Project management software: zo krijg je grip op je werk
Project management software gebruik je om grip te krijgen op je werk. Of je nu een klein bedrijf runt of een grote onderneming aanstuurt: chaos ligt altijd op de loer. Misschien ben je een creatieve duizendpoot die van het ene idee naar het andere schiet. Of je neemt constant nieuwe projecten aan, omdat je naamsbekendheid steeds groter wordt.
Dat is superleuk, alleen kan dat soms tot stress leiden en onafgemaakte projecten. Om dat te voorkomen, helpt het om structuur aan te brengen in je werkwijze met project management tools. In dit artikel delen we tips van professionele projectmanagers, en ontdek je hoe je project management tools zelf het slimst kunt toepassen.
Table Of Contents
Wat is project management software?
Project management software gebruik je om je werk te organiseren en om samen te werken met anderen. Dankzij dit soort software weet je precies wat je moet doen, wat de status is van een project en waar je collega’s (of jij zelf) mee bezig zijn.
Zo kun je met FlowQi Project Management projecten, taken en afspraken overzichtelijk houden. Dat betekent: geen losse to-do-lijstjes meer, geen eindeloos heen en weer mailen met klanten en geen paniek meer omdat je een deadline bent vergeten.
Waarom zou je project management tools gebruiken?
Misschien denk je: ‘Ik red me wel met mijn agenda en een paar post-its’. Maar heb je weleens (of heel vaak) het gevoel dat je achter jezelf aan rent? Of achter anderen? Als je jezelf daarin herkent, is project management software echt iets voor jou.
Met project management tools kun je:
- Structuur aanbrengen: Je hebt altijd overzicht over wat er moet gebeuren, door wie en wanneer
- Tijd besparen: Je bent minder tijd kwijt aan organiseren, dus houd je meer tijd over om echt te werken
- Je communicatie verbeteren: Alles staat op één plek, dus je hoeft minder heen en weer te chatten of mailen
- Deadlines halen zonder stress: Je ziet in één oogopslag wat prioriteit heeft
Voor wie is project management software geschikt?
Projectmanagement is niet alleen iets voor grote bedrijven; ook middelgrote bedrijven of solo-ondernemers moeten hun projecten managen. Stel dat je freelance grafisch vormgever bent. Dan ben je vaak met meerdere projecten en klanten bezig.
Met FlowQi Project Management beheer je niet alleen je projecten, maar ook je klanten op één plek. Je ziet in één oogopslag wat er is gefactureerd, welke betalingen zijn ontvangen, welke taken nog openstaan, wat de deadlines zijn, en welke communicatie al heeft plaatsgevonden.
Ook kun je klanten toegang geven tot hun project, zodat ze feedback direct in de tool kunnen achterlaten. Zo raak je nooit meer een belangrijke e-mail of bijlage kwijt.
5 tips voor het verbeteren van je projectmanagement
1. Zet alles op één plek
Maak je vaak aantekeningen in je notitieboekjes of losse apps? Tijd om dat te veranderen.
De eerste stap naar professioneel projectmanagement is om project management software, zoals FlowQi, te gebruiken waarin je alles overzichtelijk kunt opslaan: taken, deadlines, en klantgegevens.
2. Breek grote projecten op in kleinere stappen
Denk aan al het werk dat je momenteel doet. Van lopende opdrachten tot je eigen projecten, zoals je marketing of administratie. Maak voor elk project een aparte ‘ruimte’ in de project management tool.
Splits grote projecten op in kleinere taken. Een project voelt vaak overweldigend omdat het groot en vaag is. Bijvoorbeeld: ‘website bouwen’. Maar wat als je het opbreekt in kleine, duidelijke stappen? Zoals:
- Design bespreken met klant
- Wireframes maken
- Homepage ontwerpen
- Feedback verwerken
Aan die taken kun je vervolgens in de project management tool een level van prioriteit geven, zodat je precies weet waarmee je kunt beginnen.
3. Automatiseer wat je kunt
Waarom zou je handmatig herinneringen sturen of elke factuur zelf maken als je dat kunt automatiseren? FlowQi Project Management kun je uitbreiden met FlowQi Invoicing, waarmee je automatisch facturen kunt sturen wanneer een project is afgerond, evenals herinneringen. Scheelt je een hoop kopzorgen.
4. Check regelmatig je voortgang
Check regelmatig hoe je ervoor staat. Welke taken lopen achter? Welke projecten gaan lekker? Door te controleren hoe je projecten gaan, kun je snel bijsturen als dat nodig is.
Werk je met een team? Met FlowQi Project Management kun je deadlines instellen, taken toewijzen (aan anderen of jezelf) en precies zien hoe ver iedereen is.
5. Houd je team (of jezelf) scherp
Communicatie is cruciaal. Zorg dat iedereen weet wat er moet gebeuren en wanneer. Als je niet met anderen werkt en zzp’er bent, stel dan reminders in voor jezelf. Zo houd je je hoofd koel, zelfs wanneer het even superdruk is.
Extra tip: Bij grotere projecten kun je werken in sprints en taken toewijzen per week.
Verschil tussen traditionele tools en FlowQi Project Management
Het grote verschil tussen traditionele project management tools en FlowQi Project Management zit in de soepele integratie met taakbeheer en CRM.
Waar tools zoals Asana of Trello zich uitsluitend richten op projectbeheer, ontbreekt de mogelijkheid om klantcontacten te beheren. Aan de andere kant zijn oplossingen zoals HubSpot wel geschikt voor klantbeheer, maar vaak veel duurder en onnodig complex.
Met FlowQi krijg je het beste van beide werelden: effectief, configureerbaar en betaalbaar – je betaalt voor wat je gebruikt, niet meer. Bovendien kun je eenvoudig andere tools koppelen als dat nodig is, zodat alles met elkaar is geïntegreerd en je nooit meer te maken hebt met versplinterde data door het gebruik van losse tools.
Conclusie
Project management software helpt grote, middelgrote en kleine bedrijven (ook zzp’ers) om efficiënter te werken, rust in hun hoofd te krijgen en meer tijd én energie over te houden. Meld je nu aan als tester voor het BETA Program van FlowQi en profiteer van de vele voordelen van professionele project management tools.