FlowQi Voorwaarden

Ingangsdatum: 24 augustus 2026 · Versie: 1.0 · Taal: Nederlands: vertaling ter informatie; de Engelse versie is bindend (artikel 25)

Deze Voorwaarden (de “Voorwaarden”) zijn van toepassing op je toegang tot en gebruik van het FlowQi-platform. Lees ze zorgvuldig. Door een account aan te maken, een Bestelformulier te ondertekenen of de Dienst te gebruiken, aanvaard je deze Voorwaarden namens de organisatie die je vertegenwoordigt.

Ga je niet akkoord, maak dan geen account aan en gebruik de Dienst niet.

1. Definities

1.1 In deze Voorwaarden hebben de volgende woorden de hier vermelde betekenis.

“Groepsmaatschappij” betekent iedere entiteit die zeggenschap heeft over een partij, onder zeggenschap staat van een partij, of onder gemeenschappelijke zeggenschap staat met een partij, waarbij “zeggenschap” het houden van meer dan 50% van de stemrechten betekent.

“Overeenkomst” betekent deze Voorwaarden samen met het Bestelformulier, de Bijlagen bij deze Voorwaarden en de Privacyverklaring, zoals beschreven in artikel 3.

“Klant”, “je” betekent de rechtspersoon of de natuurlijke persoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en die de Overeenkomst aangaat.

“Klantgegevens” betekent alle gegevens, bestanden, teksten en overige inhoud die je of je Gebruikers naar de Dienst uploaden, in de Dienst genereren of via de Dienst versturen.

“Documentatie” betekent de productdocumentatie die FlowQi algemeen beschikbaar stelt op flowqi.com en binnen de Dienst.

“FlowQi”, “wij”, “ons” betekent de contracterende entiteit die op grond van artikel 2 wordt bepaald.

“Bestelformulier” betekent het online aanmeldproces, de offerte of de schriftelijke opdracht waarin je gekozen abonnement, het aantal Gebruikers, de looptijd en de vergoedingen zijn vastgelegd.

“Dienst” betekent het software-as-a-service-platform van FlowQi, met inbegrip van de webapplicatie, de mobiele applicaties, de API’s en de daaraan gerelateerde ondersteuning die FlowQi levert.

“Abonnementsperiode” betekent de in het Bestelformulier vermelde initiële looptijd en iedere daaropvolgende verlengingsperiode.

“Gebruiker” betekent een natuurlijke persoon die je machtigt om de Dienst onder je account te gebruiken, met inbegrip van je werknemers, opdrachtnemers en vertegenwoordigers.

1.2 Kopjes dienen uitsluitend het leesgemak. “Met inbegrip van” betekent “met inbegrip van, maar niet beperkt tot”. Verwijzingen naar dagen betekenen kalenderdagen, tenzij anders vermeld.

2. Met wie je contracteert

2.1 Contracterende entiteit. De FlowQi-entiteit met wie je contracteert, het toepasselijke recht en de bevoegde rechter zijn afhankelijk van de plaats waar je organisatie is gevestigd:

2.2 Eén overeenkomst per account. Slechts één entiteit uit bovenstaande tabel is je wederpartij. Verwijzingen naar “FlowQi” in deze Voorwaarden betekenen die entiteit, en uitsluitend die entiteit heeft op grond van de Overeenkomst verplichtingen jegens jou. De overige in deze Voorwaarden genoemde entiteiten zijn geen partij bij de Overeenkomst.

2.3 Houder van de intellectuele eigendom. Alle intellectuele-eigendomsrechten op de Dienst berusten bij FlowQi B.V., Australiëlaan 5, 3526 AB Utrecht, Nederland, KvK-nummer 92923860, en worden in licentie gegeven aan je contracterende entiteit met het recht om aan jou in sublicentie te geven. Artikel 5 beschrijft de licentie die je ontvangt.

2.4 Groepsmaatschappijen. FlowQi mag haar groepsmaatschappijen en onderaannemers inschakelen voor de uitvoering van de Overeenkomst. FlowQi blijft jegens jou volledig verantwoordelijk voor hun prestaties.

2.5 Uitsluitend zakelijke klanten. De Dienst wordt uitsluitend aangeboden aan organisaties en aan natuurlijke personen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf. De Dienst wordt niet aan consumenten aangeboden. Door de Overeenkomst aan te gaan bevestig je dat je handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, en aanvaard je dat dwingendrechtelijke consumentenbeschermingsregels, waaronder een eventueel wettelijk herroepingsrecht, niet op de Overeenkomst van toepassing zijn. FlowQi kan je vragen dit aan te tonen en kan de Overeenkomst op grond van artikel 12.5 beëindigen indien je dat niet kunt.

3. De Overeenkomst

3.1 De Overeenkomst bestaat uit de volgende documenten, die bij tegenstrijdigheid in deze rangorde gelden:

1. het Bestelformulier;
2. deze Voorwaarden, met inbegrip van de Bijlagen A, B, C en D, die daarvan een integraal onderdeel vormen;
3. de Privacyverklaring op flowqi.com/privacy-notice/;
4. de Documentatie.

3.2 Je algemene voorwaarden, inkoopvoorwaarden of andere door jou voorgestelde voorwaarden zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, ook als FlowQi daartegen in een concreet geval geen bezwaar maakt.

3.3 Afwijking van deze Voorwaarden is uitsluitend bindend indien FlowQi daarmee schriftelijk heeft ingestemd.

4. Account, Gebruikers en beveiliging

4.1 Registratie. Om de Dienst te gebruiken moet je een account aanmaken en juiste, volledige en actuele registratiegegevens verstrekken. Je bent verantwoordelijk voor het actueel houden daarvan.

4.2 Leeftijd. Gebruikers moeten ten minste 16 jaar oud zijn.

4.3 Persoonsgebonden Gebruikers. Toegang wordt per met naam genoemde Gebruiker in licentie gegeven. Inloggegevens mogen niet tussen personen worden gedeeld. Je mag een Gebruikersplaats aan een andere persoon toewijzen wanneer de oorspronkelijke Gebruiker geen toegang meer nodig heeft.

