Veilig online documenten delen: 10 cruciale tips
Table Of Contents
Het belang van de juiste software
Als je online je documenten wilt delen met anderen, dan heb je een betrouwbare tool nodig die alle gegevens beschermt. Want zonder de juiste software, loop je het risico om gehackt te worden.
En dat is geen kleinigheidje: vorig jaar kwamen de privégegevens van 2,5 miljoen Nederlanders openbaar terecht, vanwege één datalek bij een IT-bedrijf.
Gebruik dus een veilige tool die versleuteling gebruikt voor het online delen en opslaan van je documenten.
Daarnaast geeft een betrouwbare tool je controle over de toegangsrechten. Je bepaalt zelf wie er mag lezen, bewerken of downloaden – en je kunt die rechten ook makkelijk weer intrekken.
Wel zo fijn als je niet wilt dat oud-medewerkers of externe partners maanden later nog steeds bij je documenten kunnen.
10 dingen om op te letten om veilig online documenten te delen
1. Dubbelcheck met wie je deelt
Klinkt logisch, maar soms gebeurt het toch dat je een verkeerd e-mailadres invult. Check dus altijd goed of je bestand echt bij de juiste persoon terechtkomt.
2. Gebruik sterke wachtwoorden
Wachtwoorden als 123456, qwerty, welkom01 of password zijn nog steeds enorm populair – en daarmee ook makkelijk te raden of te kraken. Zelfs door een kind met een beetje fantasie.
Oh, en je bent ook niet de enige die je voornaam, tweede naam of achternaam met een uitroepteken gebruikt.
Kies liever een lang wachtwoord met een combinatie van hoofdletters, cijfers en symbolen. Dit kan ook een zin zijn die je makkelijk kunt onthouden.
- Extra tip: Gebruik niet één en hetzelfde wachtwoord voor al je verschillende accounts. Als dat ene wachtwoord ergens wordt buitgemaakt, lopen al je accounts gevaar.
3. Werk met tweestapsverificatie
Tweestapsverificatie – 2FA – is steeds belangrijker omdat een wachtwoord alleen niet meer genoeg is om je accounts goed te beschermen.
Tegenwoordig regelen we bijna alles online: bankzaken, werk, administratie, persoonlijke relaties… En digitale aanvallen gebeuren steeds vaker. Dat vraagt om extra beveiliging.
In België hebben ze zelfs een campagne waarmee ze iedereen willen oproepen om 2FA te gebruiken. Volgens de directeur-generaal van het Centrum voor Cybersecurity België (een van de campagneleiders) is tweestapsverificatie:
“bijna zoals een helm op de motor of een veiligheidsgordel in de auto. Zonder [tweestapsverificatie] ben je een vogel voor de kat.”
4. Versleutel je bestanden
Zonder versleuteling kunnen bestanden onderweg via het internet worden bekeken of zelfs gemanipuleerd. Zeker als je werkt via openbare wifi of onbekende netwerken, loop je risico.
Versleuteling beveiligt je bestanden en laat aan je collega’s en klanten zien dat je hun privacy en gegevens serieus neemt.
FlowQi Docs neemt dit technische stuk van je over: de bestanden die je deelt via FlowQi Docs worden automatisch versleuteld, zowel tijdens het verzenden als wanneer ze worden opgeslagen.
5. Gebruik geen openbare wifi
Openbare wifi-netwerken, zoals in cafés of op luchthavens, zijn vaak onbeveiligd. Dat betekent dat anderen op hetzelfde netwerk – waaronder hackers – mee kunnen kijken met wat jij doet.
Het liefst gebruik je geen openbare wifi voor het online delen van bestanden, maar als je echt niet anders kan, gebruik dan een VPN (Virtual Private Network).
Een VPN versleutelt je internetverbinding. Dat zorgt ervoor dat je data niet zomaar zichtbaar is voor anderen op het netwerk. Zelfs als iemand probeert mee te kijken, ziet diegene alleen onbegrijpelijke versleutelde informatie.
Het is geen garantie dat alles 100% veilig is – je moet nog steeds letten op wat je deelt, en met wie – maar het is wel een goede extra beveiligingsoptie, vooral als je op reis bent of vaak onderweg werkt.
6. Gebruik betrouwbare software
Kies voor tools die veiligheid hoog in hun vaandel hebben staan, zoals de tools van FlowQi.
FlowQi Docs werkt met ingebouwde beveiligingslagen en authentificatie, en biedt je een van de veiligste vormen van elektronisch ondertekenen. Je kunt veilig documenten online delen, opslaan, digitaal laten ondertekenen en online bewerken.
7. Geef alleen de toegangsrechten die nodig zijn
Moet iemand een bestand echt bewerken? Of is alleen lezen voldoende? Bedenk goed welke toegangsrechten je iemand wilt geven.
8. Verwijder toegang als dat niet meer nodig is
Is een project afgerond of vertrekt iemand uit je team? Trek dan ook meteen de toegangsrechten in.
9. Houd je software up-to-date
Ook als je werkt met een online tool als FlowQi Docs, die zelf automatisch wordt bijgewerkt en beveiligingspatches toepast, blijft het belangrijk om je eigen apparaten en software up-to-date te houden.
Waarom? Omdat je nog steeds vanaf je eigen computer, tablet of telefoon werkt. Als daar kwetsbaarheden in zitten (een verouderd besturingssysteem of programma), kunnen die alsnog misbruikt worden.
Zorg dat je deze software up-to-date houdt:
- Je besturingssysteem (Windows, macOS, iOS, Android)
- Browsers zoals Chrome, Safari of Firefox
- Offline programma’s zoals Word, Excel, PDF-viewers, etc.
- Beveiligingssoftware zoals antivirus of antimalware (als je dat gebruikt)
- Drivers en andere systeemcomponenten, vooral als je via je apparaat ook print, scant of bestanden opslaat
Bovendien zijn updates niet alleen voor veiligheid, maar ook voor snelheid, stabiliteit en compatibiliteit.
10. Integreer een CRM-systeem om activiteiten te loggen
Als je samenwerkt met collega’s, klanten of externe partners, wil je weten wat er gebeurt met je informatie. Zo kun je controle houden, eventuele fouten opsporen, verantwoordelijkheid verdelen en je werkproces verbeteren.
Zie je dat een klant een document nooit heeft geopend? Dan weet je dat het tijd is om op te volgen. Of als er per ongeluk iets is aangepast of verwijderd, kun je precies terugzien wie dat wanneer heeft gedaan.
Een CRM-systeem dat gekoppeld is aan je documenten, zoals FlowQi Docs standaard is gekoppeld aan FlowQi CRM, registreert dit automatisch.
FlowQi gratis uitproberen
Meld je aan voor ons BETA Program om al onze software volledig gratis uit te proberen!