrueert, rondt naar boven af richting klantwerk. Dat is geen onwil, dat is hoe geheugen werkt. Uren die op het moment zelf worden geschreven, laten consequent een lager en eerlijker percentage zien.

Scopecreep wordt weggeschreven. Het extra rondje feedback, de haastklus ertussendoor, het telefoontje van twintig minuten. Die uren worden vaak op het project geschreven maar niet doorbelast. In je urenlijst zijn ze declarabel, op de factuur staan ze niet.

Interne projecten krijgen geen eigen label. Werk aan de eigen website, aan een pitch of aan een intern systeem verdwijnt in een verzamelbak of, erger, op een klantproject.

Afboekingen tellen niet mee. Als je aan het einde van de maand uren afboekt omdat je ze niet kunt verantwoorden, hoort dat terug te komen in je declarabiliteit. Doe je dat niet, dan meet je wat je hoopte te factureren in plaats van wat je factureerde.

Hoe verhoog je je declarabiliteit?

Niet door mensen harder te laten werken. Bij vrijwel elk bureau zit de winst in beter zien waar de tijd heen gaat.

Registreer op het moment zelf in plaats van achteraf. Dat alleen al verandert je cijfer, eerst naar beneden en daarna naar boven, omdat je pas dan stuurt op iets wat klopt.

Label intern werk apart en accepteer dat het bestaat. Een bureau zonder interne uren is een bureau dat niet investeert. Het punt is niet dat het nul moet zijn, maar dat je weet hoeveel het is.

Zet een urenbudget per project en kijk ernaar tijdens het project in plaats van erna. Een waarschuwing bij 80 procent van het budget geeft je nog de ruimte om het gesprek met je klant te voeren. Achteraf constateren dat je eroverheen bent, is alleen nog boekhouden.

En kijk naar de rolverdeling. Als je senior mensen structureel onder hun norm zitten omdat ze junioren begeleiden, is dat een keuze en geen probleem. Maar dan hoort die keuze wel in je tarieven te zitten.

Hoe FlowQi hierbij helpt

In FlowQi schrijf je uren op de klant en het project waar het werk gebeurt, en splits je declarabel en intern van elkaar. Daardoor rolt je declarabiliteit eruit als uitkomst in plaats van als maandelijkse rekensom in een spreadsheet.

Je zet een urenbudget per project, in uren of in geld, en krijgt een signaal voordat je eroverheen gaat. Je bezettingsdashboards laten per persoon zien hoe de week ervoor staat, zodat je kunt bijsturen terwijl het nog kan. En omdat goedgekeurde uren direct doorgaan naar de facturatie, zie je ook wat er uiteindelijk écht is gefactureerd, inclusief de afboekingen.

Urenregistratie zit in de module Tijd en Resources, die je alleen afrekent voor de teamleden die daadwerkelijk uren schrijven.

Lees ook: declarabele uren voor de vraag welke uren wel en niet doorbelast kunnen worden, en capaciteitsplanning voor het plannen van de weken die nog komen.

Declarabiliteit in het kort

Declarabiliteit is het deel van je gewerkte uren dat de klant betaalt. Het is iets anders dan productiviteit: die zegt hoeveel er gewerkt wordt, declarabiliteit zegt wat het oplevert. Een gezond bureau zit tussen de 65 en 75 procent, met grote verschillen per rol. Het getal dat de meeste bureaus rapporteren is te hoog, omdat uren achteraf worden ingevuld en afboekingen niet worden meegeteld. Wie het eerlijk meet, stuurt op iets wat klopt.

Zie je waar je uren heen gaan?

Schrijf uren op de klant en het project, splits declarabel van intern, en zie je declarabiliteit per persoon en per project zonder er een spreadsheet voor open te trekken. Probeer FlowQi gratis of boek een demo.