Vergelijking · Bijgewerkt

De 7 beste tools voor capaciteitsplanning in 2026

Zeven tools die de vraag beantwoorden die elk bureau op maandag stelt: wie zit vol, wie heeft ruimte, en liep vorige week zoals we hem hadden gepland. Vergeleken op wat een team van 10 echt betaalt, en dat is zelden de prijs op de voorpagina, want basislicenties, setupkosten en losse modules schuiven het bedrag op. FlowQi is ons eigen product, dus we noemen ook waar het tekortschiet.

Start gratis Bekijk de vergelijking
Serkan Ardahanli, oprichter FlowQi
Kort antwoord

Wil je alleen een gedeelde planning, dan doet Resource Guru dat voor $80 per maand voor tien mensen, met urenstaten erbij. Productive kost €110 en rekent daar budgetten en winstgevendheid bij, en is daarmee de beste koop zodra geld meetelt. Float is de verzorgde planner voor $120. Timewax is de Nederlandse specialist: je betaalt per ingeplande FTE en niet per gebruiker, maar reken op een eenmalige setup vanaf €2.000. vPlan plant ook machines en ruimtes, en komt voor tien resources met werkbelasting op €265. Simplicate is het complete bureaupakket, waar capaciteitsplanning een losse module is bovenop een basislicentie: €411. FlowQi kost €250 als alle tien worden ingepland en €150 bij zes, want wie niet wordt ingepland werkt gratis door met het CRM en de projecten waar de planning op staat.

Alle zeven naast elkaar

Prijs per maand voor een team van 10 waarin iedereen wordt ingepland en uren schrijft, zodat je gepland en gewerkt kunt vergelijken.

ToolBeste voorMinimumGratis plan10 mensen
FlowQiPlanning, uren en klanten samenGeenJa, Basic€250€150 als 6 mensen worden ingepland
Resource GuruDe simpele gedeelde planningGeenNee, 30 dagen proef$80$50 zonder urenstaten
ProductivePlanning met budget en winst3Nee, 14 dagen proef€110Budgetten inbegrepen
FloatDe verzorgde planner, eerlijk op seatsGeenNee, 30 dagen proef$120$70 zonder urenregistratie
TimewaxDe Nederlandse planningsspecialistGeenNee, proefversie€250Groei, plus setup
vPlanPlant ook machines en ruimtes5 resourcesNee, gratis proberen€265€160 zonder werkbelasting
SimplicateHet complete bureaupakket5Nee, 14 dagen proef€411Licentie, gebruikers en planningsmodule

Lijstprijzen van 20 en 21 september 2026, van de eigen prijspagina's, bij maandbetaling, exclusief btw, in de valuta van de leverancier. Per tool het goedkoopste pakket dat inplannen én uren dekt, dus een aantal staat boven zijn instapprijs. Bij Timewax komt een eenmalig implementatiebedrag vanaf €2.000. Bij Simplicate is de basislicentie van €136 en de module capaciteitsplanning van €3 per gebruiker meegerekend. Productive rekent per land een andere valuta; hier staat de europrijs.

Waar je op let bij het kiezen

Vier dingen die het bedrag op je factuur en de pasvorm bepalen, en hoe FlowQi ermee omgaat.

De prijs per persoon is niet de hele rekening

Kijk naar wat er naast het bedrag per gebruiker staat. Simplicate rekent een basislicentie van €136 per maand, Timewax een eenmalige setup vanaf €1.000 of €2.000, en vPlan verkoopt resources in bundels van 5, 10 of 15. Voor een team van tien telt dat harder dan een euro verschil per persoon.

Bij FlowQi

Geen basislicentie, geen setupkosten en geen bundels. Je betaalt €25 per gebruiker die wordt ingepland, per maand opzegbaar.

Plannen zonder uren is de helft van het verhaal

Wie wat doet plannen is pas nuttig als je later ziet wat er echt gebeurde. Bij Resource Guru, Float en vPlan zitten urenstaten een pakket hoger dan het instappakket, bij Timewax pas in Groei. Gepland naast gewerkt kost dus meer dan de kale planning.

Bij FlowQi

Inplannen en uren schrijven zitten in dezelfde module voor dezelfde prijs, dus gepland naast gewerkt is één overzicht en geen upgrade.

