Hoe richt je een CRM-systeem in? (Begin met deze 6 stappen)

Wat is een CRM-systeem?

CRM staat voor Customer Relationship Management. In een CRM-systeem kun je de contactgegevens van je klanten bijhouden, achtergrondinformatie over je klanten, fase in de customer journey (optioneel), contactmomenten, gemaakte deals en producten waar je klanten in geïnteresseerd zijn.

• Tip: Als je net begint, houd het dan zo simpel mogelijk. Begin bij de contactgegevens en breid het vanuit daar uit.

Het gevaar van versnipperde data

Hoeveel leads denk jij te missen? Negen op de tien? Het blijkt dat 90% van de leads bij veel bedrijven niet binnen wordt gehaald. Dat kan komen doordat marketing, klantenservice en sales niet goed op elkaar zijn afgestemd – een veel voorkomend probleem bij middelgrote tot grote organisaties.

Informatie over klanten wordt bijvoorbeeld niet gedeeld tussen marketing en de klantenservice, of andersom. Waarom niet? Omdat ze verschillende systemen gebruiken. Eentje voor CRM, eentje voor sales en eentje voor de klantenservice. Het resultaat: versnipperde data en gemiste kansen.

De oplossing? Een volledig geïntegreerd CRM-systeem

Tenzij…je een CRM-tool gebruikt die marketing, sales, klantenservice, projectmanagement en taakbeheer met elkaar verbindt. Dat biedt de volgende voordelen:

• Leads worden automatisch doorgestuurd naar het salesteam.
• Klantenservice kan met één klik alle voorgaande communicatie bekijken.
• Teams hebben toegang tot dezelfde, up-to-date informatie over klanten.

Klinkt perfect, toch? Met de software van FlowQi kan dat jouw realiteit worden. Testen? Meld je nu aan voor ons Beta Program en ontdek hoe onze effectieve business software jouw bedrijf kan transformeren.

In 6 stappen een CRM-systeem inrichten (voor mkb en freelancers)

1. Kies de juiste tool voor je CRM-systeem

Oké, first things first. Je CRM-tool. Ben je ZZP’er of run je een klein tot middelgroot bedrijf? FlowQi CRM is ontworpen met jouw behoeften in gedachten.

Ons CRM-systeem biedt standaard integraties met taakbeheer en projectmanagement, en kan eenvoudig worden uitgebreid met andere essentiële bedrijfssoftware, zoals een salestool, facturatietool of e-mailmarketing.

Wat maakt onze tools bijzonder?

• Flexibel. Je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Geen onnodige kosten, alleen functionaliteiten die voor jou waardevol zijn.
• Gebruiksvriendelijk. Geen technische kennis vereist. Iedereen in je team kan er eenvoudig mee aan de slag.
• Betaalbaar. Een oplossing die je bedrijf laat groeien zonder je budget op te slorpen.

2. Breng jouw customer journey in kaart

Wat is het proces dat iemand doorloopt vanaf het eerste contact met jouw merk tot het moment dat hij klant wordt? Dit proces noemen we de customer journey, de klantreis. Waarom is dit belangrijk om te weten? Omdat je op basis van de fase waarin jouw klant of prospect zich bevindt, je communicatie kunt afstemmen.

Er zijn vier fases in de customer journey:

• Bewustwording
• Overweging
• Aankoop
• Nazorg

In je CRM-systeem kun je automatische follow-ups instellen na een kennismaking (bewustwordingsfase) of reminders voor het salesproces (overwegingsfase). Zo voorkom je dat leads tussen wal en schip vallen.

3. Bepaal je doelen

Wat wil je bereiken met je CRM-systeem? Ja, meer omzet genereren, uiteraard. Maar laten we iets verder kijken; de ene ondernemer is namelijk de andere niet. Een freelancer heeft waarschijnlijk minder complexe doelen dan een middelgroot bedrijf.

Zo kan een tekstschrijver een CRM-tool gebruiken om bij te houden welke klanten regelmatig nieuwe opdrachten geven, zodat hij hen prioriteit kan geven. En een marketingbureau kan een CRM-tool gebruiken om leads in verschillende fasen van het salesproces te plaatsen en te zien welke deals bijna gesloten zijn.

Bepaal wat voor jouw bedrijf de doelen zijn. Dat doe je door jezelf de volgende vragen te stellen:

• Wat wil je verbeteren in je klantrelaties?
• Waar in het sales- of marketingproces verlies ik klanten of leads?
• Welke processen wil ik automatiseren?
• Welke informatie heb ik nodig om betere beslissingen te nemen?
• Welke teams of medewerkers moeten beter samenwerken?

Zo krijg je een goed beeld van je belangrijkste knelpunten. Je doelen voor je CRM-systeem worden dan concreet, zoals:

• Het verbeteren van de klanttevredenheid door gepersonaliseerde communicatie.
• Het verhogen van het aantal leads dat succesvol wordt opgevolgd.
• Het verminderen van tijdverlies door automatisering.

4. Houd het overzichtelijk

Het kan verleidelijk zijn om alles meteen in te vullen, maar we raden aan om het zo overzichtelijk mogelijk te houden. Begin met de belangrijkste gegevens, zoals:

• Contactgegevens: naam, e-mail, telefoonnummer.

• Interacties: e-mails, telefoongesprekken, afspraken.

• Status: zijn ze een (warme) lead, klant, oud-klant, ambassadeur?

• Taken: wat moet je doen? Terugbellen, een offerte sturen, een evaluatie plannen?

• Tip: Gebruik labels of categorieën. Bijvoorbeeld ‘potentiële klant’, ‘vaste klant’ of ‘ambassadeur’. Dit maakt filteren en prioriteren veel makkelijker.

5. Automatiseer waar mogelijk

Een CRM-systeem wordt pas echt goud waard als je het slim automatiseert. Denk aan:

• Automatische follow-up reminders. Zo krijg je een melding als je al een tijdje geen contact hebt gehad met een klant.
• Geautomatiseerde e-mails. Je kunt een klant automatisch bedanken na een aankoop, of op zijn verjaardag een e-mail met kortingscode versturen.

Je kunt ook een automatische herinnering instellen om drie maanden na het afronden van een opdracht, opnieuw contact op te nemen met de klant.

6. Zet al je relevante contacten in je CRM-systeem

Alle contacten die je hebt, die relevant zijn voor je bedrijf, zet je nu in je CRM-systeem. Dat kunnen huidige klanten zijn, nieuwsbriefabonnees, mensen met wie je voorheen contact hebt gehad en nog niets hebben gekocht, of oude klanten.

Kijk in je WhatsApp en in je e-mail om oude contacten op te halen. Ook al heb je al een tijd geen contact meer gehad, je kunt het contact altijd weer opnieuw oppakken. Bedenk ook dat je via je oude contacten nieuwe contacten kunt opdoen. Als freelancer kun je bijvoorbeeld om doorverwijzingen vragen.

Conclusie

Een CRM-systeem helpt je om je contacten te beheren, doelgerichter te communiceren en uiteindelijk je omzet te vergroten. Het is een onmisbare tool voor ZZP’ers, mkb en enterprises. Begin bij de basis en richt je CRM-systeem eenvoudig en overzichtelijk in.

Meld je aan voor ons BETA Program om te profiteren van onze volledig geïntegreerde CRM-tool.