Digitalisering: wat is het en hoe begin je ermee?

Wat is digitalisering?

Digitalisering betekent dat je processen, documenten of communicatie niet meer op papier of handmatig doet, maar digitaal. Denk aan bonnetjes scannen in plaats van bewaren, facturen automatisch laten versturen, of informatie bijhouden in een online systeem in plaats van in een schriftje. Dit kun je allemaal doen met software, zoals FlowQi.

Praktische voorbeelden van digitalisering

Wil je het nog concreter? Hier zijn wat praktische voorbeelden van digitalisering per soort bedrijf/organisatie:

• Overheid. DigiD aanvragen, online belastingaangifte doen of via je gemeente online een verhuizing doorgeven.
• Ngo’s. Een vrijwilligersrooster beheren via een app, nieuwsbrieven automatisch versturen, of gegevens van donateurs bijhouden in een CRM-systeem.
• Middelgroot bedrijf. Offertes maken via een digitaal systeem, klanten opvolgen met geautomatiseerde e-mails, voorraad automatisch bijhouden.
• ZZP’er. Online afspraken laten boeken, automatisch factureren, documenten ondertekenen met een digitale handtekening.

Hoe begin je met digitalisering?

Als je wilt beginnen met digitalisering of je wilt je digitale transformatie uitbreiden, kijk dan naar welke dingen je het meest irritant vindt. Overal is namelijk een digitale oplossing voor te vinden.

Om het overzichtelijk te houden, begin je bij processen die jou en je team nu veel tijd kosten.

Stel jezelf de volgende vragen:

• Waarom willen we digitaliseren?
• Waar zitten onze grootste pijnpunten?
  • Wat doen we nu handmatig wat automatisch kan?
  • Waar raken we het overzicht kwijt?
  • Waar hebben we meer structuur nodig?
• Welke kansen krijgen we als we kiezen voor digitale transformatie?

1. Start met een CRM-systeem

Een CRM-systeem vormt vaak de basis van digitalisering voor elke organisatie, groot of klein. CRM staat voor Customer Relationship Management. Je beheert er de relaties met je klanten en stakeholders mee. Het helpt je om beter samen te werken en belangrijke informatie op één centrale plek te houden.

Aan je CRM kun je andere programma’s koppelen, zodat je processen kunt gaan automatiseren.

2. Zorg dat iedereen aan boord is

Digitaliseren heeft pas zin als iedereen meedoet. Het heeft de actieve betrokkenheid van alle medewerkers en stakeholders nodig. Betrek je teams bij de planning en uitvoering van de digitale transformatie, zodat je niet alleen de manier waarop mensen werken verandert, maar ook hun denkwijze.

Run je een organisatie met meerdere medewerkers, dan zijn dit een paar dingen om op te letten:

• Leg goed uit waarom je digitaliseert. Wat voor voordelen heeft het voor je medewerkers en hoe verschuift hun werk na de digitalisering?
• Betrek je team. Laat medewerkers meedenken of testen.
• Zorg voor goede uitleg en begeleiding. Niemand vindt het leuk om in een systeem te werken dat ze niet snappen.
• Maak het behapbaar. Neem kleine stapjes en laat mensen geleidelijk wennen aan de digitalisering.
• Let op toegankelijkheid. Zorg dat systemen ook bruikbaar zijn voor mensen die minder digitaal vaardig zijn. Is de software intuïtief in gebruik (zoals FlowQi)? Dan maakt dat het een stuk makkelijker.

3. Voorkom versnippering

Het is goed om je digitale transformatie behapbaar te maken en een gefaseerde aanpak te hanteren. Maar let wel op dat je geen versnipperd digitaal landschap creëert met verschillende (oude en nieuwe) systemen en applicaties. Mensen moeten dan constant schakelen tussen systemen en taken, wat hun productiviteit en focus niet ten goede komt.

Om versnippering te voorkomen, kun je programma’s aan elkaar koppelen. FlowQi is speciaal ontworpen om dit te doen – zowel met FlowQi’s eigen software als met externe software.

Begin je bijvoorbeeld met FlowQi CRM, dan kun je in een latere fase van de digitale transformatie extra tools toevoegen, zoals FlowQi Sales of Support. Wil je je e-mailprogramma of bank koppelen aan FlowQi? Dan is dat ook geen probleem.

FlowQi biedt verschillende programma’s om je bedrijf of organisatie te digitaliseren. Dit zijn goede eerste stappen:

• Klantinformatie centraliseren via FlowQi CRM
• Projecten en to-do’s bijhouden met FlowQi Taakbeheer en Projectmanagement
• Facturatie automatiseren via tools als FlowQi Facturatie
• Online documenten maken, opslaan en delen via FlowQi Docs

Kun je gratis tools gebruiken voor digitalisering?

Natuurlijk zijn er ook gratis programma’s die je kunt gebruiken voor je digitale transformatie, zoals Google Docs, Trello of Asana. Het nadeel van gratis tools is dat je alsnog moet schakelen tussen verschillende taken en tools.

Daarnaast hebben ze minder opslagruimte, minder uitgebreide beveiligingsmaatregelen, geen of beperkte automatiseringen, en soms zelfs watermerken of reclame in je documenten.

En bij sommige gratis tools (vooral sociale media en e-maildiensten) betaal je niet met geld, maar met je gegevens. Je data kan worden gebruikt voor advertenties of analyses.

Wat zijn voordelen van digitalisering?

Er zijn een heleboel voordelen aan digitalisering:

• Je bespaart tijd (minder herhalend werk)
• Je kunt klanten en stakeholders beter bedienen
• Je werkt overzichtelijker
• Je maakt minder fouten
• Je werkt makkelijker samen, ook op afstand
• Je kunt je bedrijf sneller laten groeien
• Je werkt duurzamer (minder papier en minder reizen)

Test FlowQi’s digitale tools volledig gratis

Ervaar wat onze tools voor jouw digitale transformatie kunnen doen. Meld je aan voor ons BETA Program om ze allemaal – volledig gratis – te proberen.