Eisenhower matrix: voorbeelden, uitleg en template

Wat is de Eisenhower matrix?

De Eisenhower matrix (in het Nederlands de urgent-belangrijk-matrix genoemd) is bedoeld om te zien welke taken prioriteit hebben. Het model heeft zijn naam te danken aan Dwight D. Eisenhower (oud-president VS), die zei dat:

“Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat urgent is, is zelden belangrijk.”

Maar waar wij dus met de Eisenhower matrix naar op zoek zijn, is naar dingen die zowel urgent als belangrijk zijn.

Dat doen we door taken te verdelen in vier kwadranten:

• Belangrijk & urgent = Meteen doen
• Belangrijk & niet urgent = Inplannen
• Niet belangrijk & urgent = Delegeren
• Niet belangrijk & niet urgent = Elimineren

Hoe moet je de Eisenhower matrix invullen?

Om wat dieper in te gaan op die kwadranten, gaan we een Eisenhower matrix invullen aan de hand van praktische voorbeelden.

1. Belangrijk & urgent = Meteen doen

In het eerste kwadrant zet je je meest belangrijke en urgente taken. Waarom zijn ze urgent? Omdat ze direct impact hebben op je bedrijf.

Bijvoorbeeld:

• Je hebt een webshop en krijgt een melding dat het betaalsysteem niet werkt. Paniek! Nou ja, geen paniek. Je moet dit probleem gewoon oplossen, anders loop je omzet mis. Maar dus wel nu, het liefst
• Je werkt als freelancer en een van je klanten heeft een spoedklus. Daar reken je meer voor dan normaal (want spoed = duurder), dus die taak krijgt prioriteit. Mits je er ruimte en tijd voor hebt, natuurlijk

2. Belangrijk & niet urgent = Inplannen

Dit zijn taken die je niet direct hoeft te doen, maar die wel bijdragen aan je bedrijfsgroei op lange termijn.

Bijvoorbeeld:

• Je hebt een marketingbureau en wilt een contentstrategie ontwikkelen voor de komende zes maanden. Hoeft niet per se vandaag, maar is wel belangrijk. Inplannen dus!
• Je bent een coach en werkt aan een online cursus. Dit kan een goede bron van inkomsten zijn op lange termijn, maar heeft geen directe deadline als het goed is

Hoe plan je die taken uit de Eisenhower matrix het beste in?

Met de tool voor taakbeheer van FlowQi. Waarom? Omdat die tool gekoppeld is aan ons intuïtieve CRM-systeem en projectmanagement. Dat geeft je de best mogelijke manier van projectmanagement.

Gratis kijken hoe onze tools werken? Meld je aan voor ons BETA Program en probeer al onze tools volledig gratis uit.

3. Niet belangrijk & urgent = Delegeren

Als je met een team werkt, ben je al gewend om taken te delegeren. Tenzij je graag controle over alles houdt. In dat geval helpt de Eisenhower matrix ook om wat meer los te laten, en taken die niet belangrijk zijn, te delegeren.

Werk je als zzp’er of freelancer? Kijk dan eens wat je kunt uitbesteden! Het is de investering vaak meer dan waard.

Bijvoorbeeld:

• Je hebt een webshop en krijgt dagelijks veel vragen over bestellingen. Kijk eens of een virtuele assistent, customer service medewerker óf AI dat voor je kan afhandelen. FlowQi biedt een Support Tool met krachtige automatiseringsfuncties, waarmee je een heleboel tijd, geld en energie bespaart
• Je moet een aantal social media posts inplannen, maar je hebt geen tijd. Creëer een team, besteed de social media posts uit aan een content creator en gebruik FlowQi om beter samen te werken

4. Niet belangrijk & niet urgent = Elimineren

Je kunt en hoeft niet alles te doen! Kijk welke taken niet belangrijk zijn en niet urgent, en streep ze gewoon lekker door. Dit zijn taken die je tijd verspillen en je niet dichter bij je doelen brengen.

Het kunnen ook gewoontes zijn of afleidingen die je onbewust veel tijd kosten. Ga dus goed na hoeveel tijd je bijvoorbeeld op social media zit (ook al doe je ‘onderzoek’), hoe lang je met kleine details bezig bent of hoe vaak je je e-mail checkt.

Bijvoorbeeld:

• Je checkt constant je social media zonder duidelijke reden. Waarom?
• Je besteedt wekelijks uren aan meetings die weinig opleveren
• Je checkt drie keer per uur je e-mail in de hoop op een leuke e-mail

Tijd om dat te veranderen! Gebruik een methode als time blocking om te voorkomen dat je jezelf verliest in afleidingen. Time blocking is een methode waarbij je je dag opdeelt in vaste tijdsblokken voor specifieke taken, zodat je gefocust blijft.

Template voor de Eisenhower matrix

Met onderstaand template kun je je eigen Eisenhower matrix invullen. Vervang simpelweg de voorbeelden door je eigen taken.

Ga nu gratis aan de slag met FlowQi Taakbeheer

Met onze tool voor taakbeheer kun je je taken makkelijk organiseren en automatiseren. Op een drukke werkdag vliegen de to-do’s je om de oren: je moet klanten opvolgen, offertes versturen, marketingtaken afronden…

Met een goede tool voor taakbeheer zie je in één oogopslag wat prioriteit heeft. Je kunt taken toewijzen, deadlines instellen en makkelijk bijhouden wat al is afgerond. Zo werk je efficiënter en voorkom je dat belangrijke dingen blijven liggen.

Wat FlowQi extra handig maakt, is dat het gekoppeld is aan ons CRM-systeem en projectmanagement tool. Dat betekent dat je al je klantgegevens, lopende projecten en taken op één platform hebt. Stuur direct een follow-up naar een klant of plan een taak in op basis van een lopend project: de mogelijkheden zijn eindeloos.

Meld je aan voor ons BETA Program en probeer al onze tools volledig gratis uit.