4.4 Je verantwoordelijkheid voor Gebruikers. Je bent verantwoordelijk voor alle activiteit die onder je account plaatsvindt, en voor de naleving van de Overeenkomst door je Gebruikers, als betrof het je eigen handelen.

4.5 Inloggegevens. Je moet inloggegevens vertrouwelijk houden en redelijke beveiligingsmaatregelen treffen, waaronder meervoudige authenticatie waar de Dienst die aanbiedt. Je moet FlowQi zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking op de hoogte stellen via security@flowqi.com indien je vermoedt dat er onbevoegde toegang tot je account heeft plaatsgevonden.

4.6 Beheerders. Gebruikers die je als beheerder aanwijst, kunnen de Klantgegevens van alle Gebruikers in je account inzien, exporteren, beperken en verwijderen. Je bent verantwoordelijk voor wie je als beheerder aanwijst.

5. De Dienst en je licentie

5.1 Licentie. Voor de duur van de Abonnementsperiode verleent FlowQi je een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht voor jou en je Gebruikers om de Dienst te benaderen en te gebruiken voor je eigen interne bedrijfsdoeleinden, in overeenstemming met de Overeenkomst en de Documentatie.

5.2 Voorbehoud van rechten. Alle rechten die niet uitdrukkelijk zijn verleend, blijven voorbehouden. Je ontvangt uitsluitend een gebruiksrecht; er worden geen intellectuele-eigendomsrechten op de Dienst aan jou overgedragen.

5.3 Beperkingen. Je zult niet, en zult niemand anders toestaan om:

a. de Dienst te kopiëren, te wijzigen, te vertalen of daarvan afgeleide werken te maken; b. de Dienst te reverse-engineeren, te decompileren of te disassembleren, behalve voor zover dwingend recht dat toestaat en uitsluitend nadat je FlowQi schriftelijk om de benodigde informatie hebt verzocht en FlowQi die niet binnen een redelijke termijn heeft verstrekt; c. de Dienst te verhuren, te leasen, door te verkopen, in sublicentie te geven of als servicebureau aan derden beschikbaar te stellen, anders dan uitdrukkelijk overeengekomen in een Bestelformulier; d. een eigendomsvermelding te verwijderen of onleesbaar te maken; e. de Dienst te gebruiken om een concurrerend product te bouwen of om de Dienst met het oog op publicatie te benchmarken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van FlowQi; f. gebruikslimieten te omzeilen of te overschrijden, of de Dienst op een andere wijze te benaderen dan via de interfaces en API’s die FlowQi ter beschikking stelt.

5.4 Feedback. Stuur je FlowQi suggesties of ideeën over de Dienst, dan mag FlowQi deze zonder beperking en zonder vergoeding gebruiken. FlowQi zal je niet zonder je toestemming als bron daarvan noemen.

6. Aanvaardbaar gebruik

6.1 Je en je Gebruikers moeten de Dienst gebruiken in overeenstemming met de Gebruiksvoorwaarden (Acceptable Use Policy) in Bijlage A, die onderdeel uitmaakt van deze Voorwaarden.

6.2 Indien FlowQi kennis krijgt van een schending van Bijlage A, kan zij optreden op grond van artikel 14 (Opschorting). Waar FlowQi wettelijk verplicht is inhoud te verwijderen of te blokkeren, of waar een rechter of bevoegde autoriteit dat gelast, zal FlowQi dat doen en je daarover informeren, tenzij het haar verboden is dat te doen.

7. Klantgegevens

7.1 Eigendom. In de verhouding tussen jou en FlowQi ben je rechthebbende op alle Klantgegevens en op alle intellectuele-eigendomsrechten daarop. FlowQi verkrijgt geen eigendom van Klantgegevens.

7.2 Licentie aan FlowQi. Je verleent FlowQi een wereldwijde, royaltyvrije licentie om Klantgegevens te hosten, te kopiëren, te versturen, weer te geven en te verwerken voor zover nodig om de Dienst te leveren, te beveiligen en te ondersteunen, en om de wet na te leven. Deze licentie eindigt wanneer de Klantgegevens overeenkomstig artikel 15 worden verwijderd.

7.3 Je garanties. Je garandeert dat je beschikt over alle rechten, toestemmingen en rechtsgrondslagen die nodig zijn om Klantgegevens via de Dienst te laten verwerken, en dat Klantgegevens geen inbreuk maken op rechten van derden.

7.4 Back-ups aan je zijde. FlowQi maakt back-ups zoals beschreven in Bijlage B, maar die back-ups dienen de continuïteitsdoeleinden van FlowQi zelf. Zij komen niet in de plaats van je eigen bewaarplichten. Je blijft verantwoordelijk voor het bewaren van kopieën van gegevens die je wettelijk verplicht bent te bewaren.

7.5 Geaggregeerde gegevens. FlowQi mag statistische en geaggregeerde informatie genereren over de wijze waarop de Dienst wordt gebruikt, en mag die informatie gebruiken om de Dienst te exploiteren, te beveiligen en te verbeteren. Dergelijke informatie zal je, je Gebruikers of enige natuurlijke persoon nooit identificeren en zal nooit Klantgegevens bevatten of onthullen. FlowQi gebruikt Klantgegevens niet om algemeen beschikbare machine-learningmodellen te trainen.

8. Gegevensbescherming

8.1 Bij het leveren van de Dienst verwerkt FlowQi persoonsgegevens namens jou. Daarbij ben je de verwerkingsverantwoordelijke en is FlowQi de verwerker in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming, Verordening (EU) 2016/679 ("AVG"), dan wel van de gelijkwaardige toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

8.2 De verwerkersbepalingen in Bijlage C zijn op die verwerking van toepassing en vormen de schriftelijke overeenkomst die op grond van artikel 28 lid 3 AVG is vereist. Waar FlowQi met jou een afzonderlijke verwerkersovereenkomst is aangegaan, gaat die afzonderlijke overeenkomst voor op Bijlage C.

8.3 FlowQi verwerkt persoonsgegevens als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van haar accountbeheer, facturatie, beveiliging en marketing. De Privacyverklaring op flowqi.com/privacy-notice/ beschrijft die verwerking.

