Uren factureren: zo maak je een urenfactuur (met voorbeeld)

Wat is uren factureren?

Bij uren factureren betaalt de klant voor de tijd die je werkelijk aan zijn opdracht hebt besteed. Je spreekt vooraf een uurtarief af, houdt tijdens het werk je uren bij en stuurt achteraf een factuur: aantal uren maal tarief, plus btw. In offertes heet dat ook wel factureren op nacalculatie of op regiebasis.

Het is de gangbare manier van afrekenen voor zzp’ers, bureaus, consultants en iedereen die vooraf niet precies weet hoeveel werk een opdracht wordt. De tegenhangers zijn de vaste prijs en de retainer. Die komen verderop aan bod, want de keuze bepaalt wat er op je factuur komt te staan.

Uren factureren in vijf stappen

1. Schrijf je uren per klant en per project

Een urenfactuur is zo goed als de registratie eronder. Schrijf je uren op de dag zelf, per klant en per project, met een korte omschrijving van wat je deed. Wie op vrijdagmiddag de week reconstrueert uit zijn agenda, komt structureel uren tekort. Meer over wat je vastlegt en waarom staat bij urenverantwoording.

Ben je zzp’er, dan heb je die registratie ook nodig voor het urencriterium van de Belastingdienst: minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming, en dat moet je kunnen aantonen.

2. Scheid facturabele van niet-facturabele uren

Niet elk gewerkt uur gaat op de factuur. Uren aan de opdracht zelf zijn facturabel, uren aan je eigen administratie, acquisitie of intern overleg niet. Markeer dat verschil al bij het schrijven, dan hoef je bij het factureren niet meer te twijfelen. Hoe je die verhouding bewaakt, lees je bij declarabele uren.

3. Groepeer de uren tot factuurregels

Een klant wil niet veertig losse tijdregels zien, maar ook niet één regel met “werkzaamheden september”. Groepeer de uren per werksoort of per fase. Elke factuurregel krijgt vier dingen: een omschrijving, het aantal uren, het uurtarief en het bedrag.

Werk je met verschillende tarieven, bijvoorbeeld een senior en een junior of strategie tegenover uitvoering, geef dan elk tarief een eigen regel. Weet je nog niet welk tarief je moet vragen, reken het dan eerst door met de uurtarief-calculator.

4. Voeg de urenspecificatie toe als bijlage

De factuur zelf blijft kort. Het detail, dus per dag wie wat heeft gedaan en hoe lang, gaat in een urenspecificatie die je als bijlage meestuurt. Een klant die kan nalezen waar de uren in zitten, betaalt sneller en belt minder vaak met vragen. Spreek vooraf af of de klant zo’n specificatie wil, en in welk detail.

5. Verstuur op een vast moment en volg de betaling

Factureer op een vast ritme: per maand, per twee weken of bij het afronden van een fase. Hoe langer je wacht, hoe slechter de klant zich het werk herinnert en hoe later je geld binnenkomt. Volgens de Belastingdienst moet een factuur uiterlijk de vijftiende dag van de maand na de levering verstuurd zijn.

Zet de betaaltermijn op de factuur. Heb je niets afgesproken, dan geldt tussen bedrijven een wettelijke termijn van dertig dagen. Houd daarna bij welke facturen openstaan en welke over hun vervaldatum zijn.

Voorbeeld van een urenfactuur

Zo zien de regels van een urenfactuur eruit voor een maand werk aan een website, met twee tarieven:

Boven die regels staan je eigen gegevens, die van de klant, het factuurnummer en de factuurdatum. Eronder de betaaltermijn en je rekeningnummer. De urenspecificatie met de losse dagen gaat mee als bijlage.

Uurtarief, vaste prijs of retainer?

Uren factureren is één van de drie gangbare manieren om werk af te rekenen. Welke je kiest, bepaalt wie het risico draagt als het werk uitloopt.

Ook bij een vaste prijs of retainer blijf je uren schrijven. Je factureert ze niet per stuk, maar je wilt wel weten of de opdracht binnen de begroting bleef. Dat vergelijk je achteraf in je nacalculatie.

Wat moet wettelijk verplicht op een factuur staan?

Een urenfactuur is een gewone factuur, dus de eisen van de Belastingdienst gelden onverkort. Een correcte factuur bevat:

• Naam en adres van jouw bedrijf en van de klant.
• Je btw-identificatienummer en je KvK-nummer.
• Factuurnummer. Uniek en doorlopend genummerd.
• Factuurdatum. De datum waarop je de factuur uitschrijft.
• Omschrijving van de geleverde dienst, met de hoeveelheid. Bij een urenfactuur is dat het aantal uren per werksoort.
• Datum of periode van de levering. Bij uren meestal de maand waarin je het werk deed.
• Bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Is een digitale factuur rechtsgeldig?

Ja. In Nederland en de rest van de EU is een digitale factuur net zo rechtsgeldig als een papieren exemplaar. Let wel op het bewaren: je moet facturen zeven jaar bewaren, en dat mag digitaal, zolang je het origineel intact houdt. Bewaar dus de pdf zoals je hem verstuurde, geen aangepaste versie.

Uren factureren in FlowQi

In FlowQi hangen uren, project en factuur aan elkaar. Een dienst krijgt in een tijdbudget een uurtarief en een afgesproken aantal uren, of een vaste prijs. Je team schrijft uren op dat budget. De factuur koppel je aan een dienst, een project of aan geschreven tijd.

Bij het maken van de factuur kies je het facturatietype: nacalculatie, vaste prijs, retainer of project. Daarna bouw je de regelitems op met omschrijving, aantal en stukprijs. Je kiest het btw-tarief (21%, 9% of 0%), een eventuele korting en een betaaltermijn van 15, 30, 45 of 60 dagen, waarna FlowQi de vervaldatum uitrekent. De factuur bekijk je als voorbeeld en download je als pdf.

Elke factuur heeft een status: concept, verstuurd, betaald of te laat. Boven de facturenlijst zie je in één oogopslag hoeveel er gefactureerd en betaald is, en hoeveel facturen over hun vervaldatum zijn. Meer over de module staat op de pagina van de facturatietool.

Twijfel je nog welke urentool bij je past, dan staan de opties met prijzen naast elkaar in de vergelijking van urenregistratie-software.

Samengevat

Uren factureren is aantal uren maal tarief, maar de kwaliteit zit in wat eraan voorafgaat. Schrijf je uren op de dag zelf, scheid facturabel van niet-facturabel, groepeer tot regels waar de klant iets mee kan, stuur een specificatie mee en factureer op een vast moment.

Start gratis met Basic: CRM en projecten voor je hele team, zonder einddatum.