Wat is een projectplan: uitleg en stappenplan

Wat is een projectplan?

Met een projectplan zet je een idee om tot een concreet project met duidelijke stappen, deadlines, acties, risico’s en verantwoordelijkheden. Een project bestaat meestal uit meerdere fases (initiatie, planning, uitvoering, bijsturing en afronding), en in een projectplan schrijf je per fase welke producten of resultaten iedereen wanneer moet opleveren.

Waarom schrijf je een projectplan?

Of je nu zzp’er bent of in een grote organisatie werkt: een projectplan voorkomt dat je verzandt in losse ideeën en miscommunicatie. Je weet precies wie wat moet doen, wanneer iets moet af zijn en hoe je succes meet.

Zeker in organisaties waar meerdere mensen en afdelingen betrokken zijn, zorgt een projectplan ervoor dat iedereen weet wat hij moet doen.

Bovendien helpt een projectplan om risico’s te identificeren en te voorkomen. Je voorspelt van tevoren welke uitdagingen er kunnen zijn, zodat je daar op in kunt spelen.

Hoe schrijf je een projectplan?

1. (SMART) Doelen van je project bepalen

Stap één is om te bepalen wat je wilt bereiken. Waarom is dit project belangrijk? Wat voor doelen heb je?

• Extern: winst verdubbelen, marktaandeel vergroten, klantenbinding versterken, etc.
• Intern: 3 extra teamleden aannemen, workflows automatiseren, etc.

Maak je doelen ook SMART. Dat wil zeggen: maak ze specifiek, meetbaar, acceptabel (het moet passen bij jou en je team), realistisch en tijdgebonden.

Stel dat een overheidsorganisatie inwoners wil stimuleren om vaker de fiets te pakken. Dan is een voorbeeld van een SMART-doel:

• De gemeente wil binnen 12 maanden het aantal inwoners dat dagelijks naar het werk fietst verhogen met 20%. Dit doen we door de aanleg van drie nieuwe fietspaden, een communicatiecampagne in lokale media, en een maandelijkse fietschallenge via social media.

Waarom is dit SMART?

• Specifiek: Het doel is om meer mensen op de fiets naar het werk te krijgen.
• Meetbaar: Verhoging met 20%.
• Acceptabel: Iedereen aanvaardt dit doel.
• Realistisch: Het past binnen het budget.
• Tijdgebonden: Binnen 12 maanden.

2. Scope bepalen

Met de scope van het project bepaal je wat binnen het project valt en wat niet. Als je een nieuwe website wilt, dan kan binnen de scope nieuwe content vallen. Maar een webshop kan dan buiten de scope vallen – dat komt later.

Een duidelijke scope is nodig, omdat er altijd veranderingen zijn. Als medewerkers weten wat vooral niet binnen een project valt, dan voorkom je miscommunicatie.

Bijvoorbeeld, een projectplan zonder scope kan zijn: We willen iets doen met duurzaamheid in de wijk.

Leuk initiatief. Maar iedereen vult dat anders in. Verwachtingen kunnen dan enorm uiteen lopen en dat betekent chaos.

Een projectplan met scope helpt om dat te voorkomen:

Bijvoorbeeld: we willen binnen 6 maanden 2 groene daken realiseren op basisscholen in de Schilderswijk, als pilot voor ons duurzame wijkprogramma.

• Binnen de scope: 2 groene daken aanleggen op basisscholen in de Schilderswijk
• Buiten de scope:
  • Groene daken op andere gebouwen, zoals buurthuizen of flats
  • Onderwijsprogramma’s of lespakketten over duurzaamheid
  • Acties in andere wijken dan de Schilderswijk
  • Verdere uitrol van het project na deze pilot
  • Structureel onderhoud na oplevering (dat kan apart geregeld worden)
  • Bewonersbijeenkomsten over klimaatadaptatie in bredere zin

3. Indicatoren voor succes vaststellen

Behalve de doelen en de scope van een project, moet je ook weten hoe je gaat meten of je het doel hebt bereikt of niet.

