3 x beste software voor een projectmanager
Een projectmanager kan zijn leven een stuk aangenamer maken met de juiste software. En niet alleen zijn leven – ook het leven van zijn of haar collega’s! Zonder goede tools loop je kans dat er communicatieproblemen ontstaan. Projecten lopen uit en iedereen schiet in de stress. Software helpt dat voorkomen.
Maar welke software heeft een projectmanager dan nodig? In dit artikel zetten we 3 van de belangrijkste tools voor je op een rij.
Table Of Contents
1. CRM-systeem (Customer Relationship Management)
Voor een projectmanager is een CRM-systeem een krachtige aanvulling op je projectmanagement. Zeker als je werkt met klanten, stakeholders of samenwerkt met meerdere teams.
Een projectmanager is de schakel tussen interne teams en externe partijen zoals klanten, leveranciers of stakeholders. Dan helpt een CRM-systeem om alle communicatie op één centrale plek bij te houden.
Een CRM-systeem houdt bij:
- Welke afspraken er zijn gemaakt
- Welke deadlines er extern gecommuniceerd zijn
- Wat de status is van elk contact of klant
Zo kun je beter verwachtingen managen en proactief communiceren als iets wijzigt in de planning.
Daarnaast verbindt een CRM-systeem sales, marketing en projectmanagement met elkaar. Voor een projectmanager van een commercieel bedrijf betekent dat je precies weet wat de klant wil, wat er beloofd is en wanneer je moet opleveren.
FlowQi CRM is speciaal ontworpen voor teams die eenvoud, overzicht en structuur nodig hebben, zonder de complexiteit van grote CRM-pakketten. Het is gebruiksvriendelijk, lichtgewicht en gebouwd met projectmatig werk in gedachten.
Enkele voordelen van FlowQi CRM voor projectmanagement:
- Klant- en projectdossiers. Je kunt klantprofielen koppelen aan projecten, taken en communicatie. Alles wat bij één klant of opdracht hoort, zit netjes in één overzicht.
- Geautomatiseerde opvolging. Met FlowQi kun je automatische herinneringen en follow-ups instellen. Als projectmanager hoef je dus niet alles handmatig bij te houden; FlowQi stuurt je vanzelf een seintje.
- Eenvoudige taakverdeling. Taken kun je koppelen aan klanten of projecten, met deadlines en verantwoordelijken.
- Snel visueel overzicht. Veel CRM-systemen zitten bomvol functies die je nooit gebruikt. FlowQi focust juist op rust en overzicht.
- Koppelingen met andere tools. FlowQi integreert met andere tools, zodat je geen losse systemen meer hoeft te combineren. Dat scheelt tijd en voorkomt dat dingen tussen wal en schip vallen.
2. Projectplanning en taakbeheer
Als projectmanager wil je direct kunnen zien wie waaraan werkt, wat de deadlines zijn en waar je achterloopt. Goede projectplanning software is dus essentieel.
Daar kun je gratis software voor gebruiken, zoals Trello. Of je kiest voor FlowQi, waarbij FlowQi CRM standaard is geïntegreerd met FlowQi projectmanagement en taakbeheer.
De voordelen van Trello zijn:
- Visueel en intuïtief, net als FlowQi. Trello werkt met een Kanban-systeem (zoals post-its op een muur). Hierdoor is het makkelijk te gebruiken, ook voor beginners.
- Flexibel in gebruik. Je kunt Trello voor bijna alles inzetten: contentplanning, to-do’s, projectfasen, eventplanning.
- Met de gratis versie komen veel freelancers best ver.
- Samenwerking in realtime. Je kunt taken toewijzen, opmerkingen plaatsen, checklists maken en bestanden toevoegen.
Maar de nadelen van Trello zijn:
- Geen CRM. Trello is geen CRM. Het houdt geen klantgegevens bij, heeft geen opvolgreminders en biedt geen centrale plek voor klantcommunicatie of verkoopprocessen.
- Weinig structuur bij groei. Als je projecten complexer worden, raakt Trello snel rommelig. Er is geen hiërarchie (zoals subprojecten of overzicht op teamniveau).
- Beperkte rapportage en inzicht. Trello biedt weinig inzicht in statistieken, voortgang per teamlid of projectprestaties zonder externe plug-ins.
- Losstaand systeem. Trello staat op zichzelf. Als je met klanten werkt, heb je alsnog een extern CRM-systeem nodig – en dan versplinter je je overzicht.
Wil je liever werken met een gebruiksvriendelijke CRM, geïntegreerd met taak- en projectmanagement? Kies dan voor FlowQi.
Dit geeft je ook de mogelijkheid om je workflows te automatiseren. Denk aan automatische opvolging, reminders, fases per projecttype, statusupdates. Erg fijn als je repeterende processen hebt zoals onboarding, offertes of sprints.
3. Communicatie en samenwerking
Misverstanden ontstaan vaak door gebrekkige communicatie. Daarom is het slim om naast e-mail ook een overzichtelijke communicatietool te gebruiken. Deze tool is uiteraard ook beschikbaar in FlowQi, zodat je met je teams altijd directe lijntjes kan behouden.
Andere communicatietools zijn:
- Slack. Voor realtime berichten, kanalen per project en koppelingen met andere tools.
- Microsoft Teams. Handig als je al werkt met Microsoft 365.
- Google Chat. Werkt samen met Google Workspace.
- Whatsapp. Geschikt voor freelancers en kleine ondernemers.
Maar in plaats van eindeloze e-mails, verschillende systemen of losse WhatsAppjes te gebruiken, kun je in FlowQi opmerkingen plaatsen bij taken, projecten en klantdossiers, zodat alles bij elkaar blijft.
Samenvattend: de beste software voor projectmanagers
Het kan al gauw overweldigend worden met alle software die er bestaat voor projectmanagers. Maar ons advies is: begin klein. Kies één tool en breid je systeem langzaam uit.
Liever houd je alles onder één dak, zodat je schakelen tussen systemen en versnipperde data voorkomt. Een goede projectmanager heeft niet per se de duurste software, maar weet hoe je slimme tools gebruikt om het overzicht te bewaren.
Meld je nu aan voor ons BETA Program om al onze tools gratis uit te proberen!