8.4 Voor klanten die in Turkije zijn gevestigd, worden verwijzingen in Bijlage C naar de AVG gelezen als verwijzingen naar de Turkse wet bescherming persoonsgegevens nr. 6698 (KVKK) waar die wet op de verwerking van toepassing is, en gelden de gelijkwaardige verplichtingen uit die wet.

9. Geheimhouding

9.1 Elke partij kan van de andere partij informatie ontvangen die als vertrouwelijk is aangemerkt of waarvan een redelijk handelend persoon zou begrijpen dat zij vertrouwelijk is ("Vertrouwelijke Informatie"). Klantgegevens zijn je Vertrouwelijke Informatie. De Dienst, de Documentatie en niet-openbare prijsinformatie zijn Vertrouwelijke Informatie van FlowQi.

9.2 De ontvangende partij zal Vertrouwelijke Informatie uitsluitend gebruiken voor de uitvoering van de Overeenkomst, zal deze beschermen met ten minste dezelfde zorg als zij voor haar eigen vertrouwelijke informatie hanteert en in elk geval met redelijke zorg, en zal deze uitsluitend openbaren aan personeel en onderaannemers die de informatie nodig hebben en die gebonden zijn aan geheimhoudingsverplichtingen die ten minste even beschermend zijn als deze.

9.3 Deze verplichtingen gelden niet voor informatie die openbaar is of wordt zonder schending, die de ontvangende partij reeds rechtmatig in haar bezit had, of die zij zelfstandig heeft ontwikkeld. Indien openbaarmaking wettelijk of door een bevoegde autoriteit is vereist, mag de ontvangende partij het minimaal vereiste openbaren en zal zij, waar dat wettelijk is toegestaan, de andere partij vooraf informeren.

9.4 Deze verplichtingen blijven gelden gedurende drie jaar na het einde van de Overeenkomst, en voor bedrijfsgeheimen zolang zij bedrijfsgeheim blijven.

10. Diensten van derden

10.1 De Dienst kan worden gekoppeld aan producten van derden, zoals identiteitsproviders, boekhoudsystemen, betaaldienstverleners en communicatiemiddelen. Op je gebruik van die producten is je overeenkomst met die aanbieder van toepassing, niet deze Voorwaarden.

10.2 Indien je een koppeling inschakelt, geef je FlowQi opdracht om Klantgegevens aan die aanbieder door te geven voor zover dat voor de koppeling nodig is. FlowQi is niet aansprakelijk voor het handelen of nalaten van aanbieders van derden, voor hun beschikbaarheid, of voor wat zij doen met gegevens die je FlowQi opdraagt aan hen te versturen.

10.3 Een aanbieder van derden kan zijn interfaces wijzigen of stopzetten. Indien een koppeling daardoor onmogelijk wordt, mag FlowQi de koppeling stopzetten. FlowQi zal je zo veel mogelijk vooraf informeren als redelijkerwijs mogelijk is.

11. Beschikbaarheid, ondersteuning en onderhoud

11.1 FlowQi zal de Dienst en de ondersteuning leveren met redelijke bekwaamheid en zorg, en in overeenstemming met Bijlage B.

11.2 FlowQi mag gepland onderhoud uitvoeren zoals beschreven in Bijlage B, en mag te allen tijde spoedonderhoud uitvoeren waar dat nodig is om de beveiliging, integriteit of beschikbaarheid van de Dienst te beschermen.

11.3 FlowQi mag de functionaliteit van de Dienst wijzigen. FlowQi zal de kernfunctionaliteit van de Dienst gedurende een betaalde Abonnementsperiode niet wezenlijk verminderen. Op wezenlijk nadelige wijzigingen is artikel 19 van toepassing.

12. Looptijd, verlenging en beëindiging

12.1 Looptijd. De Overeenkomst gaat in op de datum waarop je deze Voorwaarden voor het eerst aanvaardt of op de ingangsdatum in het Bestelformulier, indien die eerder is, en loopt gedurende de Abonnementsperiode.

12.2 Verlenging. Tenzij het Bestelformulier anders bepaalt, wordt de Abonnementsperiode automatisch verlengd met opeenvolgende perioden die gelijk zijn aan de op dat moment lopende looptijd.

12.3 Opzegging tegen het einde van de looptijd. Elke partij kan verlenging voorkomen door ten minste 30 dagen voor het einde van de op dat moment lopende Abonnementsperiode op te zeggen. Voor maandabonnementen gaat een opzegging die op enig moment voor het einde van de lopende maand wordt gedaan, in aan het einde van die maand.

12.4 Geen tussentijdse opzegging zonder grond. Behoudens het bepaalde in de artikelen 12.5, 12.6 en 19.3 kan geen van beide partijen een Abonnementsperiode tussentijds beëindigen. De vergoedingen voor het resterende deel van een Abonnementsperiode blijven verschuldigd.

12.5 Beëindiging wegens tekortkoming. Elke partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang schriftelijk beëindigen indien de andere partij wezenlijk tekortschiet in de nakoming van de Overeenkomst en, waar de tekortkoming herstelbaar is, deze niet binnen 30 dagen na een schriftelijke ingebrekestelling met omschrijving van de tekortkoming herstelt. Het niet betalen van onbetwiste facturen is een wezenlijke tekortkoming indien dit 14 dagen na een schriftelijke herinnering voortduurt.

12.6 Insolventie. Elke partij kan de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de andere partij failliet wordt verklaard, surseance van betaling wordt verleend, in een gelijkwaardige insolventieprocedure terechtkomt of haar bedrijfsvoering staakt.

12.7 Proefperioden. FlowQi mag een gratis proefperiode te allen tijde wijzigen of stopzetten. Gratis proefperioden worden geleverd “as is”, zonder enige garantie, en de aansprakelijkheid van FlowQi in verband daarmee is beperkt tot het maximum dat de wet toestaat.

