Wat is processen automatiseren?

Processen automatiseren is terugkerend werk door software laten uitvoeren, zodat een mens het niet meer met de hand hoeft te doen. Het gaat om taken met vaste stappen: gegevens overnemen, een bericht sturen, een document klaarzetten, een signaal geven als iets afwijkt.

Het is iets anders dan digitaliseren. Een factuur in Word in plaats van op papier is gedigitaliseerd. Een factuur die vanzelf ontstaat uit de uren die je team heeft geschreven, is geautomatiseerd. Je kunt pas automatiseren wat al digitaal is, dus digitaliseren komt eerst.

Waarom het ook voor het mkb telt

“Geen industrie of overheid kan zonder automatisering om effectief en efficiënt haar bedrijfsprocessen uit te voeren,” zegt prof. dr. Hans Mulder van de Antwerp Management School. Hij doelt op banken, verzekeraars en webwinkels met miljoenen transacties.

Voor een bureau van twaalf mensen speelt iets anders: tijdgebrek. Elke factuur die iemand overtikt en elke planning die iemand met de hand bijwerkt, is tijd die niet naar klanten gaat. Met krapte op de arbeidsmarkt is dat de goedkoopste capaciteit die je kunt vrijmaken.

Het gaat alleen vaak mis als bedrijven te groot beginnen. Mulders onderzoek naar projectloos werken laat zien dat het wél goed gaat bij organisaties die in kleine stappen bouwen en steeds bijsturen. Dat is ook de rode draad van dit artikel.

Welke processen automatiseer je eerst?

Niet alles is de moeite waard. Een proces is een goede kandidaat als het aan vier kenmerken voldoet:

  • Het komt vaak terug. Wekelijks of vaker. Iets wat je twee keer per jaar doet, verdient de inrichting niet terug.
  • Het verloopt steeds hetzelfde. Vaste stappen, weinig uitzonderingen.
  • Fouten kosten geld. Een vergeten factuur, een dubbel geboekte collega, een lead die niemand opvolgt.
  • Er is geen oordeel voor nodig. Overnemen, versturen en signaleren kan software. Afwegen niet.

Tien voorbeelden per afdeling

AfdelingMet de handGeautomatiseerd
SalesLead uit een webformulier overtikkenLead staat direct in je CRM, met bron
SalesOnthouden dat je moet nabellenOpvolgtaak ontstaat zodra een deal van fase wisselt
ProjectenPlanning bijwerken in een spreadsheetCapaciteitsoverzicht werkt zichzelf bij vanuit de projecten
ProjectenOverboeking ontdekken als het te laat isSignaal zodra iemand boven zijn weekcapaciteit komt
UrenUren achteraf overtikken naar de factuurGoedgekeurde uren worden factuurregels
FacturatieElke maand dezelfde factuur opnieuw makenPeriodieke factuur staat vanzelf klaar
FacturatieNabellen over openstaande facturenHerinnering gaat uit na een vast aantal dagen
BoekhoudingBonnetjes overtikkenScannen en inlezen in je boekhoudpakket
HRVerlof aanvragen per mailAanvraag en goedkeuring in je HR-tool
KlantenserviceSteeds dezelfde vraag beantwoordenKennisbank of chatbot voor veelgestelde vragen

Waar FlowQi past: het is gebouwd voor de rijen over projecten, uren en facturatie. Klanten, projecten, taken en geschreven uren zitten in één systeem, en de modules voor urenregistratie, capaciteitsplanning en facturatie bouwen daarop voort. Boekhouding en HR blijven in de pakketten die je al gebruikt.

In 6 stappen beginnen

Stap 1: Maak een lijst van terugkerende taken

Wat doe je elke dag, week of maand opnieuw? Facturen versturen, dezelfde vragen beantwoorden, de planning bijwerken, uren controleren. Schrijf alles op, hoe klein het ook lijkt. Een freelance ontwerper komt uit op facturen en offertes. Een bureau op uren, planning en facturatie.

Stap 2: Bepaal welke taken tijd vreten

Zet achter elke taak hoeveel tijd hij per maand kost en wat hij oplevert. De taken die veel tijd kosten en weinig opleveren, staan bovenaan.

Stap 3: Kies één proces

Niet drie. Kies het proces dat je makkelijk kunt inrichten en waar je snel resultaat van ziet. Voor de meeste dienstverleners is dat de weg van uren naar factuur: daar zit het meeste overtikwerk en daar kosten fouten direct omzet.

Stap 4: Richt het in

Drie bouwstenen komen steeds terug:

  • Triggers. Een gebeurtenis die iets anders in gang zet. Iemand vult een formulier in, en de lead staat in je CRM.
  • Sjablonen. Voor offertes, facturen en terugkerende projecten, zodat je niet steeds dezelfde gegevens invoert.
  • Regels. “Als X gebeurt, dan Y.” Een factuur is zeven dagen over tijd, dus er gaat een herinnering uit.

Stap 5: Test en stuur bij

Automatiseren is niet instellen en vergeten. Kijk de eerste weken mee: klopt de factuur, komt de herinnering op het goede moment, begrijpt de klant wat hij krijgt? Een chatbot die verkeerde antwoorden geeft, kost meer dan hij oplevert.

Stap 6: Breid uit

Loopt het eerste proces een maand zonder omkijken, pak dan het volgende van je lijst. Zo bouw je in een jaar meer op dan met één groot project dat halverwege strandt.

Wat je beter niet automatiseert

  • Het eerste contact met een nieuwe klant. Een automatische bevestiging is prima, maar het gesprek zelf voer je.
  • Slecht nieuws. Een uitloop of een hogere factuur meld je persoonlijk, niet per sjabloon.
  • Een proces dat niet klopt. Automatiseer je een rommelig proces, dan krijg je sneller rommel. Eerst het proces rechtzetten, dan automatiseren.

Losse koppelingen of één platform?

Er zijn twee routes. De eerste: je houdt je losse tools en knoopt ze aan elkaar met een koppelplatform. Dat is flexibel, maar iemand moet de koppelingen bouwen en bijhouden, en bij elke wijziging in een van de tools kan er iets breken.

De tweede: software waarin de stappen al aan elkaar vastzitten. Dan hoef je niets te bouwen, omdat klant, project, uren en factuur bij elkaar horen. FlowQi hoort bij die tweede soort. Meer over het onderwerp lees je in ons artikel over workflow-automatisering.

Conclusie

Processen automatiseren kun je leren, en je hoeft er niet technisch voor te zijn. Begin met één taak die vaak terugkomt en steeds hetzelfde verloopt, richt die goed in, en breid pas uit als hij vanzelf loopt.

Wil je beginnen bij projecten, uren en facturen? Start gratis met Basic: CRM en projecten voor je hele team, zonder einddatum.