Taak management: wat is het en hoe vergroot je je productiviteit?
Taak management is een strategie om je productiviteit te vergroten en orde te scheppen in de chaos. Elke ondernemer kent het wel: soms heb je zoveel op je bord liggen, dat je niet eens weet waar je moet beginnen.
Lijkt voor jou ook alsof je je door een jungle van to-do’s moet worstelen? Geen zorgen. Met goed taakbeheer hak je door die jungle heen en maak je een duidelijk pad vrij voor jezelf. In dit artikel vertellen we je wat effectief taakbeheer precies inhoudt, en geven we je 12 praktische tips om dit proces voor jezelf te optimaliseren.
Table Of Contents
Wat is taak management?
Taak management komt neer op het organiseren, prioriteren en uitvoeren van taken. Het gaat om het in kaart brengen van alles wat je moet doen, het opdelen in behapbare stappen en het plannen van wanneer je deze stappen gaat uitvoeren.
Het doel van taak management is om je werk af te krijgen én om dit op een manier te doen die jouw energie, tijd en focus respecteert. Dat klinkt misschien simpel, maar voor veel ondernemers is dit een dagelijks dilemma. De volgende tips helpen je daarbij.
12 tips voor beter taak management
Om je taken beter te managen, begin je met het beantwoorden van deze vragen:
- Waarom heb ik deze taak? Klopt het dat ik het werk moet doen? Of is het werk eigenlijk bedoeld voor iemand anders?
- Waaruit bestaat de taak? Is de taak opgedeeld in kleinere acties? Of is het één grote taak, die ik niet zomaar in één keer kan uitvoeren?
- Wanneer ga ik beginnen? Wat zijn de deadlines en wanneer voer ik mijn acties uit?
- Hoelang ga ik aan een taak werken? Hoelang kan ik geconcentreerd achter elkaar doorwerken? Dertig minuten? Veertig?
- Waarmee ga ik de taak doen? Ken ik de tool goed genoeg om de taak snel mee uit te voeren? Of kan ik kiezen voor een andere tool?
Vervolgens bekijk je onderstaande 12 tips om je taak management te optimaliseren.
1. Prioriteer je taken
Ondernemers houden vaak duizend ballen in de lucht, maar niet alles is even belangrijk. Kijk kritisch naar je takenlijstje en maak onderscheid tussen taken die onmiddellijke aandacht vereisen en taken die je kunt uitstellen.
Uitstellen zie je misschien als iets negatiefs, maar is in dit geval absoluut logisch en gezond. Je kunt nu eenmaal niet alles tegelijk doen.
2. Stel realistische doelen
Maak je doelen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Door een concreet doel te stellen, maak je de taak minder vaag en makkelijker te bereiken.
3. Gebruik de juiste tools voor taak management
Met de taak management tool van FlowQi kun je je taken eenvoudig categoriseren, je voortgang bijhouden en deadlines instellen. Het verschil met traditionele tools is dat je bij FlowQi niet alles handmatig in te voeren – dat gaat automatisch.
Hoe dat werkt? Alle belangrijke modules, zoals CRM, projectmanagement, support en sales, zijn volledig geïntegreerd. Terwijl je in deze modules werkt, worden taken automatisch aangemaakt in de tool voor taak management. Dat scheelt je een hoop dubbel werk, tijd en energie, en maakt je leven een stuk simpeler.
4. Maak gebruik van tijdsblokken (time blocking)
Time blocking is een techniek waarbij je je dag indeelt in blokken. In plaats van ’e-mail beantwoorden’ op je to-do lijstje te zetten en het ad hoc te doen zodra je tijd hebt of eraan denkt, stel je een specifieke tijd in, zoals 9.00 tot 9.30 uur.
Daarna heb je bijvoorbeeld van 9.30 tot 11.00 uur tijd om aan een project te werken, en van 11.00 tot 12.00 uur voor een vergadering. Zo geef je aan al je taken een realistische tijd. Je ziet dan precies wat je écht kunt doen op een dag – en wat niet.
5. Delegeer waar mogelijk
Als ondernemer doe je veel zelf, maar niet alles hoeft jouw verantwoordelijkheid te zijn. Kijk naar de taken die je kunt delegeren of uitbesteden. Zijn er taken op het gebied van administratie, marketing of klantenservice die je kunt uitbesteden?
6. Gebruik de 2-minutenregel
Als een taak minder dan twee minuten kost, doe het dan meteen. Vaak kost het meer mentale energie om te denken dat we een taak moeten uitvoeren, dan het daadwerkelijke uitvoeren ervan. Dus deze regel helpt je om meer ruimte vrij te maken in je hoofd – en in je agenda.
7. Plan regelmatig evaluaties in
Neem elke week of maand even de tijd om te evalueren hoe je taak management verloopt. Wat werkte goed? Wat kan beter? Zo blijf je je aanpak verbeteren en voorkom je dat je in oude gewoontes vervalt.
8. Maak je werk behapbaar
Soms kunnen grote projecten overweldigend zijn. Deel ze op in kleinere, actiegerichte taken. In plaats van een taak ‘marketingplan maken’, maak je het behapbaarder met acties zoals ‘doelen voor social media bepalen’ of ’e-mail campagne opzetten’.
9. Plan ook je pauzes in!
Je energie en gezondheid zijn net zo belangrijk als je werk, of belangrijker. Plan ook je pauzes in en zorg voor voldoende slaap, goede voeding en beweging. Taak management gaat niet alleen om het vergroten van je productiviteit, maar ook om het behoud van je gezondheid. Wanneer je goed voor jezelf zorgt, kun je beter presteren.
10. Voorkom multitasken als dat je niet ligt
Sommige ondernemers vinden het heerlijk om meerdere taken tegelijkertijd aan te pakken, en als dat goed voor jou werkt, chapeau. Bij andere mensen kan multitasking tot minder efficiëntie, psychische vermoeidheid en meer fouten leiden.
Focus je in dat geval op één taak tegelijk en werk deze volledig af. Zo kom je sneller door je taken heen en lever je beter werk op.
11. Pak moeilijke taken als eerste aan
Ben jij iemand die opziet tegen complexe taken en ze het liefst vermijdt? Soms is uitstellen gezond (als een taak minder prioriteit heeft bijvoorbeeld), maar andere keren kan het tot uitstelgedrag en onnodige stress leiden. Als een lastige taak moet worden gedaan, kun je hem net zo goed meteen aanpakken. Dan gaat de rest van de dag veel makkelijker.
12. Wees flexibel
Soms lopen dingen anders dan gepland, en dat is oké. Het is prima om je planning en doelen aan te passen wanneer dat nodig is. Flexibiliteit zorgt ervoor dat je niet vastloopt wanneer er onverwachte dingen gebeuren, en vermindert stress.
Conclusie
Taak management is meer dan alleen het afvinken van een to-do lijstje. Met de juiste tools voor taakbeheer krijg je controle over je werk, je energie en je tijd. Wil je de tools van FlowQi proberen? Meld je vandaag nog aan voor het BETA Program en ontdek wat FlowQi voor jouw bedrijf kan betekenen.