12.8 Het gratis abonnement. FlowQi mag het gratis abonnement te allen tijde wijzigen of stopzetten voor klanten die het nog niet gebruiken. Gebruik je het gratis abonnement al, dan behoud je het. Beëindigt FlowQi het gratis abonnement toch, dan kondigt zij dat ten minste twaalf maanden van tevoren schriftelijk aan, en houdt zij gedurende die periode de exportfunctionaliteit beschikbaar. Het gratis abonnement wordt geleverd “as is”, zonder enige garantie, en de aansprakelijkheid van FlowQi in verband daarmee is beperkt tot het maximum dat de wet toestaat.

12.9 Inactieve gratis accounts. Heeft een gratis account twaalf maanden geen enkele aanmelding gehad, dan mag FlowQi het sluiten. FlowQi stuurt daarvoor eerst een schriftelijke waarschuwing aan het bij het account bekende e-mailadres en sluit het account niet eerder dan dertig dagen na die waarschuwing. Meld je binnen die termijn aan, dan blijft het account bestaan. Sluit FlowQi het account, dan geldt artikel 15 en heb je dus dertig dagen om je Klantgegevens te exporteren. Dit artikel geldt niet voor betaalde abonnementen.

13. Vergoedingen, belastingen en betaling

13.1 Vergoedingen. Je betaalt de in het Bestelformulier vermelde vergoedingen. Tenzij anders vermeld, zijn de vergoedingen bij vooruitbetaling per factureringsperiode verschuldigd en niet restitueerbaar, behoudens waar deze Voorwaarden uitdrukkelijk anders bepalen.

13.2 Omzetbelasting. De vergoedingen zijn exclusief btw en overige belastingen.

a. Klanten die in Nederland zijn gevestigd, worden gefactureerd door FlowQi Nederland B.V. met Nederlandse btw tegen het toepasselijke tarief. b. Zakelijke klanten die in een andere EU-lidstaat zijn gevestigd, worden gefactureerd door FlowQi International B.V. met btw verlegd op grond van artikel 44 van Richtlijn 2006/112/EG. Je moet een geldig btw-identificatienummer verstrekken. Doe je dat niet, of blijkt het nummer ongeldig, dan mag FlowQi Nederlandse btw in rekening brengen en moet je die betalen. c. Klanten die buiten de EU zijn gevestigd, worden gefactureerd zonder EU-btw. Je bent verantwoordelijk voor eventuele bronbelasting, invoerheffing of verleggingsverplichting in je eigen land, en aan FlowQi verschuldigde bedragen zijn netto, zonder aftrek daarvan.

13.3 Betaalwijze. De betaling vindt plaats op de in het Bestelformulier vermelde wijze. Kaart- en incassobetalingen worden verwerkt door de betaaldienstverlener van FlowQi; door betaalgegevens te verstrekken machtig je terugkerende afschrijvingen voor de Abonnementsperiode en iedere verlenging.

13.4 Betaaltermijn. Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen na factuurdatum, zonder verrekening, aftrek of opschorting.

13.5 Te late betaling. Betaal je niet tijdig, dan ben je in verzuim zonder dat een ingebrekestelling is vereist. FlowQi mag in rekening brengen:

a. voor klanten die contracteren met FlowQi Nederland B.V. of FlowQi International B.V., de wettelijke handelsrente op grond van artikel 6:119a BW, en de buitengerechtelijke incassokosten als bedoeld in artikel 6:96 BW; b. voor klanten die contracteren met FlowQi, Inc., rente van 1,5% per maand of het hoogste tarief dat het toepasselijke recht toestaat, indien dat lager is, vermeerderd met redelijke incassokosten, waaronder advocaatkosten.

13.6 Betwiste facturen. Betwist je een factuur te goeder trouw, dan moet je FlowQi daarvan binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk en met opgave van redenen op de hoogte stellen, en het onbetwiste deel tijdig betalen. FlowQi zal artikel 13.5 en artikel 14 niet toepassen op het betwiste deel zolang het geschil te goeder trouw wordt behandeld.

13.7 Prijswijzigingen. FlowQi mag haar vergoedingen wijzigen met een schriftelijke aankondiging van 30 dagen, ingaand bij aanvang van de volgende Abonnementsperiode. Indien een verhoging van de vergoeding voor dezelfde omvang van de Dienst de stijging van de Nederlandse consumentenprijsindex over de voorafgaande 12 maanden met meer dan vijf procentpunten overschrijdt, kun je de Overeenkomst beëindigen met ingang van de datum waarop de verhoging ingaat, door binnen 30 dagen na de aankondiging van FlowQi schriftelijk op te zeggen.

13.8 Gebruikers toevoegen. Voeg je tijdens een Abonnementsperiode Gebruikers toe, dan worden deze naar rato in rekening gebracht voor het resterende deel van die periode en volledig vanaf de volgende verlenging. Een vermindering van het aantal Gebruikers gaat in bij de volgende verlenging.

14. Opschorting

14.1 FlowQi mag je toegang tot de Dienst geheel of gedeeltelijk opschorten indien:

a. je in verzuim bent met betaling zoals beschreven in artikel 13.5 en niet binnen 14 dagen na een schriftelijke herinnering hebt betaald; b. FlowQi redelijkerwijs meent dat je gebruik van de Dienst in strijd is met Bijlage A, of de beveiliging, integriteit of beschikbaarheid van de Dienst of van andere klanten bedreigt; c. FlowQi wettelijk of op last van een bevoegde autoriteit verplicht is op te schorten.

14.2 FlowQi zal je voorafgaand aan de opschorting informeren, tenzij uitstel een reëel risico op schade aan de Dienst of aan derden zou meebrengen; in dat geval zal FlowQi je zo spoedig mogelijk daarna informeren.

14.3 Opschorting ontslaat je niet van je betalingsverplichtingen. FlowQi zal de opschorting zonder onnodige vertraging opheffen zodra de reden daarvoor is weggenomen. De opschorting is in omvang en duur beperkt tot wat noodzakelijk is, en beëindigt op zichzelf de Overeenkomst niet.

15. Gevolgen van beëindiging, export en verwijdering

15.1 Op de datum waarop de Overeenkomst eindigt, eindigt je recht om de Dienst te gebruiken en zal FlowQi je account deactiveren.