Betalen voor mensen die nooit worden ingepland

De meeste pakketten rekenen voor elke gebruiker in de werkruimte, ook voor de accountmanager die alleen naar de planning kijkt. Twee uitzonderingen verdienen lof: Timewax rekent per ingeplande FTE met onbeperkt gebruikers, en Float rekent per ingeplande persoon en laat gasten gratis meekijken.

Bij FlowQi

Iedereen werkt gratis in Basic met CRM, projecten en taken. Tijd & Resources reken je alleen af voor wie wordt ingepland of uren schrijft.

Een planner kent je klanten niet

Resource Guru, Float, Timewax en vPlan doen één ding goed, en dat betekent dat je klant, je projectbudget en je factuur ergens anders staan. Elke koppeling daartussen is onderhoud, en elk verschil is een overleg.

Bij FlowQi

De planning staat op dezelfde klanten en projecten als het CRM en de uren. Een gewonnen opdracht wordt een project waar je mensen op inplant, zonder iets over te typen.

De tools

Bezetting per project in FlowQi: capaciteit, geboekte, geplande en geschreven uren per medewerker, met de benutting per persoon

1. FlowQi

Ons product

Beste als maar een deel van je team wordt ingepland.

  • €250 als alle 10 worden ingepland
  • Geen minimum
  • Gratis plan
Kies FlowQi als

de planning moet staan op de klanten en projecten die je al beheert. In FlowQi zie je per project en per persoon de capaciteit, de geplande en de geschreven uren en de benutting, naast het tijdbudget waar die uren van afgaan. Iedereen werkt gratis in Basic met CRM, projecten en taken, en Tijd & Resources kost €25 per gebruiker die wordt ingepland of uren schrijft. Plan je zes van de tien in, dan is dat €150 per maand.

Minder geschikt als

je een pure planner zoekt en niets eromheen. Worden alle tien ingepland, dan doen Resource Guru en Float dat werk voor de helft of minder, en Timewax gaat dieper op prognoses en competenties. FlowQi heeft ook nog weinig openbare reviews.

Wat je krijgt en wat het kost

Sterk in

  • CRM, projecten en taken gratis voor het hele team.
  • Capaciteit, gepland, geschreven en benutting in één overzicht.
  • Tijdbudgetten per project, waar de uren van afgaan.
  • Geen minimum, geen setupkosten, geen basislicentie.

Minder sterk

  • Duurder dan een pure planner als iedereen wordt ingepland.
  • Minder diep op prognoses dan Timewax.
  • Jong product met weinig openbare reviews.

Prijzen

  • Basic: gratis, onbeperkt gebruikers.
  • Tijd & Resources: €25 per gebruiker (€20 bij jaarbetaling).
  • Facturatie: €25 per gebruiker (€20 bij jaarbetaling).
  • Core: €25 per gebruiker voor het hele team (€20 bij jaarbetaling).
Start gratis Plan een demo
De planning in Resource Guru: mensen onder elkaar, dagen naast elkaar, boekingen per project met verlof en feestdagen erin

2. Resource Guru

Goedkoopste manier om een team in te plannen en toch uren te schrijven.

  • $80 voor 10 mensen
  • Geen minimum
  • Ruimtes en materieel voor de helft
Kies Resource Guru als

je wilt dat iedereen ziet wie waar op zit, zonder een heel platform te kopen. Blackbelt kost $8 per persoon met urenstaten en rapportages; Grasshopper doet voor $5 alleen de planning. Je plant er ook ruimtes en materieel mee in, voor de helft van het tarief per persoon.

Minder geschikt als

geld onderdeel van de vraag is. De prijspagina noemt planning, urenstaten en rapportages, maar geen budgetten of facturatie, dus of de planning winstgevend was lees je ergens anders af. Website, documentatie en support zijn Engels, en je rekent af in dollars.

Sterk, minder sterk en prijzen

Sterk in

  • De makkelijkste planning op deze lijst.
  • Urenstaten en rapportages vanaf $8 per persoon.
  • Plant ook ruimtes en materieel.

Minder sterk

  • Geen budgetten of facturatie op de prijspagina.
  • Engelse support, afrekenen in dollars.

