Workflow automatisering: wat is het en hoe pas je het toe op jouw bedrijf?

Wat is workflow automatisering?

Workflow automatisering is simpel gezegd: taken en processen in je bedrijf automatiseren, zodat je ze niet elke keer handmatig hoeft te doen.

Daarvoor gebruik je software die taken overneemt en bijvoorbeeld automatisch een factuur verstuurt naar een klant. Of een e-mail, zodra iemand een formulier heeft ingevuld op je website.

Met de tools van FlowQi kun je dit allemaal doen – en nog veel meer. Door dit soort bedrijfsprocessen te automatiseren, werk je efficiënter, houd je meer tijd over voor creatieve dingen en kun je sneller groeien.

Waarom zou je workflows automatiseren?

Als kleine ondernemer doe je vaak alles zelf: van marketing en administratie tot klantcontact.

Ook eigenaren van middelgrote bedrijven houden vaak veel ballen in de lucht (soms met vervelende gevolgen).

Daardoor zijn je dagen al snel gevuld met kleine taken, terwijl je eigenlijk aan andere dingen wilt werken! Zoals het creëren van nieuwe producten of het coachen van je klanten.

Dankzij workflow automatisering kun je:

• Tijd besparen: Geen handmatig gedoe meer met Google Sheets, Excel of e-mails
• Fouten voorkomen: Automatische processen zijn vaak minder gevoelig voor fouten
• Je focus vergroten: Je kunt je focussen op één ding, de rest gebeurt vanzelf
• Rust in je hoofd creëren: Minder chaos geeft je meer overzicht

In 3 stappen beginnen met workflow automatisering

Beginnen met het automatiseren van je workflows kan simpel. Daarvoor hoef je geen uitgebreide technische kennis te hebben; iedereen kan het. Laten we het stap voor stap aanpakken.

Stap 1: Analyseer je workflow

Ten eerste is het belangrijk om goed te kijken naar wat je dagelijks doet. Welke taken doe je keer op keer? En kosten ze veel tijd? Denk aan:

• Het versturen van facturen
• Antwoorden op veelgestelde vragen van klanten
• E-mails sturen naar potentiële leads
• Taken, acties en deadlines aanmaken en inplannen
• Als je met teams werkt: wekelijkse updates versturen

Maak een lijst van al je taken en kijk welke herhalende taken je allemaal kunt automatiseren. Scroll omlaag voor een overzicht van taken die je als klein of middelgroot bedrijf kunt automatiseren.

Stap 2: Kies de juiste tools voor je workflow automatisering

Vervolgens kies je goede software uit die je kan helpen met je workflow automatisering. Er zijn tools voor bijna alles wat je kunt bedenken.

Zo kun je bij FlowQi al vanaf een laag bedrag per maand gebruikmaken van onze software voor projectmanagement, taakbeheer en CRM, die je kunt uitbreiden met tools voor invoicing, formulieren, support, sales, documenten en e-mailmarketing.

Of je nu een klein of groot bedrijf aanstuurt: alle software is volledig integreerbaar en configureerbaar, waardoor je van de grootst mogelijke flexibiliteit geniet.

Stap 3: Automatiseer je workflows in kleine stapjes

Wanneer je net begint met workflow automatisering, raden we je aan om het in kleine stapjes op te bouwen. Begin met één of twee processen, en werk je automatisering daarna verder uit.

Start bijvoorbeeld met het automatisch verzenden van een bevestigingsmail en voeg later taken toe zoals opvolging, facturatie of het genereren van rapporten.

Voorbeelden van workflow automatisering bij MKB

Hier volgen een aantal processen die je makkelijk kunt automatiseren, ook al heb je een klein of middelgroot bedrijf.

Projectmanagement

• Taken en workflows: Wijs automatisch taken toe met FlowQi Project Management en stel deadlines in bij nieuwe projecten
• Afspraakherinneringen: Automatiseer herinneringen voor afspraken via e-mail

CRM (klantenbeheer)

• Bevestigingsmails: Stuur automatisch een bevestiging zodra iemand een aanvraag indient of een bestelling plaatst
• Opvolgen van klanten: Wanneer een klant lang geen contact heeft gehad, kun je met FlowQi CRM een automatische opvolgmail sturen
• Facturatie: Genereer en verstuur automatisch facturen met FlowQi Invoicing na aankoop of het afronden van een project. Voeg betalingsherinneringen toe als facturen niet op tijd betaald worden

Marketing

• E-mailcampagnes: Zet een reeks e-mails (e-mailcampagne) op voor nieuwe inschrijvingen, zoals een e-minicursus
• Leadmanagement: Automatiseer de verzameling van e-mailadressen via je website en koppel ze direct aan FlowQi CRM of Email Marketing

Klantenservice

• Antwoordberichten: Stuur met de FlowQi Support Tool een automatische melding naar klanten dat hun vraag is ontvangen, evenals de verwachte reactietijd
• Veelgestelde vragen (FAQ): Gebruik een chatbot of trigger e-mail om klanten antwoorden te geven op veelgestelde vragen

E-commerce

• Orderverwerking: Stuur klanten een automatische update over hun bestelling, zoals bevestigingen, verzendstatus of tracking
• Herhalingsaankopen: Stel herinneringen in voor klanten om opnieuw te bestellen, bijvoorbeeld bij abonnementen of producten die regelmatig vervangen moeten worden

Rapportages en analyse

• Rapporten genereren: Automatiseer het verzamelen en verzenden van maandelijkse verkoop-, marketing- of projectrapportages
• Feedback verzamelen: Stuur na een aankoop of project automatisch een verzoek om een review of feedback

Tips voor kleine bedrijven en zzp’ers

• Houd het simpel: Je hoeft niet meteen alles te automatiseren. Kies één proces dat je veel tijd kost en begin daarmee
• Experimenteer met tools: FlowQi is speciaal ontwikkeld voor het mkb en heeft flexibiliteit, configureerbaarheid en transparantie hoog in het vaandel staan. Experimenteer met onze tools en kijk welke voor jou het beste werken
• Leer van anderen: Kijk hoe ondernemers in jouw branche workflow automatisering toepassen. Misschien kun je workflows kopiëren en aanpassen aan jouw bedrijf

Conclusie

Workflow automatisering is niet alleen voor grote bedrijven; ook kleine en middelgrote bedrijven kunnen er enorme voordelen uit halen. Begin klein, kies de juiste tools en laat je bedrijf steeds slimmer werken.

Wil je zelf ervaren hoe eenvoudig en krachtig workflow automatisering kan zijn? Meld je aan voor ons BETA Program en ontdek wat FlowQi voor jouw bedrijf kan betekenen.