15.2 Exporttermijn. Gedurende 30 dagen na het einde van de Overeenkomst houdt FlowQi de Klantgegevens beschikbaar zodat je deze kunt exporteren via de exportfunctionaliteit van de Dienst. FlowQi mag deze termijn afhankelijk stellen van betaling van onbetwiste openstaande facturen.

15.3 Verwijdering. Na de exporttermijn verwijdert FlowQi de Klantgegevens uit haar productiesystemen. Kopieën in back-ups worden in de gebruikelijke back-upcyclus overschreven en worden uiterlijk 90 dagen na het einde van de Overeenkomst verwijderd. Gedurende die periode blijft Bijlage C op de verwijderde gegevens van toepassing.

15.4 Eerdere verwijdering. Verzoek je FlowQi schriftelijk om Klantgegevens vóór het einde van de exporttermijn te verwijderen, dan zal FlowQi dat binnen 30 dagen na het verzoek doen, tenzij zij de gegevens wettelijk moet bewaren.

15.5 Wettelijke bewaring. FlowQi mag gegevens bewaren waar een wettelijke verplichting dat vereist, bijvoorbeeld factuuradministratie op grond van fiscale wetgeving, en zal deze uitsluitend gedurende de vereiste periode en uitsluitend voor dat doel bewaren.

15.6 Voortduring. De artikelen 1, 5.2, 7.1, 9, 13 (voor opeisbaar geworden bedragen), 15, 16, 17, 18, 24, 25 en 26 blijven na het einde van de Overeenkomst van kracht.

16. Garanties en uitsluitingen

16.1 FlowQi garandeert dat zij de Dienst zal leveren met redelijke bekwaamheid en zorg, in wezenlijke overeenstemming met de Documentatie, en dat zij de kernfunctionaliteit van de Dienst gedurende een betaalde Abonnementsperiode niet wezenlijk zal verminderen.

16.2 Schiet FlowQi tekort in de nakoming van artikel 16.1, dan is je primaire remedie dat FlowQi zich redelijkerwijs zal inspannen om de non-conformiteit binnen een redelijke termijn te herstellen nadat je deze voldoende gedetailleerd hebt gemeld. Dit beperkt je overige rechtsmiddelen op grond van artikel 17 niet.

16.3 Voor zover de wet dat toestaat, en onverminderd artikel 16.1, wordt de Dienst geleverd zoals deze is. FlowQi garandeert niet dat de Dienst ononderbroken of foutloos zal functioneren, dat de Dienst zal voldoen aan eisen die FlowQi niet uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard, of dat de Dienst geschikt is voor enige specifieke op jou rustende regelgevende verplichting. Je bent verantwoordelijk voor de beoordeling of de Dienst geschikt is voor je doeleinden.

16.4 FlowQi is niet aansprakelijk voor beslissingen die je of je Gebruikers nemen op basis van de uitkomsten van de Dienst. Waar de Dienst geautomatiseerde suggesties, inzichten of gegenereerde inhoud levert, blijf je verantwoordelijk voor de beoordeling daarvan voordat je ernaar handelt.

17. Beperking van aansprakelijkheid

17.1 Maximum. De totale aansprakelijkheid van elke partij uit hoofde van of in verband met de Overeenkomst, per contractjaar en voor alle gebeurtenissen samen, is beperkt tot de vergoedingen die je op grond van de Overeenkomst aan FlowQi hebt betaald in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis waaruit de aansprakelijkheid voortvloeit. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

17.2 Uitgesloten schade. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder winstderving, omzetderving, gemiste besparingen, verlies van goodwill, reputatieschade, bedrijfsstagnatie of aanspraken van derden, behoudens het bepaalde in artikel 18.

17.3 Verlies van gegevens. De aansprakelijkheid van FlowQi voor verlies of beschadiging van Klantgegevens is beperkt tot de kosten van herstel daarvan uit de meest recente back-up die FlowQi op grond van Bijlage B aanhoudt.

17.4 Voorwaarden voor een aanspraak. Aansprakelijkheid ontstaat uitsluitend indien je FlowQi zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk en in elk geval binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk op de hoogte stelt van de schade en de oorzaak daarvan, en FlowQi een redelijke gelegenheid tot herstel krijgt. Iedere aanspraak vervalt 12 maanden na de gebeurtenis die de schade heeft veroorzaakt.

17.5 Wat niet is beperkt. Niets in dit artikel beperkt de aansprakelijkheid van een partij voor:

a. opzet of bewuste roekeloosheid van de eigen bedrijfsleiding van die partij; b. overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door haar nalatigheid; c. je verplichting tot betaling van vergoedingen; d. de vrijwaringen in artikel 18; e. iedere andere aansprakelijkheid die op grond van toepasselijk dwingend recht niet kan worden beperkt.

17.6 Dit artikel geldt ongeacht of de aanspraak is gebaseerd op overeenkomst, onrechtmatige daad, wet of anderszins, en geldt mede ten behoeve van de groepsmaatschappijen en onderaannemers van FlowQi.

18. Vrijwaringen

18.1 Door FlowQi. FlowQi zal je verdedigen tegen een aanspraak van een derde dat de Dienst, bij gebruik in overeenstemming met de Overeenkomst, inbreuk maakt op de intellectuele-eigendomsrechten van die derde, en zal de schadevergoeding en kosten betalen die onherroepelijk tegen jou worden toegewezen of bij schikking worden overeengekomen.

18.2 Indien een dergelijke aanspraak wordt ingesteld of waarschijnlijk is, mag FlowQi, op eigen kosten en naar eigen keuze, het recht verkrijgen dat je de Dienst kunt blijven gebruiken, de Dienst zodanig wijzigen of vervangen dat er geen inbreuk meer wordt gemaakt en de Dienst wezenlijk gelijkwaardig blijft, of, indien geen van beide redelijkerwijs mogelijk is, het betreffende deel van de Overeenkomst beëindigen en de vergoedingen restitueren die zijn betaald voor het ongebruikte resterende deel van de Abonnementsperiode.

18.3 Artikel 18.1 geldt niet waar de aanspraak voortvloeit uit Klantgegevens, uit je gebruik van de Dienst in strijd met de Overeenkomst, uit een wijziging van de Dienst die niet door FlowQi is aangebracht, of uit een combinatie van de Dienst met iets dat FlowQi niet heeft geleverd, waar de aanspraak zonder die combinatie niet zou zijn ontstaan.