Prijzen

  • Grasshopper: $5 per persoon ($4,16 bij jaarbetaling).
  • Blackbelt: $8 per persoon ($6,67 bij jaarbetaling).
  • Master: $12 per persoon ($10 bij jaarbetaling).
Capaciteitsplanning in Productive: boekingen per persoon per dag, met overboekingen in rood

3. Productive

Beste koop zodra budget en winstgevendheid meetellen.

  • €110 voor 10 mensen
  • Minimaal 3 gebruikers
  • Budgetten in het eerste pakket
Kies Productive als

je niet alleen wilt weten wie vol zit, maar ook of het werk geld oplevert. Essential kost €11 per gebruiker, of €9,50 bij jaarbetaling, met resourceplanning, urenregistratie en budgetten in het eerste betaalde pakket.

Minder geschikt als

je met minder dan drie mensen bent, of facturen wilt maken: die zitten pas in Professional. Elk pakket vraagt drie betaalde gebruikers, en documentatie en support zijn Engels.

Sterk, minder sterk en prijzen

Sterk in

  • Planning, uren en budgetten in het eerste pakket.
  • Winstgevendheid per project, klant en persoon.
  • Support die reviewers hoog waarderen.

Minder sterk

  • Minimaal drie gebruikers.
  • Facturatie pas in Professional.

Prijzen

  • Essential: €11 per gebruiker (€9,50 bij jaarbetaling).
  • Professional: met facturatie en tariefkaarten.
  • Ultimate: op aanvraag.
De planning in Float: boekingen per persoon per dag, met een medewerker gemarkeerd op 120 procent bezetting en 5 uur overwerk

4. Float

Beste pure planner voor bureaus.

  • $120 voor 10 mensen
  • Betalen per ingeplande persoon
  • Gasten kijken gratis mee
Kies Float als

plannen het werk is en je het goed gedaan wilt hebben. Pro kost $12 per ingeplande persoon en voegt urenregistratie, kostenramingen en marge toe aan de planning; Starter doet voor $7 alleen de planning. Je betaalt alleen voor wie echt wordt ingepland.

Minder geschikt als

de factuur of het klantdossier op dezelfde plek moet staan. Float raamt kosten en marge maar factureert niet, en het is niet de plek waar je CRM woont. Documentatie en support zijn Engels, en je rekent af in dollars.

Sterk, minder sterk en prijzen

Sterk in

  • Rekent per ingeplande persoon, gasten gratis.
  • Urenregistratie en marge in Pro.
  • Veel gebruikt door bureaus, prettig in gebruik.

Minder sterk

  • Geen facturatie.
  • Urenregistratie pas in Pro.

Prijzen

  • Starter: $7 per ingeplande persoon.
  • Pro: $12 per ingeplande persoon.
  • Enterprise: op aanvraag.
De weekplanner van Timewax: bezetting per medewerker per week in procenten, met overboekingen in rood en de uren per project daaronder

5. Timewax

Beste als plannen je hoofdzaak is.

  • €250 voor 10 FTE
  • Onbeperkt gebruikers
  • Setup vanaf €2.000
Kies Timewax als

planning je grootste vraagstuk is en je vooruit wilt zien of je het werk aankunt. Je betaalt per ingeplande FTE en niet per gebruiker, dus wie alleen meekijkt is gratis. Drag-and-dropplanning en de prognose van de bezetting zitten in elk pakket; urenstaten, weekplanning en Gantt kies je erbij in Groei, €25 per FTE per maand. Nederlandstalig, met Nederlandse support.

Minder geschikt als

je klein wilt beginnen. Je neemt vooraf een jaarbundel af, de setup kost eenmalig vanaf €1.000 bij Starter en €2.000 bij Groei, en het instappakket van €15 per FTE heeft geen urenstaten. Facturatie staat niet op de prijspagina.

Sterk, minder sterk en prijzen

Sterk in

  • Planning en prognose van de bezetting.
  • Betalen per ingeplande FTE, onbeperkt gebruikers.
  • Nederlandstalig product en support.

Minder sterk

  • Urenstaten pas in Groei.
  • Jaarbundel vooraf en setup vanaf €1.000.

