Hoe werkt de automatisering van bedrijfsprocessen?

Wat is het automatiseren van bedrijfsprocessen?

Het automatiseren van bedrijfsprocessen betekent dat je bepaalde taken laat uitvoeren door software in plaats van dat je het handmatig doet. Denk aan tijdrovende en repetitieve taken, zoals het automatisch versturen van facturen na een bestelling. Of een e-mail die direct wordt verzonden na een download of inschrijving.

Welke bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd?

Alle bedrijfsprocessen die repetitief en goed voorspelbaar zijn kunnen worden geautomatiseerd. Denk aan:

• Facturatie en boekhouding
• Klantenservice
• E-mailmarketing
• Data-invoer
• Sales en leadbeheer
• Projectmanagement
• Het opstellen van documenten

Stel je voor: in plaats van elke maand handmatig facturen te versturen naar je abonnees of afnemers, doet slimme software dat automatisch voor je. Zonder handmatige input en zonder dat je ernaar hoeft om te kijken. Klinkt goed, toch? De tijd die je hiermee bespaart, kun je direct besteden aan belangrijkere (of leukere) zaken.

Andere processen die je kunt automatiseren

• Klantenservice. Je kunt veel vragen van klanten met automatische antwoorden of chatbots afhandelen, vooral bij veelvoorkomende vragen. Ook kun je automatisch feedback verzamelen en opvolgen
• E-mailmarketing. Je kunt nieuwsbrieven, follow-up e-mails, campagnes en promotionele e-mails automatisch versturen
• Sales en leadbeheer. Met CRM-systemen kun je leads automatisch opvolgen, taken toewijzen aan salesmedewerkers en gepersonaliseerde berichten versturen – zonder handmatig werk
• Facturatie en boekhouding. Je kunt het verzenden van facturen en betalingsherinneringen, evenals het registreren van betalingen, automatiseren
• Data-invoer en verwerking. Je kunt gegevens uit formulieren, enquêtes of systemen automatisch ophalen en in de juiste database plaatsen
• Projectmanagement en taaktoewijzing. Je kunt automatisch projecttaken toewijzen aan teamleden, deadlines instellen en meldingen versturen wanneer er updates zijn
• Documenten opstellen. Je kunt automatisch contracten met handtekening opstellen en veilig bewaren

Hoe werkt dat precies, dat automatiseren?

Maar hoe werkt dat precies? Hoe kun je relatief complexe taken overlaten aan software?

Door digitale workflows of scripts te creëren. Hierbij wordt elke stap in een proces zo geprogrammeerd dat de software de taken zelfstandig kan uitvoeren.

Door een workflow op te zetten, geef je aan de software instructies over wat er moet gebeuren en wanneer. Je kunt bijvoorbeeld een ’trigger’ instellen, zoals een nieuwe klant die zich inschrijft, waarna automatisch een welkomstmail wordt verstuurd.

Om jouw bedrijfsprocessen te automatiseren volg je de volgende stappen:

1. Bepaal welke bedrijfsprocessen en taken je wilt automatiseren

De eerste stap is om te bepalen welke taken en stappen je wilt automatiseren. Je moet weten welke handelingen nodig zijn en in welke volgorde ze moeten worden uitgevoerd.

2. Kies geschikte software voor elk proces

FlowQi heeft alle softwaretools onder één dak, zodat je al jouw belangrijkste bedrijfsprocessen makkelijk kunt automatiseren. Wil je je e-mailmarketing automatiseren? Dat kan. Zelfs als je niet technisch bent; onze tools zijn intuïtief en gebruiksvriendelijk. Wil je je klantenservice optimaliseren? Je klantgegevens beheren? Kan allemaal.

Bekijk een overzicht van al onze software tools.

3. Stel je triggers en workflow in

Heb je een tool uitgekozen? Dan is het tijd om een aantal regels en voorwaarden op te stellen in de software. Je kunt bijvoorbeeld:

• Een ingevuld formulier automatisch doorzetten als lead voor sales/marketing
• Een supportticket aanmaken
• Een taak aanmaken voor het projectmanagementteam

4. Testen en optimaliseren

Uiteraard moet je de workflows testen voordat je de automatisering van je bedrijfsprocessen volledig inzet. Soms moet je een stap of trigger aanpassen. Ook is het slim om regelmatig te controleren of de workflows nog goed werken. Aan de hand van analyses en rapportages krijg je inzicht in hoe efficiënt de automatisering presteert.

6 krachtige voordelen van automatisering

Door bedrijfsprocessen te automatiseren, kun je:

1. Flink veel tijd besparen

Nooit meer handmatig e-mails versturen om klanten te herinneren aan hun verlaten winkelwagentjes. Nooit meer tijd verspillen aan het ophelderen van communicatieproblemen. Stel je eens voor hoeveel tijd je dat bespaart!

2. Minder fouten maken

Automatisering verkleint de kans op menselijke fouten, vooral bij het invoeren van gegevens. Zo kun je met een CRM-systeem klantgegevens automatisch invoeren en bijwerken, zodat de informatie altijd correct en up-to-date is.

3. Soepeler samenwerken

Dankzij automatisering hebben alle teamleden toegang tot dezelfde, actuele informatie. Dit voorkomt miscommunicatie en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen.

4. Taken delegeren en ownership vergroten

Teamleden weten precies wat van hen wordt verwacht, wat bijdraagt aan een sterkere ownership en een hogere productiviteit.

5. Sneller klantvragen beantwoorden

Met chatbots kun je 24/7 antwoorden geven op veelgestelde vragen. Klanten krijgen meteen hulp, zonder te hoeven wachten op een medewerker.

6. Een Agile werkcultuur bevorderen

Met automatisering kunnen teams sneller reageren op veranderingen en aanpassingen doorvoeren. Dit bevordert een Agile, ofwel wendbare en flexibele, werkcultuur.

FlowQi ~ Soepel samenwerken dankzij slimme software

Bij FlowQi geloven we in de kracht van samenwerking en heldere communicatie. We zijn ervan overtuigd dat de beste ideën ontstaan wanneer de workflow binnen een team of organisatie soepel en efficiënt verloopt. Daarvoor hebben we gebruiksvriendelijke software ontwikkeld die je direct kunt inzetten, zonder dat je uitgebreide technische kennis nodig hebt.

Wat maakt FlowQi bijzonder?

• Gebruiksvriendelijk. Je kunt gemakkelijk workflows opzetten, aanpassen en beheren
• Alles op één platform. Door CRM, taakbeheer en projectbeheer samen te brengen, helpen we organisaties om beter samen te werken en betere resultaten te behalen
• Meer dan alleen software. Achter FlowQi zitten missiegedreven ondernemers, die zich inzetten om mensen slimmer te laten werken, niet harder

Meld je aan als Early Bird

Met FlowQi automatiseer je jouw bedrijfsprocessen in enkele simpele stappen, zodat jij en je team meer ruimte hebben om te innoveren en te groeien.

Meld je nu aan om onze software te proberen!