18.4 Door je. Je zult FlowQi vrijwaren tegen aanspraken van derden, waaronder aanspraken van je Gebruikers en van toezichthoudende autoriteiten, die voortvloeien uit Klantgegevens of uit je gebruik van de Dienst in strijd met de Overeenkomst.

18.5 Procedure. De gevrijwaarde partij moet de andere partij zonder onnodige vertraging informeren, mag geen aansprakelijkheid erkennen of schikken zonder schriftelijke toestemming van de vrijwarende partij (welke toestemming niet op onredelijke gronden mag worden onthouden), en moet de vrijwarende partij de leiding over de verdediging geven en redelijke medewerking verlenen, op kosten van de vrijwarende partij.

19. Wijzigingen in deze Voorwaarden en in de Dienst

19.1 FlowQi mag deze Voorwaarden en de Bijlagen wijzigen. FlowQi zal je ten minste 30 dagen voordat een wezenlijke wijziging ingaat daarvan op de hoogte stellen, per e-mail aan het administratieve contact van je account of via een melding in de Dienst.

19.2 De gewijzigde Voorwaarden gaan in bij aanvang van je volgende Abonnementsperiode, of 30 dagen na de kennisgeving voor abonnementen met een looptijd van een maand of korter.

19.3 Indien een wijziging je wezenlijk en nadelig raakt, kun je de Overeenkomst beëindigen met ingang van de datum waarop de wijziging ingaat, door binnen 30 dagen na de kennisgeving van FlowQi schriftelijk op te zeggen. FlowQi zal de vergoedingen restitueren die zijn betaald voor het ongebruikte resterende deel van de Abonnementsperiode. Dit is je enige rechtsmiddel bij een dergelijke wijziging.

19.4 De artikelen 19.1 tot en met 19.3 gelden niet voor wijzigingen die FlowQi moet doorvoeren om de wet of een bevel van een bevoegde autoriteit na te leven, noch voor wijzigingen die je niet nadelig raken. Dergelijke wijzigingen gaan in op de datum die FlowQi vermeldt.

20. Overmacht

20.1 Geen van beide partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming die is veroorzaakt door een gebeurtenis buiten haar redelijke macht, waaronder natuurrampen, oorlog, terrorisme, burgerlijke onrust, epidemie, staking, uitval van internetinfrastructuur of van een nutsvoorziening, overheidsmaatregelen en denial-of-service-aanvallen. Overmacht ontslaat niet van de verplichting om reeds opeisbare bedragen te betalen.

20.2 Indien de overmacht langer dan 60 aaneengesloten dagen voortduurt, kan elke partij de Overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder dat de ene partij de andere enige vergoeding verschuldigd is. FlowQi zal de vergoedingen restitueren die zijn betaald voor het ongebruikte resterende deel van de Abonnementsperiode.

21. Naamsvermelding

21.1 FlowQi mag je als klant noemen en je naam en logo gebruiken in haar klantenoverzicht, op haar website en in verkoopmateriaal, op feitelijke wijze en in overeenstemming met eventuele merkrichtlijnen die je verstrekt.

21.2 Je kunt deze toestemming te allen tijde intrekken door te schrijven naar marketing@flowqi.com. FlowQi zal binnen 30 dagen stoppen met het gebruik van je naam en logo in nieuw materiaal en zal deze binnen dezelfde termijn van haar website verwijderen.

21.3 Iedere andere openbare uiting over de relatie, waaronder een persbericht, klantcase of citaat, vereist de voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.

22. Overdracht en uitbesteding

22.1 Je mag de Overeenkomst niet geheel of gedeeltelijk cederen of overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van FlowQi, welke toestemming niet op onredelijke gronden zal worden onthouden.

22.2 FlowQi mag de Overeenkomst cederen of overdragen aan een groepsmaatschappij, of in verband met een fusie, reorganisatie of verkoop van al haar activa of vrijwel al haar activa, dan wel van de bedrijfstak waarop de Overeenkomst betrekking heeft. FlowQi zal je daarvan op de hoogte stellen.

22.3 FlowQi mag onderaannemers inschakelen. Voor subverwerkers van persoonsgegevens geldt Bijlage C.

23. Kennisgevingen

23.1 Kennisgevingen aan FlowQi op grond van de Overeenkomst worden gedaan per e-mail aan legal@flowqi.com, en voor de entiteit met wie je op grond van artikel 2 contracteert, met een kopie per post aan het adres van die entiteit.

23.2 Kennisgevingen aan jou worden gedaan per e-mail aan het administratieve contact in je account, of via een melding in de Dienst. Je bent verantwoordelijk voor het actueel houden van dat contactadres.

23.3 Een kennisgeving per e-mail wordt geacht te zijn ontvangen op de eerste werkdag na verzending, tenzij de verzender een foutmelding over de bezorging ontvangt.

24. Toepasselijk recht en geschillen

24.1 Op de Overeenkomst, en op iedere daaruit voortvloeiende niet-contractuele verbintenis, is het recht van toepassing dat in artikel 2.1 voor je contracterende entiteit is vermeld. Het Weens Koopverdrag is niet van toepassing.

24.2 De partijen zullen eerst proberen ieder geschil op te lossen door overleg tussen vertegenwoordigers met beslissingsbevoegdheid, binnen 30 dagen nadat de ene partij de andere schriftelijk van het geschil op de hoogte heeft gesteld.

24.3 Leidt het overleg niet tot een oplossing van het geschil, dan wordt het uitsluitend voorgelegd aan de rechter die in artikel 2.1 voor je contracterende entiteit is vermeld.

24.4 Artikel 24.3 belet geen van beide partijen om bij een bevoegde rechter een voorlopige voorziening of een verbod te vorderen, mede ter bescherming van intellectuele-eigendomsrechten of Vertrouwelijke Informatie.

24.5 Elke partij stelt aanspraken uitsluitend in eigen hoedanigheid in, en niet als eiser of groepslid in een beoogde collectieve of representatieve procedure.

