Administratie software voor MKB: wat doet het en hoe kies je de beste?
Met software voor je administratie houd je al je zakelijke documenten, cijfers en verplichtingen overzichtelijk. Administratie bijhouden is niet echt het leukste onderdeel van je werk als ondernemer, vinden wij ook. Maar belangrijk is het wel. Gelukkig kun je het met de juiste software een stuk simpeler maken.
Tja: ’leuker kunnen we het niet maken, wel simpeler,’ laten we maar zeggen. In dit artikel lees je wat software voor je administratie kan doen en hoe je de beste tool kiest.
Table Of Contents
Wat is software voor administratie?
Software voor administratie wordt ook wel ‘backoffice-software’ genoemd. Je automatiseert er de administratieve processen in je bedrijf mee. Met deze software kun je automatisch facturen versturen, je inkomsten en uitgaven bijhouden en rapporten opstellen. Het helpt je om meer grip te krijgen op je financiën, zodat je niet in de schulden raakt.
Wie kan deze software gebruiken?
Iedereen kan gebruikmaken van software voor hun administratie, ook middelgrote bedrijven en freelancers. Zo heeft de software van FlowQi voordelen voor elk soort bedrijf:
- Grote bedrijven. Bedrijven met meerdere afdelingen hebben baat bij de uitgebreide functies, zoals integraties met andere systemen en geavanceerde rapportages.
- Middelgrote bedrijven. Middelgrote bedrijven hebben baat bij de schaalbare software voor hun administratie.
- Kleine bedrijven. Kleinere ondernemingen hebben baat bij de gebruiksvriendelijke software.
- Freelancers. Freelancers hebben baat bij de flexibele administratieve software met een scherpe prijs.
Wat kan administratie software voor je doen?
1. Automatisch facturen versturen
Stel jij altijd op de laatste dag van de maand al je facturen op? Met de Facturatie Tool van FlowQi hoef je nooit meer zelf in Google Sheets, Excel of Word een factuur te maken. Met onze software gaat dat automatisch. Zodra een project of taak is afgerond, worden facturen dankzij de koppeling met Project Management automatisch verzonden.
Er kan zelfs een herinnering worden verstuurd als een klant niet op tijd betaalt. Verkoop je fysieke producten via een webshop? Met FlowQi kun je automatisch herinneringen sturen naar klanten die hun factuur nog niet hebben betaald. Dit zorgt ervoor dat je sneller je geld krijgt.
2. Automatisch klantdata overnemen
Stel dat je als freelance tekstschrijver werkt, en je hebt net een opdracht afgerond voor een klant. In plaats van handmatig de klantgegevens in te voeren in je facturatiesysteem (zoals Google Sheets of Excel), zorgt de integratie met CRM ervoor dat alles al klaar staat.
De naam van de klant, het e-mailadres en zelfs de specificaties van de opdracht – zoals de titel van het artikel of het aantal geschreven woorden – worden automatisch toegevoegd aan je factuur.
Daarnaast kun je product- of projectinformatie koppelen. Misschien heb je meerdere tarieven, zoals €100 per blogpost of €250 voor een uitgebreide whitepaper. Zodra je de juiste opdracht selecteert in je CRM, worden de tarieven en details meteen meegenomen op de factuur. Het enige wat je nog hoeft te doen is een laatste check en op ‘verzenden’ klikken.
3. Je inkomsten en uren bijhouden
Ook kun je je boekhoudpakket of bank koppelen aan de software van FlowQi. Daardoor is het makkelijk om betalingen en openstaande facturen bij te houden. De integratie met CRM zorgt ervoor dat je direct ziet welke klanten nog moeten betalen. Zo kun je je klanten snel opvolgen, waardoor je je cashflow drastisch verbetert.
Daarnaast is het een handige tool voor je urenregistratie. Sommige ondernemers vergeten weleens hun uren bij te houden. Met FlowQi voorkom je dat je inkomsten misloopt.
4. Terugkerende facturen instellen
Stel dat je werkt als freelance webdeveloper, en je biedt maandelijkse hosting aan voor je klanten. Voor €50 per maand onderhoud je hun website en zorg je voor regelmatige updates.
Met FlowQi kun je een terugkerende factuur instellen. FlowQi genereert dan automatisch elke maand een factuur met de juiste gegevens en verzendt die direct naar je klant. Zo hoef je niet meer elke maand handmatig een factuur aan te maken.
Werk je aan langdurige projecten, zoals het maken van een webshop die meerdere maanden in beslag neemt? Je kunt ook periodieke facturen instellen, bijvoorbeeld elke maand een deel van de totale projectkosten. Hierdoor houd je een stabielere cashflow.
5. Samenwerken met je boekhouder
Heb je een boekhouder? Met de software van FlowQi kun je je boekhouder toegang geven tot je gegevens. Zo hoef je niet steeds bestanden heen en weer te mailen, en heeft je boekhouder altijd de meest actuele cijfers.
Hoe kies je de beste software voor jouw administratie?
| Aspect | Details |
|---|---|
| Functionaliteiten | Wil je automatisch facturen versturen of ook je btw-aangifte kunnen doen? Let op de functionaliteiten die de software biedt om te zien of het aansluit bij jouw behoeften. |
| Gebruiksvriendelijkheid | Kies software die intuïtief werkt en niet onnodig veel functies heeft die je toch niet gebruikt. |
| Prijs en modules | Kijk wat binnen jouw budget past, maar onthoud ook dat goede software zichzelf vaak terugverdient in tijd en gemak. |
| Koppelingen | Check of de software kan koppelen met andere tools, zoals een CRM-systeem, taakbeheer, je bank of andere tools die je gebruikt. |
| Klantenservice | Het is belangrijk dat je hulp kunt krijgen als je ergens tegenaan loopt. Kies een tool met uitstekende klantenservice. |
| Nieuwste software | Is de software gebouwd met de nieuwste technologieën? Goede administratie software moet meegaan met innovaties, zoals mobiel gebruik en werken in de cloud. |
Conclusie
Met de juiste software voor je administratie besteed je minder tijd aan het versturen van facturen en het bijhouden van je inkomsten. Meld je aan voor het BETA Program van FlowQi en ontdek hoe simpel (durven we te zeggen ’leuk’?) administratie kan zijn.