Projectmanagement: wat is het en hoe doe je het goed?

Wat is projectmanagement?

Projectmanagement is het managen (plannen, organiseren, uitvoeren, controleren en afronden) van tijdelijke projecten. Ze hebben altijd een specifiek doel met een gewenst resultaat dat binnen een bepaalde tijd en budget moet worden bereikt.

Verschillende fases van projectmanagement

Een project heeft meestal vijf duidelijke fases: initiatie, planning, uitvoering, monitoring en afsluiting. In de initiatiefase wordt het projectidee onderzocht op haalbaarheid en waarde, en worden doelen en betrokkenen in kaart gebracht.

Daarna volgt de planningsfase, waarin de details worden voorbereid: wie doet wat, wanneer, met welke middelen en binnen welk budget? Als die planning staat, begint de uitvoering: het team voert de taken uit en werkt toe naar het gewenste resultaat.

Tijdens de uitvoering loopt de vierde fase – monitoring en bijsturing – vaak parallel. De voortgang, kosten en kwaliteit worden hierin bewaakt, zodat het project op koers blijft. Als laatste volgt de afsluiting: het projectresultaat wordt opgeleverd, het team evalueert het proces, en de leerpunten worden vastgelegd.

Welke uitdagingen heb je bij projectmanagement?

In de praktijk gaat projectmanagement niet zo soepel. Vooral als er meerdere teams, stakeholders en belangen zijn. Zo kun je denken aan een IT-project bij een grote organisatie met meer dan 400 mensen, die allemaal nieuwe software moeten leren gebruiken, zoals een nieuw platform.

Dat platform wordt gebouwd door developers, maar het managementteam heeft een deadline en moet verantwoording afleggen aan de directie. Intussen lopen de developers uit met de deadlines vanwege problemen met de software. En de IT-manager zit tussen het managementteam en de developers in, dus die moet de klappen opvangen.

Oja, en dan zijn er ook nog de medewerkers die overtuigd moeten worden. Ze moeten iets nieuws leren en uit hun comfortzone komen, wat in grote organisaties vaak met een beetje (of veel) weerstand gaat.

Samengevat zijn dit de meest voorkomende uitdagingen bij projectmanagement:

• Slechte communicatie
• Onduidelijke doelen en scope (wat valt wel en niet binnen het project?)
• Scope creep (uitbreiding van de opdracht)
• Onrealistische planning of budget
• Risico’s en onverwachte gebeurtenissen
• Gebrek aan betrokkenheid van stakeholders
• Verzet tegen verandering

Hoe ga je die uitdagingen te lijf en manage je succesvol een project?

Een van de belangrijkste factoren die het verschil maakt tussen falend of succesvol projectmanagement is communicatie. Is de communicatie helder, dan begrijpt iedereen elkaar. Verwachtingen zijn duidelijk, informatie is centraal toegankelijk, en mensen vertrouwen elkaar.

Allemaal punten die je nodig hebt voor een strakke samenwerking. Goede communicatie zorgt voor:

• Een duidelijke taakverdeling
• Voorkomen van dubbel werk
• Snellere besluitvorming
• Meer betrokkenheid
• Een prettige werksfeer

Zit er een kink in de communicatiekabel, dan ontstaat er onduidelijkheid. Onduidelijkheid over prioriteiten, taken, deadlines, verantwoordelijkheden, etc. Daardoor is de kans groter dat een project faalt.

Hoe kun je die communicatie verbeteren? Nou, heldere communicatie vraagt om goed luisteren – ten eerste. Daarnaast vraagt het om duidelijke structuren, communicatiekanalen, informatiepunten en regelmatig teamoverleg.

Digitale tools kunnen je daarbij een flink handje helpen.

Hoe helpen digitale tools om communicatie te verbeteren?

Digitale tools maken informatie toegankelijker, sneller en gestructureerder. Zeker in hybride teams of bij groeiende organisaties zijn ze onmisbaar om iedereen op één lijn te houden.

Over wat voor digitale tools hebben we het dan? Er zijn er een heleboel, maar daarvan zijn er drie die de basis vormen:

• Een CRM-systeem (customer relationship management)
• Een tool voor taakbeheer
• Een tool voor projectmanagement

Deze drie digitale tools zijn essentieel voor betere communicatie en een soepelere samenwerking.

Praktisch voorbeeld van projectmanagement met digitale tools

Stel dat een IT-bedrijf een nieuw klantportaal implementeert voor een verzekeraar. Het project heeft verschillende fases: het analyseren van klantbehoeften, het ontwerpen en bouwen van de interface, het testen en het opleveren van de software.

Developers, UX-designers, projectmanagers, support en sales werken samen om dit project te laten slagen. Er zijn ook externe stakeholders betrokken, zoals de klant zelf, gebruikersgroepen en IT-consultants.

Een CRM-systeem dat geïntegreerd is met tools voor taakbeheer en projectmanagement speelt hierin een grote rol. Alle communicatie met de klant en betrokken partijen wordt vastgelegd, waaronder eerste afspraken, verantwoordelijkheden en feedback tijdens testsessies.

Het CRM-systeem houdt bij welke contactpersonen er zijn, welke vragen of verzoeken er spelen, en wat de voortgang van het project is per klant of afdeling. Taken en deadlines zijn gekoppeld, zodat de teams precies weten waar ze aan toe zijn.

Kun je je voorstellen hoe projectmanagement werkt zonder geïntegreerd CRM-systeem? Nee, wij ook niet meer.

Ervaar wat FlowQi CRM voor jouw projectmanagement kan doen

We kunnen het wel mooi uitleggen allemaal, maar het beste is om het zelf te ervaren. Meld je aan als tester van ons BETA Program en probeer FlowQi CRM—en al onze andere digitale tools.