25. Taal

25.1 De bindende versie van deze Voorwaarden is de Engelse versie.

25.2 FlowQi publiceert ter informatie vertalingen in het Nederlands en het Turks. Bij verschil tussen een vertaling en de Engelse versie prevaleert de Engelse versie, behoudens waar dwingend recht in je land anders vereist.

26. Overige bepalingen

26.1 Volledige overeenkomst. De Overeenkomst vormt de volledige overeenkomst tussen partijen over het onderwerp daarvan en vervangt alle eerdere voorstellen en afspraken daarover.

26.2 Partiële nietigheid. Indien een bepaling van de Overeenkomst nietig of niet-afdwingbaar is, blijft het overige van kracht en zullen partijen de bepaling vervangen door een geldige bepaling die het doel daarvan zo dicht mogelijk benadert.

26.3 Geen afstand van recht. Het niet afdwingen van een bepaling door een partij houdt geen afstand in van haar recht om die bepaling later alsnog af te dwingen.

26.4 Zelfstandige partijen. Niets in de Overeenkomst schept een maatschap, een vertegenwoordigingsverhouding of een arbeidsrelatie.

26.5 Export en sancties. Je garandeert dat je niet bent gevestigd in, of wordt beheerst vanuit, een land waartegen omvattende sancties van de EU of de VS gelden, dat je niet op een toepasselijke sanctielijst staat, en dat je de Dienst niet aan een dergelijke partij beschikbaar zult stellen.

26.6 Schriftelijkheid. Waar de Overeenkomst schriftelijkheid vereist, voldoet e-mail aan dat vereiste, tenzij deze Voorwaarden uitdrukkelijk een ondertekend document verlangen.

Bijlage A. Gebruiksvoorwaarden (Acceptable Use Policy)

Deze Bijlage maakt deel uit van de Voorwaarden. Zij geldt voor jou en voor iedere Gebruiker van je account.

A.1 Verboden inhoud en gedrag. Je zult de Dienst niet gebruiken om:

a. de wet te overtreden, of inbreuk te maken op de intellectuele eigendom, de privacy of andere rechten van anderen; b. malware op te slaan of te verspreiden, of inhoud die onrechtmatig, lasterlijk of intimiderend is, dan wel aanzet tot geweld of haat; c. materiaal op te slaan of te verspreiden dat minderjarigen seksueel uitbuit of in gevaar brengt; d. ongevraagde commerciële communicatie te versturen, of anderszins de toepasselijke regels voor elektronische marketing te schenden; e. zich voor te doen als een andere persoon of organisatie, of een onjuiste voorstelling te geven van je band met een persoon of organisatie.

A.2 Integriteit van het platform. Je zult niet:

a. de Dienst onderzoeken, scannen of op kwetsbaarheden testen, of de beveiligings- of authenticatiemaatregelen daarvan doorbreken of omzeilen, anders dan binnen een beveiligingstestprogramma waarmee FlowQi schriftelijk heeft ingestemd; b. de Dienst verstoren, of het gebruik daarvan door een andere klant verstoren, mede door denial-of-service of uitputting van middelen; c. de Dienst geautomatiseerd benaderen boven de rate limits in Bijlage B, of gegevens verzamelen anders dan via de gedocumenteerde API; d. de Dienst gebruiken om een bureau-, wederverkoop- of white-labeldienst voor derden te exploiteren, anders dan overeengekomen in een Bestelformulier.

A.3 Bijzondere categorieën van gegevens. Tenzij FlowQi daarmee schriftelijk anderszins heeft ingestemd, zul je niet naar de Dienst uploaden:

a. bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG, of persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten; b. betaalkaartgegevens die onder PCI DSS vallen, anders dan in velden die de Dienst daarvoor aanwijst; c. gegevens die een beschermingsniveau of een certificering vereisen waarvan FlowQi niet heeft verklaard dat zij die biedt.

A.4 Handhaving. Schend je deze Bijlage, dan kan FlowQi optreden op grond van artikel 14 (Opschorting) en, bij een wezenlijke of herhaalde schending, op grond van artikel 12.5 (Ontbinding wegens tekortkoming). Waar de schending redelijkerwijs kan worden hersteld, zal FlowQi je eerst vragen deze te herstellen, tenzij de schending een onmiddellijk risico met zich brengt.

A.5 Melden. Meld vermoed misbruik bij abuse@flowqi.com en vermoede beveiligingskwetsbaarheden bij security@flowqi.com. FlowQi zal geen vordering instellen tegen een onderzoeker die een kwetsbaarheid te goeder trouw meldt, niet meer gegevens benadert dan nodig is om de kwetsbaarheid aan te tonen, en deze niet openbaar maakt voordat FlowQi een redelijke gelegenheid heeft gehad om de kwetsbaarheid te verhelpen.

Bijlage B. Beschikbaarheid, ondersteuning en onderhoud

B.1 Beschikbaarheidsdoelstelling. FlowQi streeft naar een maandelijkse beschikbaarheid van de Dienst van 99,5%, gemeten per kalendermaand, met uitzondering van gepland onderhoud en overmacht. Waar een Bestelformulier een service level agreement met een andere doelstelling of met servicecredits bevat, gaat die afspraak voor op deze paragraaf.

B.2 Gepland onderhoud. Gepland onderhoud vindt waar mogelijk buiten kantooruren in de Midden-Europese tijdzone plaats. FlowQi kondigt onderhoud dat naar verwachting een onderbreking veroorzaakt ten minste 48 uur van tevoren aan via een melding in de Dienst.

B.3 Spoedonderhoud. FlowQi mag te allen tijde spoedonderhoud uitvoeren en zal je zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk informeren.

B.4 Ondersteuning. Ondersteuning is beschikbaar in het Nederlands en het Engels per e-mail via support@flowqi.com en via het ondersteuningskanaal in het product, op werkdagen van 09:00 tot 17:30 Midden-Europese tijd, met uitzondering van Nederlandse feestdagen.

B.5 Reactiedoelstellingen. FlowQi streeft ernaar binnen de volgende termijnen te reageren tijdens de ondersteuningsuren. Dit zijn doelstellingen, geen garanties, tenzij een Bestelformulier anders bepaalt.