Want wanneer is een project geslaagd? Wat bepaalt of een project is mislukt of geslaagd?

Sommige resultaten zijn direct meetbaar en zichtbaar, andere zijn wat subtieler.

• Het project is opgeleverd binnen de afgesproken tijd.
• Het project is binnen het budget gebleven.
• Alle afgesproken deliverables zijn opgeleverd zoals afgesproken.
• De vooraf opgestelde doelen zijn behaald (bijv. 20% meer omzet).
• Het eindresultaat wordt écht gebruikt.
• Interne of externe gebruikers zijn tevreden.
• De klanttevredenheid is gestegen.
• Stakeholders (zoals leidinggevenden, gebruikers of klanten) waren positief.
• Er is intern draagvlak ontstaan voor een nieuwe manier van werken.
• Het project draagt bij aan de grotere missie of visie van de organisatie.

Stel dat een ngo, zoals de Plastic Soup Foundation, een bewustwordingscampagne heeft over het gebruik van plastic. Hun doel is om mensen bewust te maken van hoeveel plastic ze gebruiken.

Dat is misschien wat lastiger te meten, maar ook hier zijn indicatoren voor. Bijvoorbeeld:

• Er zijn 10.000 mensen bereikt via sociale media.
• Er waren 1200 aanmeldingen voor de challenge.
• 85% van de deelnemers zegt bewuster met plastic om te gaan.
• Er was een goede samenwerking met vrijwilligers en partners.
• De campagne wordt volgend jaar opnieuw gebruikt.

4. Lijst van deliverables maken

Wat zijn de concrete resultaten die je aan het einde van een project wilt opleveren? Dit zijn de deliverables: alles wat je aanlevert, oplevert of overdraagt. Dat kan een product zijn, een rapport, training, website, evenement, een app, etc.

Als we het voorbeeld nemen van de gemeente die 2 groene daken op basisscholen in de Schilderswijk wil aanleggen, dan kunnen deliverables zijn:

• Een selectie- en intakeverslag van de twee basisscholen
• Twee volledig aangelegde groene daken
• Een fotoverslag van het aanlegproces (voor communicatie en rapportage)
• Een evaluatierapport over het verloop en de resultaten van de pilot
• Een voorstel voor vervolgproject (optioneel)

Deliverables zijn duidelijk omschreven, tastbaar, afgesproken en afgebakend (je weet wanneer het af is).

5. Budget & middelen bepalen

Ook moet je bepalen wat je nodig hebt om je project te laten slagen. Met welke middelen kun je de doelen van je projectplan bereiken? Denk aan:

• Mankracht: projectleiders, coördinator, teamleden, specialisten, vrijwilligers, externe partners, leveranciers (en hoeveel uur en dagen moet iedereen beschikbaar zijn)
• Budget: inkoop van materialen en diensten, uurloon van freelancers, promotiebudget, reis- en locatiekosten, printkosten, etc.
• Materialen (fysiek of digitaal): locatie, laptops, beamers, camera’s, software voor projectmanagement, folders, etc.

6. Risico’s incalculeren

Tot slot moet je in je projectplan opschrijven wat er mis zou kunnen gaan, hoe groot die kans is, en wat je kunt doen om dat te voorkomen of op te vangen.

Denk aan alles wat het verloop, de planning of het resultaat van je project in de war kan schoppen:

• Slecht weer (bij buitenprojecten)
• Leveranciers die te laat leveren
• Ziekte of uitval van een sleutelfiguur
• Budget dat hoger uitvalt dan gedacht
• Weinig betrokkenheid vanuit de doelgroep
• Afhankelijkheid van toestemming van derden

Gratis software voor projectmanagement uitproberen?

Meld je aan voor ons BETA Program en test al onze software volledig gratis uit.