Er zijn nog zo’n 10 weken tot 2027. Haal je de feestdagen eraf, dan heb je nog zo’n 8 werkweken. Wat je nu laat liggen, neem je mee naar januari, precies wanneer je eigenlijk fris aan het nieuwe jaar wilt beginnen. Deze checklist zet per onderdeel op een rij wat je checkt.

Zo maak je je klaar voor Q1

Je hoeft niet alles in één middag te doen. Verdeel de vijf onderdelen over de weken tot de kerst. Blok elke week een vast uur in je agenda en vink een paar punten af.

Bij elk onderdeel staat een voorstel voor de taken die je kunt oppakken. Maar bedenk ook zelf: welke taken lopen normaal uit tot januari, en hoe kun je die stress voor zijn?

Administratie: zijn alle uren gefactureerd?

Aan het eind van het jaar blijkt vaak dat er meer uren gewerkt zijn dan gefactureerd. Meestal doet niemand iets fout. Het gebeurt in de stappen tussen urenregistratie en factuur: uren die te laat geschreven worden, op het verkeerde project landen of met de hand worden overgezet.

Check:

  • Staan er nog uren van september of oktober open die je kunt factureren?
  • Zijn alle verstuurde facturen betaald?
  • Zijn er uren geschreven op het verkeerde project of budget?
  • Staat alles klaar voor de jaarafsluiting met je boekhouder?

Tip: plan de afspraak met je boekhouder nu al in. In januari heeft iedereen het druk.

Tarieven: wat verandert er per 1 januari?

Een tariefswijziging die je in december aankondigt, voelt voor klanten als een verrassing. Kondig je hem in november aan, dan hebben ze tijd om het mee te nemen in hun budget voor volgend jaar. Dat maakt het gesprek een stuk makkelijker.

Check:

  • Passen je tarieven nog bij de waarde die je levert en bij je kosten?
  • Welke klanten krijgen per 1 januari een nieuw tarief, en weten ze dat al?
  • Geldt de wijziging ook voor lopende retainers, of pas bij verlenging?
  • Hoe en wanneer vertel je het je klanten?

Tip: leg in één zin uit waarom het tarief verandert. Een concrete reden werkt beter dan alleen een percentage.

Deadlines en capaciteit: wat moet er echt nog af?

December is korter dan hij lijkt. Tel de feestdagen en de vrije dagen van je team eraf en kijk dan pas wat er nog past. Wat niet past, bespreek je nu met de klant, niet in de laatste week van het jaar.

Check:

  • Welke projecten moeten dit jaar nog opgeleverd worden?
  • Past dat bij de uren die je team nog heeft, met vakanties erbij?
  • Welke deadlines kun je in overleg verschuiven naar het volgende jaar?
  • Wie zit er structureel boven de 100%?

Tip: een deadline die je in november verschuift, is een afspraak. Een deadline die je op 20 december mist, is een probleem.

Klantcontracten: verlengen, aanpassen of afronden

Veel samenwerkingen lopen per kalenderjaar. Als je pas in januari naar de contracten kijkt, ben je te laat om nog iets aan de afspraken te veranderen.

Check:

  • Welke contracten lopen af op 31 december?
  • Welke samenwerkingen lopen door in 2027, en moeten de afspraken anders?
  • Met welke klanten wil je nog om tafel voor een evaluatie?
  • Zijn er klanten waarmee je beter kunt stoppen?

Tip: een evaluatiegesprek in november is ook een goed moment om het werk voor Q1 te bespreken.

Processen en tools: wat neem je mee naar 2027?

Tel eens hoeveel tools je agency gebruikt. Vaak is het er één voor sales, één voor klantcommunicatie, één voor projecten en één voor de administratie. Elke tool doet zijn eigen werk goed, maar de informatie ertussen typ je over, of je moet die in elke app steeds handmatig aanpassen.

Check:

  • Welke tools gebruik je nauwelijks?
  • Waar typ je informatie over van de ene tool naar de andere?
  • Welke abonnementen verlengen automatisch in januari, en wil je dat?
  • Zijn er nieuwe tools op de markt die beter aansluiten bij jouw manier van werken?

Tip: wil je in Q1 anders werken, maak dan al in Q4 een keuze. Een overstap heeft een paar weken nodig voordat iedereen eraan gewend is.

Plannen rond de feestdagen

Naast de vijf onderdelen zijn er drie dingen die elk jaar weer tijd kosten:

  • Zet niet alle deadlines in de laatste twee weken van december. Schep juist ruimte door ze eerder in december te plannen. Zo gaat je hele team ontspannen de feestdagen in.
  • Houd rekening met de aangevraagde vakanties van je team, zodat projecten niet stilvallen en de werkdruk niet bij de achterblijvers belandt.
  • Denk op tijd aan cadeaus voor je team en je klanten. Verzendtijden zijn in december altijd langer. Laat je het liggen, dan bezorg je jezelf alleen maar meer stress.

Hoe FlowQi helpt

Veel van deze checks gaan over dezelfde vraag: hoe stroomlijn je de informatie binnen je agency, zodat je problemen op tijd aanpakt en niet met een achterstand blijft zitten? In FlowQi staan klanten, projecten, taken en geschreven uren op één plek. Je ziet per project hoeveel tijd er is geschreven en welke taken nog openstaan, zonder eerst drie exports te maken.

Het hoeft niet allemaal perfect. Maar wie in Q4 tijd vrijmaakt, begint januari met overzicht in plaats van met een inhaalslag.