Time blocking: wat is het en hoe gebruik je het?

Wat is time blocking?

Time blocking is een simpele en krachtige techniek waarbij je je dag opdeelt in blokken tijd. Elk blok is gereserveerd voor een bepaalde taak of activiteit. Dit zijn werkgerelateerde taken en activiteiten daarbuiten, zoals ‘boodschappen doen’ of ’lunchen’.

Een simpel voorbeeld van een time blocking schema voor iemand die vanuit huis werkt:

• 06.30 - 07.30: Opstaan en douchen
• 07.30 - 08.00: Koffie zetten en ontbijten
• 08:00 - 09:00: E-mails beantwoorden
• 09:00 - 11:00: Werken aan project A
• 11:00 - 11:30: Pauze
• 11:30 - 13:00: Vergadering voorbereiden

Freelancers kunnen bijvoorbeeld hun middag reserveren voor hun meest creatieve werk en de ochtend voor mails versturen en het doen van administratie. Als je liever in de ochtend je creatieve werk doet, dan reserveer je de ochtend.

Voor mkb en ondernemingen met meer dan één werknemer kan time blocking helpen om teamleden gericht samen te laten werken op vaste tijdsblokken.

Waarom werkt time blocking?

Ben jij een ondernemer die ervan houdt om twintig tabbladen tegelijk open te hebben en meerdere taken tegelijk te doen? Dat is allemaal prima – totdat je dat niet meer trekt.

Multitasking is voor veel mensen op lange termijn helemaal niet zo productief. Je brein kan overbelast raken door het constant schakelen. Dat heet ‘context switching’ en de meeste mensen blijken daar vermoeid door te raken en juist minder productief. Ze worden minder creatief, minder tevreden en minder innovatief.

Met time blocking focus je gedurende één tijdsblok op één taak. Dat minimaliseert zowel afleidingen als context switching, waardoor je je energie gedurende de dag beter in balans houdt.

Pro tip: Werk in blokken van 25 of 30 minuten, en zet een timer die afgaat aan het einde van elk tijdsblok. Plaats de timer buiten handbereik, zodat je moet opstaan om hem uit te zetten. Dit helpt je om niet te lang in dezelfde houding te blijven zitten, en houdt je energie fris en in beweging.

Hoe digitale tools je helpen met time blocking

Hoewel je papier kunt gebruiken voor time blocking, raden we je aan om direct vanaf het begin digitale tools te gebruiken. Dit zorgt ervoor dat je nog minder chaos hebt, overal toegang hebt tot je agenda én eventueel je agenda kunt delen met anderen.

Met digitale tools, zoals FlowQi’s, kun je bovendien activiteiten automatiseren, zodat je nog meer tijd bespaart.

Voordelen van het gebruik van digitale tools voor time blocking:

1. Snel een visueel overzicht

Met een tool voor taakbeheer kun je je dag plannen met een duidelijke tijdlijn – het geeft je een helder overzicht van je dag, week of zelfs maand. Hierdoor zie je in één oogopslag wat je prioriteiten en deadlines zijn en waar je tijd naartoe gaat.

2. Taken groeperen om in de juiste flow te blijven

Je kunt je taken in projecten categoriseren, zoals ‘marketing’, ‘facturen mailen’ of ‘administratie’. Door vergelijkbare taken te groeperen kun je in de juiste flow blijven en efficiënter werken.

3. Automatische herinneringen om gefocust te blijven

Met meldingen en timers kun je jezelf herinneren aan wat echt belangrijk is. Zo blijf je gefocust en voorkom je dat je urenlang verdwaalt in iets onbelangrijks.

4. Makkelijker samenwerken met je team

Voor bedrijven met meerdere medewerkers maakt een tool voor taakbeheer het makkelijk om verantwoordelijkheden te verdelen. Iedereen ziet wie wat doet, wat dubbel werk en misstanden voorkomt.

5. Overal toegang tot je planning en makkelijk aan te passen

Met FlowQi heb je je planning altijd bij de hand. Heb je een interessant gesprek met een andere ondernemer en wil je een afspraak maken? Pak je telefoon erbij en kijk waar je hem of haar in je planning kunt zetten – of pas eenvoudig je planning aan.

Voorbeeld van time blocking voor multitaskers

Als freelancer of ondernemer ben je waarschijnlijk een geboren (of gedwongen) multitasker. Toch is juist voor jou time blocking een lifesaver. Stel dat je werkt als tekstschrijver, dan kan dit je to-do lijstje zijn:

• Content schrijven voor klant A
• Content schrijven voor klant B
• Social media updaten

Maar hoe weet je of je al die taken op één dag afkrijgt? Misschien duurt het schrijven van de content voor klant A veel langer dan je dacht en heb je aan het eind van de dag nog steeds je lijstje niet afgewerkt. Dat geeft je een ontevreden gevoel en is niet goed voor je zelfbeeld.

In plaats van alles door of achter elkaar te doen, geef je een bepaalde tijd aan je taken. Zo krijg je een realistischer beeld van wat je op één dag – en in één week – kunt doen:

Door FlowQi te gebruiken voor je planning, kun je meerdere tools met elkaar integreren.

Standaard is onze tool voor taakbeheer gekoppeld aan onze tools voor projectmanagement en CRM. Dat heeft als voordeel dat je niet constant hoeft te schakelen tussen verschillende systemen en geeft je de mogelijkheid om processen te automatiseren, waardoor je nog efficiënter kunt werken.

Zo start je met time blocking in 4 stappen

1. Maak een lijst van alles wat je moet doen. Schrijf één keer per week al je taken uit en categoriseer ze op basis van prioriteit.
2. Plan je taken op basis van je energielevel. Ben je een ochtend- of avondmens? Ben je het meest creatief in de middag of in de ochtend?
3. Bouw bufferblokken in. Reserveer tijd voor onverwachte taken of spoedgevallen. Dit voorkomt dat je hele planning in de soep loopt.
4. Reflecteer en verbeter. Aan het einde van de week kijk je terug: wat werkte goed? Wat kan beter? Pas je planning aan voor de volgende week.

Klaar om onze tools te proberen?

Begin nu met het optimaliseren van je werkdag. Meld je aan als tester van ons BETA Program en probeer al onze software helemaal gratis!