In 6 Stappen Starten met het Automatiseren van Processen
Als je nu zou binnenstappen bij een middelgroot bedrijf, wat denk je dan aan te treffen? Hectische telefoongesprekken en stapels papier? Bij sommige bedrijven nog wel, maar dit wordt steeds minder. Een toenemend aantal bedrijven werkt met geautomatiseerde processen, waardoor er nu meer rust op kantoor is en een georganiseerde sfeer. Heerlijk!
Hoe werkt dat in de praktijk en hoe start je als mkb-bedrijf met het automatiseren van processen? We vertellen het je in dit artikel.
Table Of Contents
Waarom we niet meer zonder automatisering kunnen
“Geen industrie of overheid kan zonder automatisering om effectief en efficiënt haar bedrijfsprocessen uit te voeren,” zegt prof. dr. Hans Mulder in een interview met Heliview. Mulder is verbonden aan de Antwerp Management School en verricht onderzoek op het gebied van automatisering.
Volgens hem kunnen vooral bedrijfsprocessen met een “hoog volume aan informatieve-intensieve transacties” niet meer zonder automatisering. Dit zijn bijvoorbeeld verzekeringen, financiële instellingen, e-commerce zoals Bol.com, luchtvaartmaatschappijen of ziekenhuizen.
Wat betekent dit voor mkb en freelancers?
Toch geldt het belang van automatisering net zo goed voor het mkb en freelancers. Waar grote bedrijven miljoenen transacties verwerken, staan kleinere ondernemers voor hun eigen uitdagingen: tijdgebrek, complexe administratie en de noodzaak om competitief te blijven. Automatisering biedt ook hier uitkomst.
Voor mkb-bedrijven kan het automatiseren van processen zoals facturering, het maken van afspraken of communicatie met de klant al een wereld van verschil maken. Daarnaast helpt het bedrijven om flexibel te blijven en beter in te spelen op onverwachte situaties, zoals krapte in de arbeidsmarkt of veranderende wetgeving.
Klein beginnen is de eerste stap naar succes
Maar het gaat niet altijd goed. Soms mislukken digitale transformatieprojecten en ontstaan er problemen. Volgens Mulder komt dat omdat bedrijven te grote projecten aanpakken en niet werken ‘met flow.’
Mulder’s onderzoek naar digitaal en projectloos werken laat zien dat bij organisaties, die projectmatig werken en waar sprake is van ‘flow’ en continue innovatie, het wel goed gaat.
Het idee van ‘flow’ is dat je begint met het bouwen van systemen op een simpele en flexibele manier, door processen en kleine softwareonderdelen op te zetten. Het doel is dat je systemen makkelijk kunt aanpassen, zonder dat je helemaal opnieuw hoeft te beginnen.
En laat dat nu precies de insteek zijn van de software van FlowQi. Met onze verschillende soorten software kun je ‘bouwen’ op een manier die het beste bij jouw bedrijf past – alles met het oog op flexibiliteit, betaalbaarheid en aanpassingsvermogen.
In 6 stappen starten met het automatiseren van processen
Doet jouw bedrijf nog niet veel met automatisering? Dan is het slim om inderdaad klein te beginnen. Hieronder leggen we je in 6 stappen uit hoe je als mkb-bedrijf of als freelancer begint met het automatiseren van je processen.
Tip: Gebruik de tools van FlowQi om jouw automatiseringsproces te starten. Meld je nu aan als tester voor het BETA Program van onze software.
Stap 1: Maak een lijst van terugkerende taken
Wat doe je elke dag, week of maand opnieuw? Denk aan het versturen van facturen, het beantwoorden van veelgestelde vragen of updaten van je medewerkers over hun taken.
Voor een freelance grafisch ontwerper kan dat het aanmaken van facturen zijn. Een yogastudio kan elke week tientallen mailtjes sturen met lessenroosters. Schrijf alles op – hoe klein het ook lijkt.
Stap 2: Bepaal welke taken tijd vreten
Stap 2 is om prioriteiten te stellen. Welke van de taken uit het lijstje die je hierboven hebt gemaakt, kosten je het meeste tijd én leveren je het minste op? Dit zijn de taken die het beste zijn om als eerste te automatiseren.
Stap 3: Kies één proces om te automatiseren
Voor zowat elke taak die je wilt automatiseren, heeft FlowQi de tools. Maar we beginnen klein. Kies dus één proces uit dat je makkelijk kunt implementeren en waar je snel resultaat van ziet.
Bijvoorbeeld:
- Een freelance tekstschrijver kan templates voor samenwerkingsovereenkomsten genereren en bijhouden met onze documenten tool.
- Een webshop kan e-mails automatiseren voor orderbevestigingen met onze e-mailmarketing tool.
- Teams kunnen makkelijk hun afspraken managen met onze tool voor taakbeheer.
Stap 4: Stel je proces in
Het instellen van een geautomatiseerd proces kost tijd, maar die investering verdien je snel terug. Begin met het inrichten van de basis. Denk hierbij aan:
- Het instellen van triggers. Triggers zijn acties die automatisch iets anders in gang zetten. Wanneer een klant een formulier invult op je website, wordt bijvoorbeeld automatisch een welkomstmail verstuurd en de klant toegevoegd aan je leads.
- Templates maken voor je e-mails, offertes of contracten. Het opstellen van templates zorgt ervoor dat je niet steeds opnieuw dezelfde informatie hoeft in te voeren.
- Werken met workflows, zoals ‘Als X gebeurt, dan Y’. Bijvoorbeeld een herinnering die automatisch wordt verstuurd als een factuur 7 dagen over tijd is.
Stap 5: Test en optimaliseer
Het automatiseren van processen is geen kwestie van ‘set it and forget it’. Test je systeem regelmatig en kijk of het werkt zoals jij wilt, of klanten het proces begrijpen of dat je het verder nog kunt stroomlijnen.
Een mkb-bedrijf dat een chatbot op de website installeert, moet bijvoorbeeld wel even checken of de antwoorden ook echt de klanten helpen.
Stap 6: Breid uit
Als je eerste proces soepel loopt, kun je verder kijken. Welke andere taken kun je aanpakken? Misschien kun je geautomatiseerde betalingsherinneringen instellen of het klantensysteem (CRM) gebruiken om je relaties beter te beheren.
Conclusie
Processen automatiseren kun je leren. Het lijkt misschien allemaal redelijk technisch, maar onze tools zijn toegankelijk voor iedereen, ook als je niet technisch onderlegd bent.
Of je nu een bedrijf met 40 werknemers runt of zzp’er bent: met bovenstaande zes stappen kun je vandaag al aan de slag. Vergeet je niet aan te melden voor ons BETA Program, om gratis onze software te testen!