Bezettingsgraad berekenen: formule, norm en het verschil met declarabiliteit

Wat is bezettingsgraad?

Bezettingsgraad is het deel van iemands beschikbare tijd dat is ingeplend voor werk.

bezettingsgraad = ingeplande uren ÷ beschikbare uren × 100%

Staat er voor volgende week 30 uur aan werk in de agenda van iemand die 40 uur beschikbaar is, dan zit die persoon op 75%.

De term komt uit meerdere branches en betekent overal iets anders. Een hotel bedoelt het percentage verhuurde kamers, een verhuurder het percentage verhuurde vierkante meters. Bij bureaus en adviesbureaus gaat het over mensen en hun tijd. Dezelfde term, een andere noemer.

Bezettingsgraad of declarabiliteit: het zijn twee dingen

Dit is waar het meestal misgaat, en het is de moeite waard om even stil te staan bij het verschil.

Iemand kan honderd procent bezet zijn en toch de helft van zijn declarabiliteit missen. Dat gebeurt als de agenda vol staat met intern werk, met een project dat buiten scope liep, of met een klant die niet betaalt voor de uren die eraan besteed zijn.

Andersom komt ook voor. Een lage bezettingsgraad met een hoge declarabiliteit betekent dat er te weinig werk binnenkomt, maar dat wat er is netjes wordt doorbelast. Dat is een salesprobleem, geen planningsprobleem, en het vraagt om een andere oplossing.

Samen vertellen de twee getallen dus iets wat geen van beide alleen kan zeggen.

De noemer is belangrijker dan de teller

Bijna elk bureau dat hiermee begint, vult veertig uur in als beschikbare tijd. Dat is bijna nooit waar.

Van die veertig uur gaat er eerst af:

• vakantie en feestdagen, over een jaar gerekend zo’n vijf tot zes weken
• ziekte, waarvoor je hoe dan ook een buffer nodig hebt
• interne overleggen, teamdagen en één-op-ééns
• training en het bijhouden van je vak

Wat er daadwerkelijk overblijft ligt bij de meeste bureaus rond de 32 uur per week. Reken je toch met 40, dan lijkt iedereen twintig procent minder bezet dan hij werkelijk is. En omdat er ruimte lijkt te zijn, plan je er nog een project bij.

Dat is de stille manier waarop teams overbelast raken: niet door verkeerd te plannen, maar door met het verkeerde getal te delen.

Wat is een gezonde bezettingsgraad?

Die bovengrens verrast mensen, want honderd procent bezetting klinkt als efficiënt. In de praktijk is het een planning zonder speling. Eén zieke, één klant die drie dagen later aanlevert, en het schuift allemaal.

Vergelijk het met een snelweg. Die is het efficiëntst rond de tachtig procent van zijn capaciteit. Zit hij helemaal vol, dan staat alles stil zodra er één iemand remt.

Hoe hou je het bij?

Met een spreadsheet. Werkt bij een handjevol mensen. Je vult per week in wie waaraan werkt, en je ziet het totaal. De valkuil is dat niemand hem bijwerkt zodra het druk wordt, en dat is precies wanneer je hem nodig hebt.

Met een planbord. Beter zichtbaar, maar het staat los van wat er daadwerkelijk gebeurt. Je plant dertig uur en er wordt achttien geschreven, en dat verschil zie je pas als het project al voorbij is.

Met je urenregistratie eraan gekoppeld. Dan is de planning en de werkelijkheid hetzelfde systeem, en zie je bezettingsgraad en declarabiliteit naast elkaar. In FlowQi zie je per persoon en per week wat er staat en wat er geschreven is.

Van bezetting naar tarief

Bezettingsgraad zegt of iemand ruimte heeft. Declarabiliteit zegt of die tijd geld heeft opgeleverd. Wat allebei niet zeggen is of dat geld genoeg was.

Daarvoor moet je terug naar je uurtarief, en dat hangt direct samen met hoeveel uur je écht factureert. Zak je van 65 naar 55 procent declarabel, dan heb je bijna twintig procent meer tarief nodig om op hetzelfde uit te komen.

Dat kun je uitrekenen met de uurtarief-calculator. Vul je eigen cijfers in en je ziet meteen wat een paar procentpunten met je tarief doen.