Prijzen

  • Starter: €15 per FTE per maand, setup vanaf €1.000.
  • Groei: €25 per FTE per maand, setup vanaf €2.000.
  • Enterprise: op maat.
FlowQi vs Timewax →
Een takenlijst in vPlan met medewerkers toegewezen per taak, en een grafiek van beschikbare, geplande en geregistreerde uren per dag

6. vPlan

Beste als je meer plant dan alleen mensen.

  • €265 voor 10 resources
  • Bundels vanaf 5 resources
  • Nederlands product
Kies vPlan als

je planning ook machines, ruimtes of voertuigen omvat. vPlan rekent per resource, en dat kan een mens of een machine zijn. Professional kost €26,50 per resource met werkbelasting en tijdregistratie; Basic doet het voor €16 met tijdregistratie maar zonder het werkbelastingoverzicht. Nederlandstalig, en bij jaarbetaling 20 procent goedkoper.

Minder geschikt als

je als dienstverlener op uren en marge stuurt. vPlan is breed opgezet, voor productie en installatie net zo goed als voor bureaus, en budgetten en facturatie staan niet op de prijspagina. Je koopt resources in bundels van 5, 10 of 15, en het instappakket van €10,50 heeft geen tijdregistratie.

Sterk, minder sterk en prijzen

Sterk in

  • Plant mensen, machines en ruimtes in één bord.
  • Werkbelasting per discipline in Professional.
  • Nederlandstalig product en support.

Minder sterk

  • Budgetten en facturatie niet op de prijspagina.
  • Werkbelasting pas in Professional.
  • Resources in vaste bundels.

Prijzen

  • Essential: €10,50 per resource.
  • Basic: €16 per resource, met tijdregistratie.
  • Professional: €26,50 per resource, met werkbelasting.
  • Enterprise: op aanvraag.
De planning in Simplicate: uren per medewerker per week naast de beschikbare capaciteit

7. Simplicate

Beste als je het hele bureau op één Nederlands pakket wilt.

  • €411 voor 10 mensen
  • Minimaal 5 gebruikers
  • Basislicentie €136
Kies Simplicate als

je CRM, projecten, uren, facturatie en HRM in één Nederlands pakket wilt, met een groot lokaal ecosysteem van koppelingen. Urenregistratie zit in elk pakket. Organize kost €136 basislicentie plus €24,50 per gebruiker.

Minder geschikt als

het je om de planning gaat. Capaciteitsplanning is een losse module van €3 per gebruiker per maand bovenop elk pakket, er geldt een minimum van vijf gebruikers, en de basislicentie betaal je ook als je team klein is. Voor tien mensen kom je zo op €411 per maand; bij jaarbetaling gaat daar 15 procent af.

Sterk, minder sterk en prijzen

Sterk in

  • CRM, projecten, uren, facturatie en HRM in één.
  • Groot Nederlands ecosysteem van koppelingen.
  • Urenregistratie in elk pakket.

Minder sterk

  • Capaciteitsplanning is een losse module.
  • Basislicentie van €136 en minimaal 5 gebruikers.

Prijzen

  • Organize: €136 per maand plus €24,50 per gebruiker.
  • Rise: €180 per maand plus €26 per gebruiker.
  • Optimize: €300 per maand plus €27 per gebruiker.
  • Capaciteitsplanning: €3 per gebruiker per maand extra.
FlowQi vs Simplicate →

Veelgestelde vragen

Wat is capaciteitsplanning software?

Software die laat zien wie waaraan werkt, wie ruimte heeft en of het werk dat eraan komt past bij de mensen die je hebt. Bij een dienstverlener is de capaciteit de tijd van mensen, dus de kern is een planning van mensen op projecten, met beschikbaarheid, verlof en bezetting erbovenop. De betere tools leggen ook de gewerkte uren vast, zodat je de planning kunt vergelijken met wat er gebeurde. Hoe je zo'n planning opzet, lees je in onze uitleg over [capaciteitsplanning](/nl/kennisbank/capaciteitsplanning/).

Wat kost capaciteitsplanning software voor 10 mensen?