B.6 Back-ups. FlowQi maakt dagelijks back-ups van de productiedatabase en bewaart deze ten minste 30 dagen. Back-ups worden versleuteld opgeslagen, binnen de Europese Unie.

B.7 Hostinglocatie. De Dienst en de Klantgegevens worden gehost binnen de Europese Unie. Bijlage C beschrijft eventuele doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte.

B.8 Rate limits. Het gebruik van de API is onderworpen aan de rate limits die in de Documentatie zijn gepubliceerd. FlowQi mag fair-use-limieten toepassen op opslag en API-volume, zal deze in de Documentatie publiceren, en zal contact met jou opnemen voordat zij het gebruik beperkt wegens overschrijding daarvan.

Bijlage C. Verwerkersbepalingen

Deze bepalingen vormen de op grond van artikel 28 lid 3 AVG vereiste overeenkomst tussen jou als verwerkingsverantwoordelijke en FlowQi als verwerker. Waar een afzonderlijke verwerkersovereenkomst is ondertekend, gaat die overeenkomst voor.

C.1 Onderwerp en duur. FlowQi verwerkt persoonsgegevens om de Dienst te leveren, zolang de Overeenkomst van kracht is en gedurende de bewaartermijnen in artikel 15.

C.2 Aard en doel. Hosting, opslag, structurering, opvraging, verzending, back-up en verwijdering van Klantgegevens in het kader van het leveren, beveiligen en ondersteunen van de Dienst.

C.3 Categorieën van betrokkenen. Je werknemers, opdrachtnemers, klanten, leveranciers en contactpersonen, en alle overige natuurlijke personen van wie je ervoor kiest persoonsgegevens in de Dienst te plaatsen.

C.4 Categorieën van persoonsgegevens. Identificatie- en contactgegevens, gegevens over dienstverband en organisatie, de inhoud van communicatie en documenten, gebruiks- en loggegevens, en alle overige persoonsgegevens die je ervoor kiest in de Dienst te plaatsen.

C.5 Instructies. FlowQi verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op je gedocumenteerde instructies, waartoe de Overeenkomst en je gebruik van de configuratiemogelijkheden van de Dienst behoren, tenzij Unierecht of het recht van een lidstaat anders vereist. Meent FlowQi dat een instructie in strijd is met de wetgeving inzake gegevensbescherming, dan zal zij je daarvan op de hoogte stellen.

C.6 Geheimhouding. FlowQi waarborgt dat de personen die gemachtigd zijn de persoonsgegevens te verwerken, tot geheimhouding zijn gehouden.

C.7 Beveiliging. FlowQi treft passende technische en organisatorische maatregelen op grond van artikel 32 AVG, waaronder versleuteling tijdens transport en in rust, op rollen gebaseerde toegangscontrole, logging, scheiding van omgevingen en periodieke tests. FlowQi publiceert een actuele beschrijving van deze maatregelen in de Documentatie en mag deze bijwerken, mits het beschermingsniveau niet wordt verlaagd.

C.8 Subverwerkers. Je verleent FlowQi algemene toestemming om subverwerkers in te schakelen. FlowQi houdt een actuele lijst bij, op te vragen via privacy@flowqi.com, en zal je ten minste 30 dagen voor het toevoegen of vervangen van een subverwerker informeren. Je kunt binnen die termijn bezwaar maken op redelijke gronden die verband houden met gegevensbescherming; komen partijen niet tot een oplossing van het bezwaar, dan kun je het betreffende deel van de Overeenkomst zonder boete beëindigen en ontvang je restitutie van de vergoedingen die zijn betaald voor het ongebruikte resterende deel van de Abonnementsperiode. FlowQi legt aan iedere subverwerker verplichtingen op die gelijkwaardig zijn aan die in deze Bijlage en blijft volledig aansprakelijk voor haar subverwerkers.

C.9 Doorgiften. Persoonsgegevens worden binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Waar een doorgifte buiten de EER noodzakelijk is, waarborgt FlowQi een passende grondslag, te weten een adequaatheidsbesluit of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, samen met eventuele aanvullende maatregelen die de doorgifte vereist.

C.10 Bijstand. Rekening houdend met de aard van de verwerking verleent FlowQi je door middel van passende technische en organisatorische maatregelen bijstand bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen, en verleent zij je bijstand bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadplegingen, in elk geval op je redelijke verzoek. FlowQi mag kosten in rekening brengen voor bijstand die verder gaat dan de functionaliteit van de Dienst, tegen haar op dat moment geldende tarieven, na je daarover vooraf te hebben geïnformeerd.

C.11 Inbreuk in verband met persoonsgegevens. FlowQi stelt je zonder onnodige vertraging, en in elk geval binnen 48 uur, op de hoogte nadat zij kennis heeft gekregen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die Klantgegevens raakt, en verstrekt de informatie die je redelijkerwijs nodig hebt om aan je eigen meldplichten te voldoen.

C.12 Verwijdering en teruggave. Bij het einde van de Overeenkomst verwijdert FlowQi persoonsgegevens of geeft zij deze terug, zoals bepaald in artikel 15.

C.13 Audit. FlowQi stelt de informatie beschikbaar die nodig is om de naleving van deze Bijlage aan te tonen, met inbegrip van de auditrapporten en certificeringen van derden waarover zij beschikt. Je mag ten hoogste eenmaal per kalenderjaar een audit uitvoeren, en daarnaast na een inbreuk in verband met persoonsgegevens die je Klantgegevens raakt, op je eigen kosten, met een schriftelijke aankondiging van 30 dagen, tijdens kantooruren, op een wijze die de bedrijfsvoering van FlowQi niet verstoort en met inachtneming van geheimhouding. Is de auditor een concurrent van FlowQi, dan mag FlowQi een andere onafhankelijke auditor verlangen.

C.14 Contact. Vragen over gegevensbescherming kunnen worden gestuurd naar privacy@flowqi.com en naar dpo@flowqi.com.

Bijlage D. Contracterende entiteiten

Vragen over deze Voorwaarden: legal@flowqi.com · FlowQi, Australiëlaan 5, 3526 AB Utrecht, Nederland