Top 10 fouten bij het maken van een factuur als zzp en mkb

Top 10 fouten bij het maken van een factuur bij zzp en mkb

1. Te laat de factuur maken en versturen

Het is de laatste week van de maand. Je moet nog een paar opdrachten afronden en je hebt het gevoel dat de halve wereld aan je trekt. Aan het einde van de week heb je – goddank – al je werk af gekregen en is het eindelijk tijd voor weekend!

Oh, wacht even. Je moet je factuur nog maken en versturen. En niet eentje, nee, zes! Daar heb je geen zin in nu. Dus doe je het halverwege de nieuwe maand.

Weet je hoeveel geld dit je kost? Nee? Wij ook niet. Maar we weten wel dat het nadelig is voor je cashflow. En wel hierom:

• Latere betaling. De betalingstermijn begint pas te lopen vanaf de factuurdatum. Als je later factureert, wordt je geld ook later overgemaakt. Niet goed voor je cashflow.
• Mislopen van aanmaningskosten. Stel dat je een betalingstermijn hebt van twee weken en je bij een te late betaling 15% incassokosten rekent (dat mag), hoe later jij de factuur verstuurt, hoe later je die incassokosten in rekening kunt brengen.
• Klanten raken eraan gewend. Als je klanten merken dat je altijd later factureert, kunnen ze dit als ’normaal’ gaan beschouwen en hun betalingen uitstellen.

Hoe eerder jij je geld hebt, hoe beter het is voor je cashflow. Wil je nooit meer vergeten om je zzp factuur te maken? Gebruik de Facturatie Tool van FlowQi. Daarmee kun je automatisch facturen genereren én versturen zodra een project is afgerond.

Meld je aan als tester van ons Beta Program en probeer al onze tools, speciaal voor mkb en zzp’ers, nu volledig gratis.

2. Geen gebruik maken van facturatiesoftware

Inkoppertje: veel ondernemers maken niet eens gebruik van tools of software! Ze blijven zelf knoeien met Word of Excel, terwijl er software bestaat waarmee je jezelf een hoop tijd bespaart. Niet alleen tijd trouwens; ook frustratie en energie.

Maak het jezelf makkelijker en zet die stap naar de digitalisering van je bedrijf. Het is niet moeilijk, het is niet duur, het is niet onpersoonlijk. Door je facturen te maken met software, kun je juist méér tijd investeren in je relaties en in je klantenbinding.

3. Niet op tijd opvolgen bij te late betalingen

Je hebt de factuur gestuurd, maar het geld komt niet binnen. Wat nu? Zoals we bij punt 1 al zeiden: je mag nu een herinneringsmailtje sturen naar je klant. Daarin kun je ook zetten dat je 15% aanmaningskosten in rekening brengt als het bedrag voor een bepaalde datum niet binnen is.

Vind je het lastig om dat handmatig te doen? Weet je niet zeker hoe je het onder woorden moet brengen? Met onze Facturatie Tool kun je automatisch herinneringen versturen en je opvolging inplannen, zodat je er niet meer over hoeft na te denken én sneller betaald krijgt.

4. Geen uniek factuurnummer gebruiken

Elke factuur moet een uniek factuurnummer hebben volgens de Belastingdienst. Daarnaast is het ook handig voor je eigen administratie en voor dat van je klant. Gebruik een logisch systeem, zoals 2025001, 2025002, etc.

5. Verkeerde of ontbrekende gegevens

Let op dat je de juiste bedrijfsgegevens, btw-nummer en KvK-nummer op je factuur hebt staan. Zonder deze gegevens kan je klant de factuur weigeren. Wil je zeker weten dat alles altijd correct staat aangegeven op elke factuur? Maak je facturen met de digitale tools van FlowQi en voorkom fouten.

6. Geen duidelijke omschrijving van de diensten

Een van de andere dingen die wettelijk verplicht op een factuur moeten staan, is een omschrijving van de diensten die je hebt geleverd. Geef dus een duidelijke omschrijving van het geleverde werk of product, inclusief aantallen of uren, en tarieven.

Dit is een voorbeeld van een factuur van een grafisch vormgever (let op dat het woord ‘factuur’ er ook op staat):

FACTUUR

Afzender:
[Naam]
[Bedrijfsnaam]
[Adres]
[Postcode & plaats]
[E-mailadres]
[Telefoonnummer]
[KvK-nummer]
[BTW-nummer]
[IBAN]

Factuurgegevens:
Factuurnummer: 2025-001
Factuurdatum: 1 februari 2025
Betalingstermijn: 14 dagen (vóór 15 februari 2025)

Ontvanger:
[Naam klant]
[Bedrijfsnaam klant]
[Adres]
[Postcode & plaats]

Betaalgegevens:
Gelieve het totaalbedrag over te maken naar:
IBAN: [Jouw IBAN]
Ten name van: [Jouw bedrijfsnaam]
Onder vermelding van: Factuurnummer [2025-001]

7. Onjuiste btw-berekening

Een foutje in de btw kan je duur komen te staan. Reken je 9% of 21% btw? Moet je überhaupt btw rekenen? Vergeet ook niet om het btw-bedrag en het totaalbedrag inclusief btw apart te vermelden.

8. Geen betalingstermijn vermelden

Zonder duidelijke betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen) weet de klant niet wanneer je de betaling verwacht – en wanneer je aanmaningskosten in rekening kunt brengen. Zet dus een deadline op je factuur. Dat kan op verschillende manieren:

• Betalingstermijn: 14 dagen. Gelieve het bedrag te voldoen vóór [datum].
• Ik hanteer een betalingstermijn van 14 dagen. Dank je wel voor de tijdige betaling!
• De betaling dient binnen 14 dagen na factuurdatum te zijn voldaan. Neem gerust contact op bij vragen.

9. Vergeten om de factuur te versturen

Hoe dan? Tja, het gebeurt vaker dan je denkt. Een factuur die in een conceptmap blijft hangen of per ongeluk naar de verkeerde persoon wordt gestuurd, oeps! Maar dat betekent wel vertraging in je cashflow. Automatiseren is hierop wederom het winnende antwoord.

10. Geen back-up maken van je facturen

Als je administratie alleen op je laptop staat en die crasht, ben je alles kwijt. Sla je facturen veilig op met de facturatietool van FlowQi. Zo worden al je facturen automatisch bewaard en weet je altijd dat je goed zit.

Laat je factuur maken en versturen met FlowQi

Meld je aan als tester van ons Beta Program en probeer al onze bedrijfssoftware nu volledig gratis.