Met inplannen en urenstaten samen, op de eigen prijzen van elke leverancier: Resource Guru $80 per maand, Productive €110, Float $120, Timewax €250 plus een eenmalige setup vanaf €2.000, vPlan €265 en Simplicate €411 inclusief basislicentie en planningsmodule. FlowQi kost €250 als alle tien worden ingepland en €150 bij zes, omdat wie niet wordt ingepland gratis doorwerkt. Prijzen van september 2026, exclusief btw.

Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en personeelsplanning?

Personeelsplanning betekent in de praktijk meestal roosteren: diensten, shifts en bezetting per locatie, zoals in de horeca, zorg en retail. Daar zijn tools als Shiftbase en Dyflexis voor gemaakt. Capaciteitsplanning, het onderwerp van deze pagina, gaat over projectwerk: past het werk dat is verkocht in de uren van de mensen die het moeten doen. Een bureau heeft het tweede nodig, een restaurant het eerste.

Wat is een goede simpele planning tool?

Resource Guru is de eenvoudigste op deze lijst: een gedeelde planning van mensen en dagen, vanaf $5 per persoon, die weinig uitleg nodig heeft. Float is iets uitgebreider en net zo prettig in gebruik. Voor twee tot vijf mensen werkt een spreadsheet ook nog, tot het moment dat twee mensen hem tegelijk aanpassen.

Hoe maak je een capaciteitsplanning?

Begin met de beschikbare uren per persoon, trek verlof en vaste niet-declarabele tijd eraf, en zet daar de projecten tegenover die al zijn verkocht. Waar vraag en beschikbaarheid botsen, schuif je met deadlines of mensen. Plan op 75 tot 85 procent en nooit op 100, want er komt altijd werk tussendoor. De volledige aanpak staat in [capaciteitsplanning](/nl/kennisbank/capaciteitsplanning/), en wat een gezonde bezetting is in [bezettingsgraad](/nl/kennisbank/bezettingsgraad/).

Is er gratis capaciteitsplanning software?

Geen van de pure planners heeft een gratis plan; Resource Guru en Float bieden 30 dagen proef. FlowQi Basic is gratis voor onbeperkt gebruikers met CRM, projecten en taken, en inplannen voeg je per persoon toe. De meeste kleine teams die gratis willen komen in Excel uit, en dat werkt tot een man of vijf.

Welke capaciteitsplanning software is Nederlandstalig?

Timewax, vPlan, Simplicate en FlowQi zijn Nederlandse producten met Nederlandse support. Resource Guru, Float en Productive zijn internationale producten met Engelse documentatie en support, en de eerste twee rekenen af in dollars. Voor een bureau met internationale klanten is dat zelden een bezwaar, voor een team dat liever in het Nederlands werkt wel.

Heb ik een losse planner nodig of een compleet pakket?

Een losse planner is genoeg als de planning je enige vraag is en je klanten, budgetten en facturen elders goed geregeld zijn. Een compleet pakket loont zodra dezelfde klant door meerdere stappen loopt, van offerte naar project naar uren naar factuur, want dan kost het overtypen tussen tools meer dan het abonnement dat je bespaart. Zoek je vooral uren met planning erbij, kijk dan ook naar onze vergelijking van [urenregistratie software](/nl/compare/beste-urenregistratie-software/).

Begin gratis met je hele team

CRM en projecten gratis voor iedereen. Tijd & Resources en Facturatie alleen voor wie ze gebruikt.

Start gratis Plan een demo

Hoe we vergeleken: prijzen van de eigen prijspagina's op 20 en 21 september 2026. Het scenario is een team van 10 waarin iedereen wordt ingepland en uren schrijft, want een planning die je niet kunt vergelijken met wat er gebeurde is een half hulpmiddel. Per leverancier namen we het goedkoopste pakket dat beide dekt, met vaste kosten en losse modules erbij: daarom staat Simplicate op €411 en niet op zijn prijs per gebruiker, en vPlan op Professional. Bij Timewax komt een eenmalige setup bovenop het maandbedrag. Alle prijzen per maand, bij maandbetaling, exclusief btw, in de valuta van de leverancier. Schermafbeeldingen van andere pakketten komen van hun eigen websites; die van Timewax en vPlan uit hun productvermelding bij Capterra.

Bronnen