Online Facturen Maken: Hoe Factureer Je Automatisch en Digitaal?

Wat is online factureren?

Het digitaal genereren, managen en verzenden van facturen valt allemaal onder online factureren. Je logt in op een platform of facturatietool, maakt een factuur aan, vult de gegevens in en verstuurt deze digitaal via de e-mail.

In vergelijking met het traditionele, handmatige maken van facturen – met papier en zo – scheelt dat enorm veel tijd. Maar het kan nog veel beter: door het automatisch te laten doen.

Hoe kun je facturen automatisch genereren en versturen?

Met software, zoals de facturatietool van FlowQ, wordt het hele proces je zo’n beetje uit de handen genomen, zodat jij of je medewerkers dat werk niet meer zelf hoeven te doen.

Wel moet je natuurlijk eenmalig de benodigde gegevens instellen, zoals de klantgegevens, producten of diensten, prijzen en het gewenste factuurschema. Vervolgens genereert de facturatietool de facturen automatisch op de juiste momenten en verstuurt ze direct naar je klanten.

5 voordelen van digitaal en automatisch factureren

1. Je bespaart een zee aan tijd (en tijd is geld)

   Sommige organisaties versturen meer dan 30.000 facturen per jaar. Als je dan alle facturen moet aanmaken, checken én versturen, ben je wel even bezig. Met het automatiseren ervan kun je wel 40 uur per week besparen – of meer!

2. Je hebt direct inzicht in wie heeft betaald en wie niet

   Met een facturatietool zoals FlowQi heb je altijd overzicht. Je kunt de tool koppelen aan je boekhoudpakket of bank, zodat je de betalingen kunt volgen. Dankzij de realtime gegevens weet je direct of er nog openstaande facturen zijn. Zo kun je ook direct een klant opvolgen met een snelle herinnering.

3. Je hoeft niet meer aan je facturatie te denken

   De facturatietool van FlowQi is gekoppeld aan een CRM-systeem en tools voor projectmanagement en taakbeheer. Dat betekent dat de tool automatisch een factuur kan verzenden, zodra de tool voor projectmanagement aangeeft dat een project is afgerond.

   Zo gaan alle facturen op tijd de deur uit, zonder dat je handmatig hoeft te schakelen tussen verschillende tools.

4. Je kunt terugkerende facturen instellen bij abonnementen

   Run je een SaaS-bedrijf of sportschool? Of een ander soort bedrijf waarbij je te maken hebt met abonnementen en terugkerende facturen? Met een facturatietool kun je makkelijk automatisch elke maand dezelfde factuur genereren en versturen, zonder dat je iets hoeft te doen. Wil je een andere frequentie, bijvoorbeeld driemaandelijks? Kan allemaal.

5. Je kunt alle gegevens automatisch laten overzetten

   Een ander voordeel van online factureren met FlowQi is dat dankzij de integratie van het CRM-systeem en productmanagement je facturen direct worden gelinkt aan je klant-, product- en contactgegevens. Dat vermindert de kans op fouten aanzienlijk.

Wat moet wettelijk verplicht op een factuur staan?

Wanneer je je facturen verstuurt, moet er volgens de Nederlandse Belastingdienst verplicht een aantal gegevens op staan. Een facturatietool controleert automatisch op deze punten, zodat je zeker weet dat je niets vergeet.

Een correcte factuur bevat de volgende gegevens:

• Naam en adres van jouw bedrijf en dat van de klant.
• KvK- en btw-nummer. Je KvK-nummer geeft aan dat je officieel geregistreerd bent.
• Factuurnummer. Elk factuurnummer moet uniek zijn en in oplopende volgorde worden gebruikt.
• Factuurdatum. Dit is de datum waarop je de factuur hebt uitgeschreven.
• Beschrijving van de geleverde dienst of het product. Je klant moet begrijpen waar hij of zij voor betaalt.
• Datum van de geleverde diensten of goederen. Wanneer heb je de diensten of goederen geleverd?
• Bedrag en btw-specificatie. Vermeld zowel het totaalbedrag zonder btw, de btw en het totaalbedrag met btw.

Is een digitale factuur rechtsgeldig?

Absoluut! In Nederland (en in heel de EU) is een digitale factuur net zo rechtsgeldig als een papieren exemplaar. Het enige waar je op moet letten, is dat je digitale facturen goed bewaard.

Volgens de Belastingdienst moet je facturen minstens zeven jaar bewaren, en dat mag gewoon digitaal – mits je ze intact houdt. Dus geen aanpassingen maken in bestanden, maar de originele pdf’s of scans bewaren.

• Tip: door je facturen te maken met een facturatietool, worden je facturen veilig opgeslagen. Je hoeft dus nooit meer in je inbox te zoeken naar verloren bestanden.

Waarom is het slim om je factuurtool te integreren met je CRM?

Doordat de facturatietool van FlowQi samenwerkt met een CRM-systeem, projectbeheer en taakbeheer, geniet je van fantastische voordelen:

• Je kunt direct klantgegevens ophalen vanuit je CRM, zodat je nooit meer handmatig adres- of contactgegevens hoeft in te vullen.
• Je kunt facturen koppelen aan projecten. Werk je met verschillende opdrachtgevers en projecten? Dan matcht de facturatietool de juiste facturen met de juiste projecten.
• Je kunt taken en deadlines inzichtelijk houden. Heb je een openstaande factuur? Dan geeft je tool voor taakbeheer je een reminder om een klant te mailen of de betaling na te kijken.

Deze integraties maken je workflow een stuk soepeler. Dat betekent: geen losse systemen meer die niet met elkaar communiceren, maar alles op één plek.

Conclusie

Digitaal je facturen maken en versturen, en dan ook nog automatisch, scheelt je een heleboel tijd en stress. Je hoeft je geen zorgen te maken over het maken van fouten of over bestanden die je niet meer kunt vinden. En alles wordt op het juiste moment verstuurd.

Probeer het zelf en meld je aan als tester voor het BETA Program van FlowQi. Dan kun je niet alleen de facturatietool, het CRM-systeem en de tools voor projectmanagement en taakbeheer testen, maar ook alle andere tools. Leer slimmer werken, niet harder!