Toekomstbestendige tips en tools voor projectmanagement
De manier waarop we projecten managen is fundamenteel veranderd door de ontwikkeling van AI en digitalisering. Ouderwets projectmanagement werkt niet meer. Vraag dat maar aan de Nederlandse overheid, die jaarlijks zo’n 5-6 miljard euro kwijt is aan mislukte IT-projecten.
Wil je je projecten succesvol managen, dan moet je zelf ook verandering omarmen. In dit artikel kijken we daarom naar duurzame, toekomstbestendige tips en tools voor succesvol projectmanagement.
Table Of Contents
(Financiële) gevolgen van falend projectmanagement
De (financiële) gevolgen van falend projectmanagement variëren per sector, maar ze hebben gemeenschappelijke uitkomsten:
- vertragingen
- overschrijdingen van het budget
- gemiste kansen
- reputatieschade
- verloren omzet
- beschadigde klantrelaties
- schadeclaims
Voor kleine bedrijven en zzp’ers kan het betekenen dat een project niet rendabel is, of erger nog, dat ze het bedrijf moeten sluiten door de financiële gevolgen.
Maar hoe groter het project en de sector, hoe ingrijpender de schade – en hoe meer het kost om weer op de rails te komen. Daarom is succesvol projectmanagement zo belangrijk.
Toekomstbestendige tips voor projectmanagement
1. Aanpassen aan de medewerkers, niet andersom
Volgens topmanager en auteur Saskia Van Uffelen moeten bedrijven zich aanpassen aan hun mensen, de nieuwe generatie – niet andersom.
De jongere generatie werkt flexibel, zelfstandig en vaak voor meerdere werkgevers tegelijk. Hun kijk op werk is anders dan die van de generaties ervoor. En dus moeten organisaties meebewegen als ze hun talent willen behouden.
“Controlerend leiderschap werkt niet meer, dat moet vertrouwend leiderschap worden. Dat geldt voor CEO’s, maar evengoed voor partijvoorzitters, voor eerste ministers, voor rectoren van universiteiten, en ga zo maar door.”
Leidinggeven wordt faciliteren. Mensen willen verantwoordelijkheid, autonomie en zingeving. Geef ze dat, en je krijgt betrokkenheid terug.
2. Adoptie van AI en digitalisering
Een van de redenen dat veel IT-projecten bij de Nederlandse overheid mislukken, is omdat ze werken met verouderde systemen.
Volgens IT-mediator prof.dr. Hans Mulder is “terugkeren naar de harde schijf thuis […] een stap achteruit als je topprestaties wilt leveren. Ik zie medewerkers bij de Belastingdienst die zich schamen en dat kan natuurlijk niet.”
Digitalisering en moderne tools voor projectmanagement zijn geen ’luxe’. Ze zijn pure noodzaak voor succesvol projectmanagement. Zeker als je met jongere medewerkers werkt, die niet met oude systemen willen werken.
Met digitale tools heb je je jongere medewerkers aan boord en kun je efficiënter samenwerken. Daarnaast helpt AI je om sneller te werken, patronen te herkennen en knelpunten te voorspellen. Voor goed projectmanagement is dat onmisbaar.
3. Focus op emotionele intelligentie
Je kunt nog zo’n strak plan hebben, maar als het team niet lekker draait of er onuitgesproken frustraties zijn, dan loopt alles vast. Een projectmanager met een hoge EQ voelt spanningen aan, communiceert empathisch en zorgt ervoor dat iedereen zich gehoord voelt.
Bovendien gaat projectmanagement zelden vlekkeloos. Als projectmanager is het belangrijk om kalm te blijven in lastige situaties, prioriteiten te stellen onder druk en je team gerust te stellen wanneer het tegenzit. Dat is wat leiders betrouwbaar maken.
4. Data-gedreven besluitvorming
Dankzij data-analyse zie je sneller waar het project spaak loopt en waar je moet bijsturen. Je onderbouwt beslissingen met feiten, in plaats van onderbuikgevoelens.
Daarnaast helpt het visualiseren van de data om het begrijpelijk te maken voor collega’s zonder technische achtergrond. Digitale projectmanagement tools maken dat supermakkelijk. Zo genereer je met FlowQi Projectmanagement automatisch rapportages met visuele overzichten van je tijdsbesteding, voortgang of budget.
5. Duurzaamheid en Environment Social Governance
Tot slot is de vraag bij succesvol projectmanagement niet alleen wat je oplevert, maar ook hoe. Hoe beïnvloedt het de organisatie, de mensen, het milieu, de samenleving?
Elk project heeft een ecologische en sociale voetafdruk. Denk aan energieverbruik, afval, transport of werkdruk. Door die impact bewust te managen, draag je bij aan een gezondere werkomgeving (+ organisatie) en een gezondere planeet.
Fundamentele tools voor projectmanagement in één platform
Wanneer je een project opstart, komt er veel op je af. Je moet een projectteam samenstellen, een gedetailleerd projectplan opstellen, stakeholders identificeren en betrekken, en een communicatieplan opstellen. En nog zo’n 100 andere dingen doen.
Wat we afraden, is om te werken met notitieboekjes en post-its. Het is vanzelfsprekend, maar het grootste nadeel van werken met papier, is dat jij de enige bent die toegang heeft tot de informatie.
Dat is net niet wat je wilt bij het managen van een project. Daarom zijn wij grote voorstanders van het gebruik van online tools voor projectmanagement. Met deze tools kun je teams, taken en doelen goed beheren, zodat iedereen op elk moment toegang heeft tot de informatie die ze nodig hebben.
Dit zijn drie fundamentele digitale tools voor succesvol projectmanagement:
- een CRM-systeem voor het beheren van klantrelaties en stakeholders
- een projectmanagement tool voor het beheren van projecten
- een taakbeheer tool voor het beheren en automatisch toewijzen van taken
Deze drie fundamentele tools zijn bij FlowQi standaard geïntegreerd in ons platform. Kies je voor FlowQi, dan krijg je niet alleen ons slimme CRM-systeem, waarmee je klantrelaties optimaal beheert, maar ook FlowQi Projectmanagement en FlowQi Taakbeheer.
Gratis uitproberen? Meld je aan als tester van ons BETA Program om al onze software gratis te testen.