Project planning tools: zo zet je ze het beste in

Wat zijn project planning tools?

Project planning tools bestaan uit softwareprogramma’s waarmee je projecten gestructureerd kunt managen. Een voorbeeld is FlowQi CRM, onze online CRM-tool die gekoppeld is aan onze tools voor projectmanagement en taakmanagement.

Daarmee kun je:

• taken en deadlines organiseren,
• teams samen laten werken,
• middelen beheren (zoals tijd, budget of mensen);
• en overzicht houden op de voortgang van het project.

Andere voorbeelden van project planning tools zijn Trello en Asana, twee gratis online tools. Deze zijn ideaal als je op een eenvoudige manier taken en projecten wilt organiseren, of je nu alleen werkt of met een team. Heb je behoefte aan functies zoals integratie met je CRM, dan hebben deze tools beperkingen.

FlowQi CRM kan daarentegen door elke soort organisatie, van zzp’er tot grote organisatie, worden gebruikt en is geschikt voor elk soort budget. Eens kijken hoe het werkt in de praktijk? Meld je aan voor ons BETA Program, dan kun je al onze software gratis proberen.

Waarom zijn project planning tools belangrijk?

Projecten lopen vaak vertraging op of stranden door gebrekkige communicatie. Dat kost geld, tijd en energie. Van alle megagrote projecten pakt zelfs maar 0,5% goed uit. Met de juiste project planning tools vergroot je de kans op succes aanzienlijk.

Voordelen van deze tools zijn dat je:

• helder kunt communiceren over wie wat doet en wanneer,
• verwachtingen en deadlines kunt afstemmen,
• knelpunten vroegtijdig kunt signaleren;
• en het overzicht kunt bewaren, ook bij meerdere lopende projecten.

Waarom CRM, projectmanagement en taakbeheer in één tool?

FlowQi CRM is standaard gekoppeld aan projectmanagement en taakbeheer. Dat hebben we gedaan omdat een project planning tool nog beter werkt als je het combineert met een CRM-systeem en een taakbeheertool.

Hierdoor werken sales, support, uitvoering en management in één omgeving, en dat verhoogt de kans op succes significant. Dit geeft je onder andere deze voordelen:

• CRM + projectmanagement. Door gegevens van klanten, offertes en afspraken direct te koppelen aan projecten, hoef je nooit te zoeken waar iets is afgesproken.
• Projectmanagement + taakbeheer. Grote plannen hebben een duidelijke verdeling van taken nodig. Door je project direct op te breken in behapbare taken en stappen (en die toe te wijzen), voorkom je dat projecten blijven steken in de denkfase.
• CRM + taakbeheer. Heeft een klant een vraag? Dan kun je die meteen omzetten in een taak. Zo blijft communicatie niet hangen in e-mails, maar wordt er echt actie ondernomen.

5 fouten bij projectmanagement en hoe ze te voorkomen

Project planning tools zijn handig voor het succes van je project, maar het is minstens zo belangrijk om te weten welke fouten in projectmanagement vaak voorkomen en hoe je ze kunt vermijden. Hier volgens enkele veelgemaakte fouten.

1. Gebrek aan duidelijke doelen en verwachtingen

Heldere doelstellingen vormen de basis van je project. Heb je die niet, dan kan dat ertoe leiden dat iedereen een ander beeld heeft van het gewenste eindresultaat. Het gevolg daarvan is miscommunicatie, vertraging, frustratie en dubbel werk.

Begin daarom elk project met een korte en duidelijke projectbriefing. Leg vast wat het doel is, wat er nodig is om dat te halen, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer het project succesvol is.

2. Geen duidelijke taakverdeling

Als iedereen maar een beetje verantwoordelijk is, weet niemand precies wat hij of zij moet doen. Taken worden vergeten, dubbel uitgevoerd of pas opgepakt als het te laat is. Zonde!

Gebruik daarom een project planning tool met taakbeheer, zoals FlowQi. Breek het project op in concrete taken, wijs die toe aan de juiste personen en geef er deadlines aan. En check regelmatig of alles op schema ligt.

3. Slechte communicatie tijdens het project

Overleg je vaak via e-mail? Of WhatsApp? Zo ja, hoe vaak moet je terugzoeken naar informatie? Tja, als je met losse tools communiceert, dan raakt alles versnipperd. Mensen missen dan misschien cruciale updates of denken dat iets al is geregeld.

Kies daarom één tool en één centrale plek voor alle communicatie over het project. Zorg voor vaste momenten waarop je even bij elkaar komt, zoals een dagelijkse/wekelijkse korte call of stand-up.

4. Geen ruimte voor wijzigingen of problemen

Dit is een fout die je vaak ziet bij grote organisaties die nog niet Agile werken. Hun project staat vast in beton. Als er dan iets verandert, weet niemand hoe ze ermee om moeten gaan. Mensen raken in paniek en het project loopt vast.

Werk dus met een flexibele planning waarin ruimte is voor aanpassing. Maak risico’s vooraf bespreekbaar en plan marges in je tijd en budget. Je project en je schema is in een digitale tool zoals FlowQi bovendien makkelijk aan te passen.

5. Geen evaluatie achteraf

Bij projecten worden sowieso fouten gemaakt. En dat is prima, want van fouten kunnen we leren. Alleen als je achteraf geen evaluatie hebt, dan is het misschien niet duidelijk voor iedereen wat er goed ging en wat er beter kon. Wellicht maak je bij het volgende project dan weer dezelfde fouten!

Plan daarom altijd een evaluatie in na het afronden van het project. Maak hiervan een kort verslag en sla het op bij je project in je project planning tool.

Project planning tools geven je project kans op leven

Geef je projecten het leven dat ze verdienen en kies voor de juiste project planning tools. Meld je aan voor ons BETA Program en ontdek zelf (gratis!) wat FlowQi voor jouw projectmanagement kan betekenen.